Законом № 129-ФЗ предусмотрено списание убытков от недостачи имущества на финансовые результаты организации в случаях, когда виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании с них убытков. В таких случаях согласно Методическим указаниям по инвентаризации в документах, представляемых для оформления списания недостач ценностей, должны быть решения следственных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц, либо должен быть отказ суда во взыскании ущерба с виновных лиц.

В бухгалтерском учете на основании указанных документов суммы недостач, учтенные первоначально на счете 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей", списываются в дебет счета 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет 91-2 "Прочие расходы".

При документальном подтверждении факта отсутствия виновных лиц соответствующим органом такие убытки признаются внереализационными расходами при исчислении налога на прибыль (подп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ).

При этом в соответствии со ст. 240 ТК РФ работодатель имеет право с учетом конкретных обстоятельств, при которых был причинен ущерб, полностью или частично отказаться от его взыскания с виновного работника. Если работодатель отказался взыскивать недостачу с работника, то в этом случае при исчислении налога на прибыль списываемые суммы недостач будут относиться за счет нераспределенной прибыли организации после уплаты налога на прибыль.

3.6. Зачет недостач излишками (пересортица)

  При проведении инвентаризации возможны случаи одновременного выявления излишков и недостач у одного и того же ответственного лица. В таких случаях предусмотрен взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы. Такой зачет возможен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же ответственного лица, в отношении ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах. Решение о зачете недостач излишками принимает руководитель организации на основании предложений, представленных ему председателем инвентаризационной комиссии, и объяснений ответственного лица о причинах пересортицы. Возможно, что при зачете недостач излишками недостающих ценностей будет больше, чем ценностей, оказавшихся в излишках. В этом случае не покрытая излишками разница относится на виновных лиц.

ПРИМЕР 3. В результате инвентаризации на складе организации была выявлена недостача бумаги "MegaCopy" в количестве 8 пачек по цене 150 руб. на общую сумму 1200 руб. и излишек 5 пачек бумаги "SvetoCopy" по цене 130 руб. на общую сумму 650 руб. (по учетным ценам).

По распоряжению руководителя произведен зачет недостач излишками, а остающаяся после перезачета недостача относится на виновное лицо - кладовщика, который согласился возместить недостачу добровольно. Сумма недостачи удерживается из его заработной платы.

В результате зачета недостачи 5 пачек бумаги по цене 150 руб. излишками 5 пачек бумаги по цене 130 руб. определено превышение учетной стоимости недостающей бумаги над стоимостью излишка в сумме 100 руб. (5 пачек х (150 руб. - 130 руб.)), которое отнесено на виновное лицо.

Окончательная недостача бумаги в количестве 3 пачек на общую сумму 450 руб. (3 пачки х 150 руб.) также относится на виновное лицо.

В бухгалтерском учете необходимо сделать следующие записи:

1. Д 94 К 10 - 100 руб.- отражено превышение стоимости недостающей бумаги над учетной стоимостью ее излишка.

2. Д 94 К 10 - 450 руб. - отражена недостача бумаги после зачета ее излишками.
3. Д 94 К 68 - 99 руб. - восстановлен НДС с общей суммы недостачи ((100+450)*18%=99)
4. Д 73-2 К 94 - 649 руб. - недостача отнесена на виновное лицо. (550+99=649)
5. Д 70 К 73-2 - 649 руб. - удержано из зарплаты в погашение недостачи.

Возможна ситуация, когда ценностей, оказавшихся в излишках, будет больше, чем недостающих. В этом случае оставшиеся в излишках (после зачета) ценности приходуются и их стоимость зачисляется во внереализационные доходы по рыночной стоимости по тем же правилам, которые приведены ранее.

ПРИМЕР 4. Изменим условия примера 3.

В результате инвентаризации на складе организации была выявлена недостача бумаги "MegaCopy" в количестве 5 пачек по цене 150 руб. на общую сумму 750 руб. и излишек 8 пачек бумаги "SvetoCopy" по цене 130 руб. на общую сумму 1040 руб. (по учетным ценам).

По распоряжению руководителя производится зачет недостач излишками. При этом окончательный излишек приходуется по рыночной цене - 135 руб.

В результате зачета недостачи 5 пачек бумаги по цене 150 руб. излишками 5 пачек бумаги по цене 130 руб. определено превышение учетной стоимости недостающей бумаги над стоимостью излишка в сумме 100 руб. (5 пачек х (150 руб. - 130 руб.)), которая подлежит отнесению на виновное лицо.
  Окончательный излишек бумаги в количестве 3 пачек на общую сумму 405 руб. (3 пачки х 135 руб.) подлежит оприходованию.

В бухгалтерском учете необходимо сделать следующие записи:

1. Д 94 К 10 - 100 руб. - отражено превышение стоимости недостающей бумаги над учетной стоимостью ее излишка.

2. Д 94 К 68 - 18 руб. - восстановлен НДС с суммы недостачи
3. Д 10 К 91-1 - 405 руб. - оприходованы окончательные излишки.
4. Д 73-2 К 94 - 118 руб. - недостача отнесена на виновное лицо.

5. Д 70 Кредит 73-2 - 118 руб. - удержано из зарплаты в погашение недостачи.

При инвентаризации кассы руководствуются принципами, описанными выше.

В бухгалтерском учете результаты инвентаризации кассы отражаются:

1. Д 50 К 91-1 - выявлены излишки денежных средств в кассе;

2. Д 94 К 50 - выявлена недостача денежных средств в кассе;

3. Д 73-2 К 94 - установлено лицо, виновное в недостаче денежных средств в кассе;

4. Д 50 К 73-2 - виновное лицо внесло деньги в кассу;

5. Д 70 К 73-2 - удержано из зарплаты в погашение недостачи с виновного лица;

6. Д 50 К 99 – отражены доходы, поступившие в кассу в связи с чрезвычайными обстоятельствами;

7. Д 99 К 50 – отражена недостача или порча наличных денег в результате чрезвычайных обстоятельств.

Контрольные вопросы

1. Каким образом отражаются в бухгалтерском учете излишки, выявленные при инвентаризации?

2. Назовите бухгалтерскую проводку по хозяйственной операции «оприходованы выявленные при инвентаризации излишки материалов».

3. На каком счете отражаются выявленные при инвентаризации недостачи?

4. Каким образом происходит списание недостач в пределах норм естественной убыли?

5. Какими бухгалтерскими проводками отражается возмещение недостач за счет виновных лиц?

6. Возможен ли зачет недостач излишками?

7. Перечислите бухгалтерские проводки по результатам инвентаризации кассы.