Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе инвентаризационной комиссии документы должны храниться в ящике, шкафу, сейфе, в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

В тех случаях, когда материально-ответственные лица обнаружат после инвентаризации ошибки, они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Комиссия проверяет указанные факты и в случае их подтверждения исправляют выявленные ошибки в установленном порядке.

Натуральная и документальная проверка выполняется путём обязательного подсчёта, взвешивания, обмера и определяет фактическое наличие имущества. Все эти процедуры осуществляются при обязательном участии материально-ответственного лица.

Сведения о фактическом наличие имущества и реальности учтённых финансовых обязательствах записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации, которые составлены не менее чем в двух экземплярах. Описи заполняются чётко, ясно, без помарок и подчисток. Наименование проверяемых ценностей, их количество указывается в единицах, принятых в учёте. Пустые строки в описях должны прочёркиваться.

Таксировочный этап. На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цены, таксировки (кол-во*цена) и подсчёте итогов, за подписями лиц производивших проверку. Опись подписывают все члены комиссии и материально ответственное лицо. В конце описи материально ответственное лицо дает расписку об отсутствии претензий к членам комиссии.

Инвентаризация расчётов с банками и другими кредитными учреждениями по ссудам, с бюджетом, покупателями, поставщиками, подотчетными лицами, работниками, другими дебиторами и кредиторами заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учёта.

Инвентаризационная комиссия в результате документальной проверки должна установить обоснованность, полноту и своевременность отражения в бухгалтерском учете операций, связанных с формированием и движением дебиторской и кредиторской задолженности по всем видам расчетов.

Краткое описание: Мероприятия по подготовке и проведению инвентаризации
1. Составляется план обязательной инвентаризации на год.

2. Не менее чем за 10 дней до наступления срока инвентаризации готовится приказ о проведении инвентаризации, которым назначается комиссия из представителей администрации и материально ответственных лиц.

Внимание! Состав комиссии из года в год должен частично меняться
3. С даты проведения инвентаризации прекращаются все хозяйственные операции (особенно на складе).

 4. Бухгалтер распечатывает сличительные ведомости (не заполняя графу «По данным бухгалтерского учета») по объектам и подразделениям, подлежащим инвентаризации (не менее 2 экземпляров)

5. Подготовленные сличительные ведомости раздаются по всем материально ответственным лицам для заполнения строки «фактически имеется в наличии» с указанием сроков заполнения.

6. Бухгалтер вносит полученные сведения в инвентаризационную опись, где проводится сличение фактического положения дел со сведениями, полученными по бухгалтерским документам.

7. Обнаруженные расхождения фиксируются в проекте акта инвентаризации, к которому прилагается бухгалтерская справка с указанием возможных направлений списания выявленных недостач: на хищения, в результате стихийных бедствий, порчу при хранении, а также по халатности виновных лиц.

 Составляется специальная опись для объектов, не пригодных к дальнейшей эксплуатации и не подлежащих восстановлению, с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин непригодности (порча, полный износ), а также предложений источников списания этих объектов.

8. Проводится заседание инвентаризационной комиссии, на котором обсуждаются результаты проведения инвентаризации и утверждается заключительный акт об инвентаризации.

 9. На основании утвержденного и подписанного членами комиссии акта делаются бухгалтерские проводки по списанию выявленных недостач на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Если принято решение о взыскании с виновных лиц, то делается соответствующая запись в личной карточке работника при удержании из зарплаты по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда" или открывается счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» субсчет 73.2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» при погашении частями.

10. Результаты каждой инвентаризации подшиваются в папку «Инвентаризация» и хранятся не менее 5 лет.

2.3. Документальное оформление результатов инвентаризации

Сравнительно-аналитический этап. Оформленные инвентаризационные описи и акты сдают в бухгалтерию, где их проверяют, затем сравнивают фактическое наличие ценностей с данными бухгалтерского учета. Результаты сравнения записываются в сличительную ведомость. В ней указывается фактическое наличие средств по данным организации, учетные данные о наличии средств и результаты сравнения (излишек, недостаток).

Заключительный этап . Результаты инвентаризации отражаются в учетных регистрах и бухгалтерской отчетности. Согласно Положению по бухгалтерскому учету и отчетности в РФ выявленные в ходе инвентаризации расхождения отражаются в следующем порядке: излишек приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации, недостача относится на материально-ответственное лицо.

По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности её проведения с участием членов инвентаризационных комиссий и материально-ответственных лиц, обязательно до открытия склада, где проводилась инвентаризация.

ПЕРЕЧЕНЬ

ФОРМ ПЕРВИЧНОЙ УЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

(в ред. Постановления Госкомстата РФ от 27.03.2000 N 26)

Бланки форм документов можно скачать в формате электронных таблиц Excel в справочно-правовой системе КонсультантПлюс. Отдельные формы представлены в разделе ПРИЛОЖЕНИЯ.