Как мы и говорили, документ – это основополагающее понятие в документообороте. Определение электронного документа содержится в ст. 2 ФЗ 149: электронный документ – документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

Электронный документ, подписанный электронной подписью, может применяться в любых правоотношениях, если законодательство РФ не содержит прямого запрета на их использование. Таким образом, договоры, различные счета, заявки, отчеты, заявления, а также товарные накладные, акты и даже счета-фактуры могут быть электронными.

Кстати, многие считают (и не без оснований), что юридическую силу электронному документу придает именно электронная подпись. Однако сама по себе ЭП является лишь частью целого ряда мероприятий по обеспечению документов юридической силой. Что-то вы можете сделать самостоятельно, например, обеспечить соответствие форматам, а часть – только с помощью специалистов.

Из схемы видно, что для разных документов существуют разные гаранты юридической силы. Например, неформализованные документы – письма, договора, доверенности, техническая документация и другая корреспонденция – свободны от жесткого регулирования со стороны государства. Поэтому их юридическая сила определяется соглашением об обмене, в котором могут быть прописаны все требования к реквизитам, форме и формату, и наличием электронной подписи, не обязательно квалифицированной.

При наличии соответствующих корпоративных нормативов простой электронной подписью можно считать введение пары логин-пароль во внутренней системе электронного документооборота. Каждый внутренний документ фактически подписывается: система вас узнает по логину-паролю, фиксирует время и авторство подписи, когда вы осуществляете нажатие определенной кнопки, которое в свою очередь заносится в лог – специальный внутренний протокол событий в информационной системе. Следовательно, внутренний электронный документ автоматически становится юридически сильным и может использоваться при различных разбирательствах.

Другое дело, когда речь идет о формализованных документах. Эти документы называются формализованными именно потому, что для них в отдельных законодательных актах прописаны жесткие требования к формату и регламенту передачи. Эти документы напрямую влияют на правильность налоговых расчетов, поэтому соблюдение всех процедур передачи для них критически важно.

Обмен электронными документами с "физиками": проблемы с подписью

07.02.14 12:29

Павел Овчинников

менеджер по продвижению компании Synerdocs

История с «гражданским» электронным документооборотом развивается давно, но только с появлением электронных госуслуг она получила ощутимый стимул. С этого момента вся теория электронного взаимодействия «гражданин-государство» превратилась в конкретную практику, а электронный документооборот между ними – в реальность.

Но кроме взаимодействия с государством гражданину необходимо общаться с другими организациями. При чем, больше в этом заинтересованы сами компании, которые желают наладить электронное взаимодействие с физическими лицами – медиа-холдинги, пресса, разработчики ПО, дизайн-студии и многие другие. В основном, это те организации, которые часто работают с фрилансерами, внештатными сотрудниками, удаленными авторами и корреспондентами.

Разумеется, работа таких компаний сильно зависит от эффективности процессов документооборота: договоры надо подписывать и закрывать их соответствующими документами, а ждать, пока придет бумага, не хочется. E-mail подходит плохо (хотя Гражданский кодекс и разрешает), поскольку работодателю придется думать, как доставать из электронной почты и обрабатывать все эти документы, особенно, если таких подрядчиков у организации сотни. Нужен не просто «транспорт», а система.

Решение этой задачи может взять на себя оператор документооборота, с помощью которого коммерческие компании обмениваются первичкой. Для этого у него есть необходимая функциональность, зачастую доступная в любом браузере, а физическому лицу достаточно просто приобрести сертификат квалифицированной электронной подписи и зарегистрироваться в сервисе обмена.

Но не всегда обычный «физик» готов заплатить около 1500 рублей и провозиться с установкой СКЗИ только ради того, чтобы, возможно, единственный раз подписать контракт на удаленную работу. А если сумма контракта настолько небольшая, что затраты на подпись превышают размер гонорара? А если удаленный сотрудник далеко от удостоверяющих центров?

Получается, что даже при наличии готовой и доступной технологической платформы главное препятствие для построения комфортного (подчеркиваю) электронного документооборота с физическими лицами – это слабое распространение квалифицированной подписи. Я вижу несколько возможных решений этой проблемы для тех организаций, которые уже не желают ждать, когда электронную подпись можно будет приобрести в каждом почтовом отделении страны.

Простая электронная подпись

Постановлением правительства от 25 января 2013 г. N33 утверждено, что простая электронная подпись (фактически, пара логин/пароль) может использоваться для документооборота в рамках предоставления государственных услуг. Такая подпись не требует установки СКЗИ, создания сертификата, наличие токена, что делает процесс получения проще, быстрее и заметно дешевле. Получить ее можно, всего лишь предоставив паспорт. Выдать простую подпись может сам оператор документооборота, а для дополнительной безопасности можно осуществлять подписание с дополнительной верификацией, например, через SMS-код.

Использование простой подписи для документооборота с физическими лицами – первое, что приходит на ум. Плюсы очевидны: простота использования и бесплатность. Подписать можно любой документ, что для физического лица решает все проблемы… Но не для организации, которая обязана представлять в контролирующие органы документы, подписанные квалифицированной электронной подписью. Как в этом случае действовать – не ясно. Плюс потребуется предварительно заключить на бумаге соглашение об обмене электронными документами с физическим лицом (согласно ФЗ 63). Таким образом, бумагу исключить все равно не получится.