Признаков того, что пора переходить на электронный документооборот
Когда компания уже наработала достаточно большую клиентскую базу и продолжает стремительно наращивать темпы развития, когда сотрудники отдела продаж и бухгалтерии с трудом справляются с обработкой документации, на помощь в управлении рабочими процессами должна прийти их автоматизация. А еще лучше - отказ от бумажных носителей и полный переход на электронный документооборот.
Но как понять: пора ли уже задуматься о переходе к обмену электронными документами, или можно продолжать копить бумаги и тратиться на курьерскую доставку? Давайте рассмотрим основные признаки того, что у вас именно тот случай.
1. Расходы на почтовую/курьерскую доставку превышают 1000 рублей в месяц
Базовые тарифы на работу в системе электронного документооборота начинаются от 1500 рублей в год! Таким образом, если ваши расходы на доставку составляют от 1000 рублей в месяц, то обмениваться документами в электронном виде будет выгоднее в 8 раз!
2. Время от времени теряются закрывающие документы, договоры.
Когда на носу отчетный период, а счетов-фактур не хватает, приходится изрядно попотеть, чтобы достать недостающие документы. Менеджеры тратят время, чтобы дозвониться до контрагентов и напомнить им о долге, бухгалтеры тратят свои нервы, руководство тратит деньги на курьеров – замкнутый круг.
3. Ваши клиенты, поставщики, филиалы, подразделения – территориально распределены и для обмена документами требуется большое количество времени.
Сейчас мало кто ограничивает себя работой в одном только регионе/городе. Клиенты, поставщики часто разбросаны по стране, ближнему, а иногда и дальнему зарубежью. К тому же, всем известно, как работает наша почта. Порой письма просто не доходят до адресата. А обменяться договорами по почте – это вообще целая история. С электронным документооборотом договоры и документы подписываются электронной подписью. Такие документы имеют юридическую силу, могут быть предоставлены в любой контролирующий орган. А обмен документом между вами и вашим клиентом/поставщиком/филиалом будет происходить мгновенно.
4. Вашему бухгалтеру требуется много времени на обработку и ввод данных с бумажных носителей.
Кроме того, не исключен риск ошибок ручного ввода. При электронном документообороте все данные разносятся автоматически, ошибки исключаются, а ваши бухгалтеры радуются и занимаются более полезной и нужной работой.
5. Архив бумажных носителей занимает площадь целой комнаты, или еще больше.
И он будет только расти. А ведь эти площади можно использовать под что-то более важное.
6. Чтобы найти конкретный документ, вам требуется копаться в бумажках не менее получаса.
Даже если архив в идеальном состоянии, и все документы разложены по порядку, как в библиотеке – мы заставляем ждать человека, которому понадобился тот или иной документ. Будь то инспектор с проверкой, клиент или коллега, всегда приятно удивить его мгновенным выполнением его просьбы и тут же предоставить ему то, что он просит.
7. У вас есть и свое производство, и свой торговый дом? Тогда наверняка ваши сотрудники тратят неимоверное количество времени на формирование и отправку внутренних документов.
8. Однажды ваш подвал подтопило и множество документов не подлежат восстановлению.
Кроме того, что это неоценимый ущерб, так еще и пришлось убирать пришедшие в негодность бумажки.
Если хотя бы 2 признака из вышеперечисленных вам близки, то будьте уверены на 100% - система электронного документооборота именно то, что позволит повысить эффективность вашей деятельности и сократить на порядок денежные и временные затраты.
После того, как вы придете к выводу о том, что безбумажный документооборот будет наиболее удобным и выгодным для компании, настанет этап подбора именно того продукта, который подойдет именно вашей компании, внедрение которого будет простым и безболезненным для всех сотрудников.
Что важно учесть?
Существуют как стандартные решения по внедрению систем электронного документооборота (СЭД), так и проектные решения, которые программисты будут разрабатывать конкретно под потребности клиента.
При внедрении стандартных решений временные и денежные затраты заказчика минимальны. Такой вариант подойдет клиентам, которые ведут бухгалтерию в программе "1С". При этом конфигурация программы не переписывалась. В данном случае клиенту достаточно приобрести электронную подпись и установить программное обеспечение. По срокам внедрение СЭД займет 2-3 дня вместе с обучением клиента.
В случае, если конфигурация "1С" была переписана, либо если бухгалтерия ведется в другой программе, то совместно с разработчиком нужно будет подготовить техническое задание для максимальной интеграции СЭД с системой заказчика. При таком раскладе внедрение системы займет более длительное время, но в конечном итоге, клиент получает именно тот продукт, который отвечает всем его персональным требованиям.
В настоящее время в России действует порядка сотни компаний, предоставляющих услуги по обеспечению юридически значимого документооборота в электронном виде с использованием тех или иных средств защиты. С их помощью ежегодно предприятиями формируется и отправляется до 80 миллионов электронных документов. В законе закреплено специальное название таких компаний – оператор электронного документооборота.
Основные понятия и преимущества ЭДО
Электронный документооборот (ЭДО) представляет собой механизм движения документов, созданных при помощи компьютерных средств обработки информации и имеющих разные степени защиты.
В настоящее время ЭДО широко используется как во взаимоотношениях между участниками предпринимательской деятельности, так и в отношениях с органами исполнительной власти, контролирующими органами. Для заверения электронных документов применяется электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к подписываемой информации и нужна для определения лица, подписывающего информацию.
Участниками электронного документооборота являются налогоплательщики, плательщики сборов, налоговые агенты, их представители и налоговые органы, а также операторы электронного документооборота. Оператор электронного документооборота должен иметь лицензии ФСБ России на разработку информационных систем и оказание услуг в области шифрования информации, а также лицензию на предоставление услуг связи по передаче данных.
Основные преимущества использования ЭДО следующие. Во-первых, отказываясь от бумажных документов, предприниматель приобретает массу свободного времени для других, более важных с точки зрения бизнеса дел. Отправка документа в электронном виде – вопрос нескольких секунд. Во-вторых, использование ЭДО с точки зрения защиты информации куда более безопасно и эффективно. Так, доступ к бумажным носителям практически ничем не ограничен. Вынести из офиса бумажные документы, или просто ознакомиться с их содержимым не составляет особого труда. Не исключены и случаи утраты таких документов – теряют много и теряют часто. Переходя на ЭДО, компания может ограничить доступ к документации тем перечнем доверенных лиц, который необходим самой компании. Все третьи лица будут лишены доступа к информации.
Наконец, ЭДО предполагает возможность быстрого поиска нужной информации. Учитывая тот объем документов, с которым вынуждены работать отечественные бизнесмены, данная опция – несомненный плюс в копилку ЭДО.
Общая характеристика рынка
Отечественный рынок ЭДО динамично развивается и имеет огромный потенциал для роста. Между тем, число пользователей электронных систем остается незначительным. По данным исследования, проведенного компанией J'son&Partners Consulting по заказу «Корус Консалтинг СНГ», сейчас электронные документы в своей практике активно использует лишь около 6% от общего числа российских компаний (примерно 140 тысяч юрлиц). При этом ожидается, что к 2018 году количество пользователей увеличится до 22,5 процентов от общего числа юрлиц.
Стоит отметить, что состав участников ЭДО весьма неоднороден. Если пионерами по части использования систем ЭДО в нашей стране являлись исключительно зарубежные компании и крупнейшие отечественные предприятия, то сейчас бездокументарный формат находит гораздо большее применение в среде малого и среднего бизнеса. В целях экономии времени, налаживания бесперебойных связей с контрагентами и более рационального бизнес-планирования все больше компаний стремятся перевести свои отношения с контрагентами в электронную область. При этом постепенное удешевление услуг операторов делает ЭДО привлекательной и для индивидуальных предпринимателей.
Ассортимент предложений сейчас достаточно широк и пользователям есть, из чего выбрать. Несмотря на различия в наименовании, популярности, охвате рынка, разрекламированности, перечне предоставляемых услуг и стоимости этих услуг, работа операторов строится практически по одинаковому алгоритму. Пользователь регистрируется на сайте оператора, получает электронную цифровую подпись и отдельное рабочее место в сервисе. Оператор, в свою очередь, организует бесперебойный обмен электронными документами между организациями, обеспечивает их создание, обработку, исправление, заверение, защиту и передачу контрагентам и надзорным органам.
Стоимость услуг операторов может существенным образом различаться и зависит, в первую очередь, от объема передаваемой документации и перечня дополнительно подключаемых возможностей. Таких, например, как установка на рабочее место электронной подписи, интеграция с другими электронными системами, предоставление “облачной” подписи, архивирование и хранение документов и так далее.
Средняя стоимость отправки одного документа от трех рублей. Конечная стоимость отправки зависит от вида документа – за формализованный документ придется уплатить дороже. В среднем – шесть рублей и более. Формализованным считается любой документ, атрибуты которого подлежат автоматической обработке. Конкретный перечень формализованных и неформализованных документов, как правило, доступен для пользователей на сайте самого оператора.
ЭДО и налоговые органы
Представляется, что развитию рынка систем электронного документооборота в нашей стране в значительной степени поспособствует постепенный переход к бездокументарному формату деятельности налоговых органов и государственных внебюджетных фондов. По данным того же исследования J'son &Partners Consulting, именно возможность работы в электронном формате с контролирующими органами является решающим фактором при переходе на ЭДО для 53 процентов предприятий.
Например, уже сейчас можно повсеместно наблюдать перевод счетов-фактур из бумажного в электронный вид. Электронные форматы счетов-фактур, журнала учета счетов-фактур, книг покупок и книг продаж были утверждены Приказом ФНС России от 04.03.2015 № ММВ-7-6/93@. Причем, отправить электронный счет-фактуру своими силами не получится. Выставление и получение счетов-фактур в электронном виде по интернету осуществляется строго через операторов электронного документооборота.
Кроме того, посредством электронного формата в самом ближайшем времени будет осуществляться и налоговый контроль. Напомним, с 25 августа 2015 года заработал приказ ФНС от 15.04.2015 г. № ММВ-7-2/149@ о порядке отправки электронных документов для проведения налогового контроля. Согласно приказу, налоговики в электронной форме будут рассылать, в том числе, требования о представлении документов, уведомления о начале проверок, решения о возмещении НДС и акцизов, приостановлении операций по банковским счетам.
Со своей стороны налогоплательщики будут обязаны не реже одного раза в день контролировать наличие сообщений из налоговой инспекции и направлять специальные электронные квитанции, свидетельствующие о получении сообщений. Квитанцию о приеме налогоплательщик обязан направить налоговому органу по телекоммуникационным каналам связи в течение шести дней со дня отправки ему документа налоговым органом. В противном случае у инспекции появится лишнее основание для проверки и наложения санкций.
Кстати, данное обстоятельство до сих пор удерживает ряд организаций от перехода к бездокументарной форме работы. Существует даже мнение, что работа с документами через оператора ЭДО чревата утечкой информации, в том числе, и по требованию налоговых органов. Предприниматели опасаются, что через операторов связи налоговая получит фактически неограниченный доступ ко всей документации предприятия.
Между тем, данные опасения безосновательны и с реальностью не имеют ничего общего. Утверждение порядка отправки электронных документов для проведения налогового контроля не изменил сам порядок истребования документов налогоплательщика. Документы по-прежнему предоставляются исключительно посредством направления требования самому плательщику. Документы, затребованные через третьих лиц, будут считаться недопустимыми доказательствами.
Самостоятельно или через оператора?
Как мы уже говорили, пользователями сервисов ЭДО является 140 тысяч юрлиц. При этом возможность приема электронных документов имеют не менее миллиона предприятий, которые еще не перешли к использованию данных сервисов. Действительно, главный вопрос, который беспокоит всех без исключения субъектов предпринимательской деятельности, переходящих на бездокументарную форму работы – можно ли наладить электронный обмен собственными силами, или же доверить это дело профессионалам за определенную плату.
Сейчас законодательство не препятствует предпринимателям самостоятельно осуществлять документооборот напрямую со своими контрагентами. Что называется, на свой страх и риск. Тем более, что сейчас существует огромное число сервисов, имеющих технические возможности для быстрой и, что самое главное, бесплатной отправки электронных документов своим деловым партнерам. Так, документы могут быть отправлены через всевозможные мессенджеры, файлообменники, закрытые группы социальных сетей, а также через электронную почту.
Для того, чтобы иметь возможность отправки электронных юридически значимых документов необходимо выполнить ряд нехитрых действий. Во-первых, необходимо приобрести сертификаты квалифицированной электронной подписи. Формирование квалифицированной цифровой подписи производится силами удостоверяющего центра, который создает специальные сертификаты ключей ЭП и выдает эти документы заказчикам. Во-вторых, необходимо заключить соглашение с контрагентами о переходе на электронный документооборот. Если контрагент уже использует усиленную квалифицированную электронную подпись, соглашение заключать необязательно. При использовании других видов подписи – данной процедуры не избежать. Кроме того, в целях безопасности необходимо будет установить на рабочее место средства криптографической защиты информации, которые были сертифицированы ФСБ России. Переход на ЭДО состоялся – можно работать.
Однако данный подход имеет ряд существенных недостатков. В частности, как мы уже говорили, налогоплательщики будут ограничены в своих возможностях, поскольку электронные счета-фактуры передать таким образом не получится. Другая проблема – трудозатраты на такой способ работы с документами. Например, пользователь не имеет средств для архивации и поиска документов. На поиск необходимых документов по требованию налоговой будет тратиться уйма времени. Также пользователь не будет иметь юридического и технического сопровождения электронного документооборота. Отсутствует и поддержка форматов накладной ТОРГ-12 и акта о выполнении работ. Помимо этого, для обмена электронными документами необходимо будет заключать соглашение о начале ЭДО с каждым новым контрагентом.
Все эти проблемы легко разрешаются при обращении к профессионалам в этой области - операторам ЭДО. Из очевидных плюсов такого решения – пользователь получает возможность обмениваться любыми документами без каких бы то ни было ограничений. Оператор ограждает пользователей от спама, а также осуществляет круглосуточную правовую и техническую поддержку рабочего кабинета. Оператор обеспечит также надежное и безопасное хранение информации в течение необходимого времени. В случае проверки нужный документ может быть найден в считанные секунды. Кроме того, в лице оператора ЭДО вы получаете объективного и беспристрастного свидетеля в случае возникновения претензий со стороны как контрагентов, так и налоговиков.
Стоит ли игра свеч
Развитие информационных технологий можно сравнить с электрификацией или развитием железных дорог. Кто не переходит на новые технологии, тот безнадежно отстает от конкурентов.
В то же время специфика информационных технологий в целом и электронного документооборота в частности порождает множество новых рисков, которые нужно квалифицированно обрабатывать. И эту задачу лучше всего решать совместно с профильными специалистами. Работать с электронными документами с электронной подписью можно удобно и безопасно.
Но помимо задач обработки документов перед нами стоит задача как-то их хранить. К бумажным архивам мы все давно привыкли, но когда речь заходит о том, как хранить электронный документ, то возникает множество вопросов. Именно этим вопросам посвящена новая глава нашего виртуального учебника.
Важные моменты
На самом деле, хранение электронных документов (ЭД) по законодательству не значительно отличается от хранения бумаги. Оно регламентируется аналогичными нормативными актами. Общие положения содержит закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», а требования конкретно по бухгалтерским документам вы найдете в законе № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Эти законы не делают принципиальных различий между бумажным и электронным документом, тем не менее, следует учитывать важные нюансы.
Где хранить? Хранение ЭД потребует от вас содержания определенной технической инфраструктуры. Вам придется решать, где хранить документы, на каких носителях, локально или в облаке. Также придется учитывать, что современные физические носители имеют свойство стареть, как и все материальное в этом мире. Оптические и полупроводниковые накопители имеют свойство терять контент со временем, магнитные диски изнашиваются. Посмотрите, на чем мы переносили файлы каких-то 10 лет назад? Большинство из нас еще пользовались 3,5-дюймовыми дискетами. А сейчас уже сложно найти в компьютере дисковод, который смог бы их прочитать.
Как воспроизвести? Просто сохранить ЭД – недостаточно. Нужно еще иметь возможность адекватно воспроизвести информацию, прочитать ее, получить данные об электронной подписи (ЭП). Трудность заключается в том, что форматы электронных документов имеют свойство меняться. Например, основной формат текстовых документов совсем недавно был .doc (расширение файлов, созданных в Word), а теперь уже .docx. Появляются новые редакторы, в том числе бесплатные и облачные, сложно говорить о том, как сегодняшние форматы будут совместимы с ними завтра.
Ответственность за хранение и воспроизведение ЭД, согласно букве закона, лежит на налогоплательщике. Например, касаемо бухгалтерских документов, такое требование прописано в п. п. 1 и 2 ст. 29 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Как обеспечить длительное хранение? Существует достаточно серьезная проблема с документами длительного или постоянного срока хранения. Как хранить электронный документ 50 или 75 лет? Как обеспечить его читаемость в течение всего срока хранения? Какая инфраструктура для этого потребуется? Как обеспечить юридическую силу таких документов?
На вопрос «как хранить ЭД 50 или более лет с обеспечением их юридической силы?» сегодня существуют только теоретические ответы. Все-таки, история электронного документооборота в России пока не может похвастаться многолетней практикой, поэтому мы попросту еще не дожили до того дня, когда мы можем фактически проверить существующие решения. Поэтому на текущий момент мы рекомендуем всем абонентам переводить в электронный вид только те документы, чей срок хранения не превышает 15-20 лет. В этом случае их хранение будет прогнозируемым и гарантированным.
Способы хранения документов
Не важно, много ли у вас электронных документов и как бурно идет обмен, в любом случае вы столкнетесь с необходимостью организации хранения. Рассмотрим несколько вариантов того, как вы можете создать собственный электронный архив.
Локальный архив. Это довольно доступный способ хранения. Не имеет значения, с помощью чего вы проводите обмен – через электронную почту или через оператора ЭДО – вы просто складываете все электронные документы к себе в папку компьютера. Если у вас в компании есть локальная сеть, то вы можете попросить администратора создать для ЭД специальную сетевую папку и даже настроить права доступа к ней.
Большой минус этого типа хранения ЭД в том, что вы не можете гарантировать его безопасность (к вашим локальным дискам не так уж и сложно получить доступ) и надежность, вам придется самим контролировать сроки хранения, обеспечивать средства воспроизведения (держать под рукой редактор, в котором документ создан) и проверки электронной подписи (ваш криптопровайдер). И как только ваш архив разрастется, вы столкнетесь с серьезными трудностями при поиске и обеспечении доступа к документам.
Иван Агапов, аналитик Synerdocs
Специальный электронный архив. И тут к вам на помощь могут прийти специализированные решения – системы электронного документооборота (СЭД, ECM) или электронные архивы. Изначально они создавались для нужд внутреннего обмена, что никак не мешает использовать такие программы для хранения внешних документов. СЭД представляет собой полноценное решение для управления документами, хранит их в базе данных (или файловом хранилище), обеспечивает оперативный доступ к ним, сохраняет связи, позволяет управлять доступом и безопасностью.
Фактически, данный вид хранения полностью решает все возможные проблемы содержания электронного архива: все документы хранятся на ваших серверах, многие СЭД обеспечивают вам средство просмотра, контролируют сроки хранения, позволяют получить данные об электронной подписи. Выгружать и загружать документы в СЭД не составляет никаких трудностей. Некоторые решения уже интегрированы со средствами обмена – электронной почтой или операторами ЭДО. Например, документы, полученные в сервисе Synerdocs, могут быть автоматически загружены для хранения в СЭД DIRECTUM.
Если у вас нет практики внутреннего электронного документооборота, то такие решения могут быть для вас избыточными. Они стоят своих денег, но не каждая небольшая компания готова эти деньги платить. Для многих лучше подходит хранение в облаке.
Вместо заключения
Итак, электронная подпись является не только аналогом собственноручной подписи, но и является гарантом целостности и подлинности документа. Юридическая сила электронного документа обеспечивается за счет наличия обязательных реквизитов, электронной подписи и правомочий автора. А сохранить юридическую силу электронных документов возможно с помощью штампов времени, которые проставляются в момент подписания.
История с «гражданским» электронным документооборотом развивается давно, но только с появлением электронных госуслуг она получила ощутимый стимул. С этого момента вся теория электронного взаимодействия «гражданин-государство» превратилась в конкретную практику, а электронный документооборот между ними – в реальность.
Но кроме взаимодействия с государством гражданину необходимо общаться с другими организациями. При чем, больше в этом заинтересованы сами компании, которые желают наладить электронное взаимодействие с физическими лицами – медиа-холдинги, пресса, разработчики ПО, дизайн-студии и многие другие. В основном, это те организации, которые часто работают с фрилансерами, внештатными сотрудниками, удаленными авторами и корреспондентами.
Разумеется, работа таких компаний сильно зависит от эффективности процессов документооборота: договоры надо подписывать и закрывать их соответствующими документами, а ждать, пока придет бумага, не хочется. E-mail подходит плохо (хотя Гражданский кодекс и разрешает), поскольку работодателю придется думать, как доставать из электронной почты и обрабатывать все эти документы, особенно, если таких подрядчиков у организации сотни. Нужен не просто «транспорт», а система.
Решение этой задачи может взять на себя оператор документооборота, с помощью которого коммерческие компании обмениваются первичкой. Для этого у него есть необходимая функциональность, зачастую доступная в любом браузере, а физическому лицу достаточно просто приобрести сертификат квалифицированной электронной подписи и зарегистрироваться в сервисе обмена.
Но не всегда обычный «физик» готов заплатить около 1500 рублей и провозиться с установкой СКЗИ только ради того, чтобы, возможно, единственный раз подписать контракт на удаленную работу. А если сумма контракта настолько небольшая, что затраты на подпись превышают размер гонорара? А если удаленный сотрудник далеко от удостоверяющих центров?
Получается, что даже при наличии готовой и доступной технологической платформы главное препятствие для построения комфортного (подчеркиваю) электронного документооборота с физическими лицами – это слабое распространение квалифицированной подписи. Я вижу несколько возможных решений этой проблемы для тех организаций, которые уже не желают ждать, когда электронную подпись можно будет приобрести в каждом почтовом отделении страны.
Простая электронная подпись
Постановлением правительства от 25 января 2013 г. N33 утверждено, что простая электронная подпись (фактически, пара логин/пароль) может использоваться для документооборота в рамках предоставления государственных услуг. Такая подпись не требует установки СКЗИ, создания сертификата, наличие токена, что делает процесс получения проще, быстрее и заметно дешевле. Получить ее можно, всего лишь предоставив паспорт. Выдать простую подпись может сам оператор документооборота, а для дополнительной безопасности можно осуществлять подписание с дополнительной верификацией, например, через SMS-код.
Использование простой подписи для документооборота с физическими лицами – первое, что приходит на ум. Плюсы очевидны: простота использования и бесплатность. Подписать можно любой документ, что для физического лица решает все проблемы… Но не для организации, которая обязана представлять в контролирующие органы документы, подписанные квалифицированной электронной подписью. Как в этом случае действовать – не ясно. Плюс потребуется предварительно заключить на бумаге соглашение об обмене электронными документами с физическим лицом (согласно ФЗ 63). Таким образом, бумагу исключить все равно не получится.
УЭК
Универсальная электронная карта (УЭК) – это противоречивый, но весьма интересный проект Минкомсвязи РФ, открывающий возможности и для документооборота. Карта может хранить не только персональные данные и платежную функциональность, но и сертификат электронной подписи.
Граждане получают УЭК в Сбербанке или специальных центрах выдачи. Распространяется карта по всей стране, а значит, является доступным инструментом для всех. Сертификат в УЭК действует три года и совершенно бесплатен, нужен только картридер (card reader), который стоит не очень дорого.
Повозиться с настройкой рабочего места все равно придется: установить картридер и развернуть СКЗИ. Но даже в этом случае дополнительные возможности УЭК – от проезда в транспорте до получения медицинского обслуживания и госуслуг – выгодно отличают этот вариант от других. С учетом того, что ни работодатель, ни оператор не несут дополнительных расходов.
Правда, есть одно «но» – у нас нет практики этого решения, мы не знаем, как по факту будет этот способ работать, и какие доработки операторам документооборота придется делать. Так что, этот способ пока из ряда фантазий.
***
Как видите, вариантов обеспечения физических лиц электронной подписью достаточно для того, чтобы уже сейчас что-то выбрать. Этот список еще можно дополнить другими решениями, даже такими экзотическими, как электронная подпись в облаке или подпись на SIM-карте. Уверен, что и вы сможете добавить парочку, и они тоже, в той или иной степени, будут вполне реализуемыми. Вопрос только в том, какой из них получит наибольшее распространение и поддержку среди операторов документооборота.
Конечно, с ростом межкорпоративного обмена электронными документами, мы ожидаем и развитие практики обмена с физическими лицами. Это будет особенно актуально в свете последних государственных инициатив, направленных на упорядочивание трудовых отношений, например, с фрилансерами. Похоже, что в будущем нас ожидают очень интересные кейсы.
Три простых шага к ЭДО
- подключиться к оператору;
- приобрести сертификат электронной подписи и средства криптографической защиты (СКЗИ);
- подключить контрагентов (если есть необходимость) с помощью оператора
Подключение к оператору
В первую очередь, свяжитесь с оператором, обговорите стоимость и сроки подключения. Приступая к обмену, требуется подписать соглашение с оператором, часто данную процедуру называют присоединением к регламенту.
Регламент представляет собой документ, где детально прописаны принципы работы, задачи сервиса и правовые аспекты.
Подключение контрагентов
Определенно, обмениваться электронными документами вы сможете только с теми контрагентами, которые уже подключены к сервису обмена. Аналогично с социальными сетями: не имеет смысла регистрироваться, если там нет друзей. Однако вслед за вашей компанией на эксперимент могут пойти и остальные. Бывают такие ситуации, когда контрагентам нужна лишь дополнительная мотивация, льготный или бесплатный доступ на какое-то время. Все вопросы вам поможет решить оператор ЭДО СФ, так как сам заинтересован в качественной поддержке своих пользователей и подключении новых абонентов.
Неважно, услугами какого оператора ЭДО СФ пользуется контрагент – вы можете быть подключены к одному оператору, а контрагент – к другому. Сегодня ряд ведущих операторов, развивают и апробируют технологию роуминга. Пока технология находится на этапе разработки, вы можете воспользоваться другими вариантами организации взаимодействия с контрагентами.
Первый вариант – работа с несколькими операторами. Участникам обмена никто не запрещает пользоваться услугами нескольких операторов ЭДО. Вы сами можете подключиться к нескольким операторам, либо предложить данный способ работы контрагенту, если это уместно, конечно.
Если вы с контрагентом подключены к разным сервисам, и не желаете по каким-либо причинам пользоваться услугами нескольких операторов электронного документооборота, то обратите внимание на второй вариант – вы можете обратиться к вашим операторам с предложением о налаживании обмена между собой.
Вместо заключения
Подведем небольшой итог: что нужно вам, как бухгалтеру, знать о том, как приступить к обмену электронными документами с контрагентами? Во-первых, юридическую силу документу обеспечивает усиленная квалифицированная ЭП. Во-вторых, оператор ЭДО СФ гарантирует быструю доставку и целостность электронного документа. В-третьих, для того чтобы начать обмен через оператора достаточно присоединиться к регламенту, а также приобрести сертификат электронной подписи и средство криптографической защиты. Решение остальных вопросов фактически ложится «на плечи» операторов.
признаков того, что пора переходить на электронный документооборот
Когда компания уже наработала достаточно большую клиентскую базу и продолжает стремительно наращивать темпы развития, когда сотрудники отдела продаж и бухгалтерии с трудом справляются с обработкой документации, на помощь в управлении рабочими процессами должна прийти их автоматизация. А еще лучше - отказ от бумажных носителей и полный переход на электронный документооборот.
Но как понять: пора ли уже задуматься о переходе к обмену электронными документами, или можно продолжать копить бумаги и тратиться на курьерскую доставку? Давайте рассмотрим основные признаки того, что у вас именно тот случай.
1. Расходы на почтовую/курьерскую доставку превышают 1000 рублей в месяц
Базовые тарифы на работу в системе электронного документооборота начинаются от 1500 рублей в год! Таким образом, если ваши расходы на доставку составляют от 1000 рублей в месяц, то обмениваться документами в электронном виде будет выгоднее в 8 раз!
2. Время от времени теряются закрывающие документы, договоры.
Когда на носу отчетный период, а счетов-фактур не хватает, приходится изрядно попотеть, чтобы достать недостающие документы. Менеджеры тратят время, чтобы дозвониться до контрагентов и напомнить им о долге, бухгалтеры тратят свои нервы, руководство тратит деньги на курьеров – замкнутый круг.
3. Ваши клиенты, поставщики, филиалы, подразделения – территориально распределены и для обмена документами требуется большое количество времени.
Сейчас мало кто ограничивает себя работой в одном только регионе/городе. Клиенты, поставщики часто разбросаны по стране, ближнему, а иногда и дальнему зарубежью. К тому же, всем известно, как работает наша почта. Порой письма просто не доходят до адресата. А обменяться договорами по почте – это вообще целая история. С электронным документооборотом договоры и документы подписываются электронной подписью. Такие документы имеют юридическую силу, могут быть предоставлены в любой контролирующий орган. А обмен документом между вами и вашим клиентом/поставщиком/филиалом будет происходить мгновенно.
4. Вашему бухгалтеру требуется много времени на обработку и ввод данных с бумажных носителей.
Кроме того, не исключен риск ошибок ручного ввода. При электронном документообороте все данные разносятся автоматически, ошибки исключаются, а ваши бухгалтеры радуются и занимаются более полезной и нужной работой.
5. Архив бумажных носителей занимает площадь целой комнаты, или еще больше.
И он будет только расти. А ведь эти площади можно использовать под что-то более важное.
6. Чтобы найти конкретный документ, вам требуется копаться в бумажках не менее получаса.
Даже если архив в идеальном состоянии, и все документы разложены по порядку, как в библиотеке – мы заставляем ждать человека, которому понадобился тот или иной документ. Будь то инспектор с проверкой, клиент или коллега, всегда приятно удивить его мгновенным выполнением его просьбы и тут же предоставить ему то, что он просит.
7. У вас есть и свое производство, и свой торговый дом? Тогда наверняка ваши сотрудники тратят неимоверное количество времени на формирование и отправку внутренних документов.
8. Однажды ваш подвал подтопило и множество документов не подлежат восстановлению.
Кроме того, что это неоценимый ущерб, так еще и пришлось убирать пришедшие в негодность бумажки.
Если хотя бы 2 признака из вышеперечисленных вам близки, то будьте уверены на 100% - система электронного документооборота именно то, что позволит повысить эффективность вашей деятельности и сократить на порядок денежные и временные затраты.
После того, как вы придете к выводу о том, что безбумажный документооборот будет наиболее удобным и выгодным для компании, настанет этап подбора именно того продукта, который подойдет именно вашей компании, внедрение которого будет простым и безболезненным для всех сотрудников.
Что важно учесть?
Существуют как стандартные решения по внедрению систем электронного документооборота (СЭД), так и проектные решения, которые программисты будут разрабатывать конкретно под потребности клиента.
При внедрении стандартных решений временные и денежные затраты заказчика минимальны. Такой вариант подойдет клиентам, которые ведут бухгалтерию в программе "1С". При этом конфигурация программы не переписывалась. В данном случае клиенту достаточно приобрести электронную подпись и установить программное обеспечение. По срокам внедрение СЭД займет 2-3 дня вместе с обучением клиента.
В случае, если конфигурация "1С" была переписана, либо если бухгалтерия ведется в другой программе, то совместно с разработчиком нужно будет подготовить техническое задание для максимальной интеграции СЭД с системой заказчика. При таком раскладе внедрение системы займет более длительное время, но в конечном итоге, клиент получает именно тот продукт, который отвечает всем его персональным требованиям.
Дата: 2019-02-25, просмотров: 172.
