Предъявление и рассмотрение претензии представляют собой особый порядок разрешения спора между сторонами, предшествующий обращению в суд. В этом смысле претензионное производство является разновидностью досудебного порядка урегулирования споров. Не случайно законодатель в ст. 125 АПК РФ говорит о "претензионном или ином досудебном порядке", фактически принимая их равнозначность.

Досудебный (претензионный) порядок урегулирования спора может быть предусмотрен соглашением сторон, либо установлен законом. Так в частности претензионный порядок предусмотрен:

1) в ст. 797 ГК РФ, которая прямо предусматривает обязательность предъявления претензии перевозчику грузов до предъявления к нему соответствующего иска;

2) в отношениях с органами связи согласно ст. 37 Федерального закона от 17 июля 1999 г. N 176-ФЗ "О почтовой связи", ст. ст. 55 - 56 Федерального закона от 7 июля 2003 г. N 126-ФЗ "О связи";

3) для требований к перевозчику по договору морской перевозки груза в каботаже ст. ст. 403, 405 - 407 Кодекса торгового мореплавания РФ от 30 апреля 1999 г. N 81-ФЗ;

4) обязательное предъявление претензий к перевозчику до обращения в суд предписывается ст. ст. 120 - 126 Федерального закона от 10 января 2003 г. N 18-ФЗ "Устав железнодорожного транспорта Российской Федерации";

5) императивный порядок предъявления претензий перевозчику при внутренних и международных воздушных перевозках установлен ст. ст. 125 - 128 Воздушного кодекса РФ от 19 марта 1997 г. N 60-ФЗ;

6) установлен обязательный претензионный порядок для предъявления претензий к экспедитору ст. 12 Федерального закона от 30 июня 2003 г. N 87-ФЗ "О транспортно-экспедиционной деятельности";

7) Федеральный закон от 24 ноября 1996 г. N 132-ФЗ "Об основах туристской деятельности в Российской Федерации" в ст. 10 устанавливает обязанность туриста обратиться с письменной претензией к туристической фирме не позднее 20 дней с момента окончания туристической поездки.

Таким образом, претензионный порядок можно определить как установленную федеральным законом или соглашением сторон разновидность предварительного внесудебного (чаще - досудебного) порядка (процедуры) урегулирования спора, возникшего из частноправовых отношений, по завершении урегулирования которого у стороны, направившей претензию и не получившей на нее ответа либо получившей не удовлетворяющий ее ответ, возникает право на обращение в суд с соответствующим иском.

В частности в Арбитражном суде спор подлежит рассмотрению по существу лишь в случаях, когда ко дню заседания арбитражного суда получен ответ об отклонении претензии или истек срок, установленный для ответа на претензию, если ответ на нее не дан. В случае частичного отказа в удовлетворении претензии заявитель претензии вправе обратиться в суд с иском о взыскании непризнанной суммы.

Претензия предъявляется в письменной форме, не имеет какого-либо строгого шаблона, однако исходя из практики претензионной работы, в ней необходимо обязательно указать:

- кому и от кого она адресуется;

- требования заявителя;

- сумма претензии и обоснованный ее расчет, если претензия подлежит денежной оценке;

- обстоятельства, на которых основываются требования и доказательства, подтверждающие их со ссылкой на соответствующее законодательство;

- перечень прилагаемых к претензии документов и других доказательств;

- иные сведения, необходимые для урегулирования спора.

Претензия должна быть составлена так, что бы при ее игнорировании другой стороной, это игнорирование можно было однозначно толковать как отказ в ее удовлетворении. Для этого достаточно в претензию поместить фразу: «Неполучение вашего ответа на настоящую претензию в течение такого-то срока (либо в срок до такого-то числа) будем вынуждены расценивать как отказ в ее удовлетворении».

Претензия отправляется заказным или ценным письмом, по телеграфу, телетайпу, а также с использованием иных средств связи, обеспечивающих фиксирование ее отправления, либо вручается под расписку.

Если в претензии не указан срок ответа на нее, претензия рассматривается в течение 30 дней со дня ее получения.

К претензии прилагаются документы, отсутствующие у другой стороны.Ответ на претензию также дается в письменной форме. В нем при полном или частичном удовлетворении претензии указываются:

- признанная сумма;

- номер и дата платежного поручения на перечисление этой суммы или срок и способ удовлетворения претензии, если она не подлежит денежной оценке

А при полном или частичном отказе в удовлетворении претензии:

- мотивы отказа со ссылкой на соответствующее законодательство и доказательства, обосновывающие отказ;

- перечень прилагаемых к ответу на претензию документов, других доказательств.