Отчёт является эффективным средством представления данных в печатном формате. Имея возможность управлять размером и внешним видом всех элементов отчёта, пользователь может отобразить сведения желаемым образом.

1. Создание почтовых наклеек.

2. Отображение итоговых значений на диаграмме.

3. Группировка записей по категориям.

4. Вычисление итоговых значений.

Большинство отчётов являются присоединенными к одной или нескольким таблицам и запросам из базы данных. Источником записей отчёта являются поля в базовых таблицах и запросах. Отчёт может включать как все поля, так и часть полей из каждой таблицы или запроса, на основе которых он создаётся.

Присоединённый отчёт получает данные из базового источника записей. Другие данные такие как, заголовок, дата и номера страниц, сохраняются в макете отчёта.

1. Заголовок отчёта и заголовки столбцов сохраняются в макете отчета.

2. Данные поступают из выражений, которые сохраняются в макете отчёта.

3. Данные поступают из полей базовой таблицы, запроса или инструкции SQL.

4 Итоговые значения поступают из выражений, которые сохраняются в макете отчёта.

Связь между отчётом и его источником данных создаётся при помощи графических объектов, называемых элементами управления. Элементами управления являются поля, в которых отображаются имена и числа, надписи, в которых отображаются заголовки, а также декоративные линии, графически структурирующие данные и улучшающие внешний вид отчёта.

1. Декоративные линии.

2. В надписях выводится поясняющий текст.

3. В полях выводятся данные из запроса.

4. Поле использует выражение для расчёта итогового значения.

Освоим основные принципы создания отчётов в среде СУБД. Предполагается, что в Вашей личной папке хранится база данных с именем Суд.mdb, полученная на предыдущих практических занятиях.

Знакомство с основными функциями Access 2003

1.1. Запустите СУБД Access:  ►  ►  ► .

2. Откройте справочную систему Access. Для этого на панели инструментов «База данных» щёлкните по кнопке Справка ( ).

3. В окне «Справка Access» левой клавишей мыши щёлкните по надписи Оглавление.

4. В появившемся оглавлении левой клавишей мыши щёлкните по пункту Объекты базы данных. Пользуясь справочной системой ознакомьтесь с темами раздела «Работа с отчетами» ► «Создание отчетов».

5. Закройте окно «Справочной системы».

Создание автоотчётов

Создайте автоотчёты[12] для вывода данных из таблиц Иски и Судьи, а также по запросу Иски_декабрь. Примерная последовательность действий:

1. Открытие базы данных

1.1. Откройте базу данных Суд.mdb. Для этого в окне СУБД Access откройте пункт меню Файл. Далее в списке последних файлов, с которыми работала программа, щёлкните левой кнопкой мыши по Суд.mdb. (Если в раскрывающемся списке имя базы данных отсутствует, то щёлкните левой кнопкой мыши по пункту Открыть и в соответствующих строках окна «Открытие файла базы данных» установите диск и папку, в которых Вы сохранили файл Суд.mdb).

2. Создание автоотчёта по таблице Иски

2.1. В окне базы данных нажмите кнопку Отчеты ( ) на панели Объекты.

2.2. Нажмите кнопку Создать ( ) на панели инструментов окна базы данных.

2.3. В диалоговом окне Новый отчет выберите мастер Автоотчет: в столбец (каждое поле располагается на отдельной строке; подпись находится слева от поля) и таблицу Иски, содержащую данные, на которых должен быть основан отчёт. Нажмите кнопку Ок.

2.4. Пользуясь линейкой прокрутки и изменяя номер строки (в нижней строке окна Иски), просмотрите содержимое отчёта.

2.5. Закройте окно с сохранением отчёта под именем Иски1.

3. Создание автоотчёта по таблице Судьи

3.1. В окне базы данных нажмите кнопку Отчеты ( ) на панели Объекты.

3.2. Нажмите кнопку Создать ( ) на панели инструментов окна базы данных.

3.3. В диалоговом окне Новый отчет выберите мастер Автоотчет: ленточный (поля каждой записи находятся на отдельной строке; подписи печатаются сверху, один раз для каждой страницы каждое поле располагается на отдельной строке; подпись находится слева от поля) и таблицу Судьи. Нажмите кнопку ОК.

3.4. Просмотрите содержимое отчёта.

3.5. Закройте окно с сохранением отчёта под именем Судьи1.

4. Создание автоотчёта по запросу Иски_декабрь

4.1. В окне базы данных нажмите кнопку Отчеты ( ) на панели Объекты.

4.2. Нажмите кнопку Создать ( ) на панели инструментов окна базы данных.

4.3. В диалоговом окне Новый отчет выберите мастер Автоотчет: ленточный и запрос Иски_декабрь. Нажмите кнопку ОК.

4.4. Просмотрите содержимое отчёта и закройте окно с сохранением отчёта под именем Иски_декабрь1.