Освоим основные приёмы использования Microsoft Office Excel 2003 для построения сводных таблиц и диаграмм: создавать сводные таблицы, проводить по ним расчёты данным и строить диаграммы.

Создание и просмотр сводной таблицы

1. Запустите табличный процессор Excel:  ►  ►  ► .

2. Введите данные и оформите таблицу по образцу, представленному на рис. 4.9. Примерная последовательность действий:

2.1. В ячейку А1 введите текст «Данные о рассмотрении дел».

2.2. Выделите блок ячеек А1:Е1 и нажмите кнопку меню  (Объединить и поместить в центре).

2.3. В ячейки А2, В2, …, Е2 последовательно введите заголовок таблицы: Наименование суда, Статья, Вид, Поступило, Рассмотрено, Кол-во заседаний.

2.4. В столбцы В и С введите, соответственно:

в строку 3 – 285 и УК;

в строку 4 – 291 и УК;

в строку 5 – 290 и УК;

в строку 6 – 77 и ТК;

в строку 7 – 81 и ТК.

2.5. Трижды, начиная со строки 8, скопируйте содержимое строк 3, 4, …, 7.

2.6. В ячейку А3 введите текст «Центральный» и, ухватив курсором маркер  в правом нижнем углу ячейки, переместив его на ячейку А7, отпустите левую клавишу мыши. Обратите внимание на то, что в ячейки А4, А5, А6 и А7 будут автоматически вставлены наименование суда – Центральный.

2.7. В ячейку А8 введите текст «Ленинский» и, по аналогии с п. 2.6, скопируйте его в ячейки А9:А12.

2.8. В ячейку А13 введите текст «Советский» и, по аналогии с п. 2.6, скопируйте его в ячейки А14:А17.

2.9. В ячейку А18 введите текст «Коминтерновский» и, по аналогии с п. 2.6, скопируйте его в ячейки А19:А22.

2.10. В столбец D, начиная с ячейки D 3, последовательно введите следующие числовые данные: 3, 5, 5, 12, 4, 5, 6, 3, 7, 8, 4, 5, 7, 4, 6, 7, 8, 7, 11, 9.

2.11. В столбец Е, начиная с ячейки Е3, последовательно введите следующие числовые данные: 2, 3, 4, 8, 3, 3, 5, 1, 4, 5, 2, 5, 6, 1, 3, 6, 5, 2, 9, 8.

Рис. 4.9. Начальный вид таблицы

2.12. В столбец F, начиная с ячейки F 3, последовательно введите следующие числовые данные: 5, 6, 7, 18, 9, 10, 11, 2, 13, 14, 5, 11, 17, 2, 7, 15, 21, 7, 25, 23.

2.13. Выделите блок ячеек А2: F 22 и выполните команду меню Формат ► Ячейки. Во вкладке «Выравнивание» установите параметры: «по горизонтали» – по центру; «по вертикали» – по центру, а также флажок в строке «переносить по словам».

2.14. Нажмите кнопку  (Границы) на панели инструментов. Все ячейки таблицы выделятся обрамлением из одной линии.

2.15. В случае необходимости, скорректируйте данные и отформатируйте таблицу.

2.16. Сохраните рабочую книгу в личной папке под именем Сводная таблица.

По образцу, представленному на рис. 4.10, создайте сводную таблицу. Примерная последовательность действий[9]:

Рис. 4.10. Вид сводной таблицы

1. Выполните команду меню Данные ► Сводная таблица. Возникнет окно диалога «Мастер сводных таблиц и диаграмм – шаг 1 из 3».

2. Установите, если он не установлен, режим «В списке или базе данных Microsoft Excel», а также «Вид создаваемого отчета» – «Сводная таблица». Щёлкните мышью кнопку Далее.

3. На втором шаге (шаг 2 из 3) проверьте правильность содержащего данные диапазона ($ A $2:$ F $22) и щёлкните мышью кнопку Далее.

4. На третьем шаге (шаг 3 из 3) установите, если он не установлен, флажок для параметра «Поместить таблицу в» – «новый лист» и нажмите кнопку Готово. На верхней левой части нового листа отобразится макет для генерации сводной таблицы.

5. Обратите внимание, что в левой части окна расположены четыре области: «Перетащите сюда поля страницы», «Перетащите сюда поля столбцов», «Перетащите сюда поля строк» и «Перетащите сюда элементы данных», а в правой части окна – «Список полей сводной таблицы», содержащий кнопки с названиями столбцов таблицы данных.

6. Выведите сведения о видах поступивших и рассмотренных судами делам. Для чего перетащите мышью кнопки:

«Наименование суда» – в область «Поля страницы»;

«Статья» – в область «Поля строк»;

«Вид» – в область «Поля столбцов»;

«Поступило», «Рассмотрено» и «Кол-во заседаний» – в область «Элементы данных».

7. Обратите внимание, что в столбце «Статья» статьи представлены в порядке возрастания их номера. В столбце «Общий итог» по каждой статье приведено общее количество поступивших и рассмотренных дел, а также общее количество судебных заседаний.

8. Обратите внимание, что в нижних трёх строках приведены данные о поступивших, рассмотренных делах и количестве заседаний по видам, а в последнем столбце - общий итог.

Рассмотрим возможности навигации по сводной таблице. Для этого:

1. В ячейке В1 щёлкните мышью кнопку раскрытия списка «Наименование суда» и выберите Коминтерновский суд. В сводной таблице выведутся данные только по этому суду.

2. Вернитесь к первоначальному виду сводной таблицы, щёлкнув «(Все)» в списке «Наименование суда».

3. В ячейке А4 щёлкните мышью кнопку раскрытия списка «Статья», уберите флажок с пункта «77» и щёлкните по кнопке ОК. В сводной таблице выведутся данные только по остальным статьям.

4. Вернитесь к первоначальному виду сводной таблицы, установив в списке «статья» по пункту «(Показать все)» и щёлкнув по кнопке ОК.

5. В ячейке В4 щёлкните мышью кнопку раскрытия списка «Данные» и уберите флажок с пункта «Сумма по полю Поступило». В сводной таблице выведутся данные только по полям «Рассмотрено» и «Кол-во заседаний».

6. Вернитесь к первоначальному виду сводной таблицы, щёлкнув по кнопке  (Отменить) панели инструментов.