Деловое совещание как форма делового общения
Поможем в ✍️ написании учебной работы
Поможем с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой

Деловое совещание – форма организованного, целенаправленного взаимодействия, связанная с принятием решений группой заинтересованных лиц.

В ходе недавнего опроса более 2000 лидеров бизнеса выяснилось, что 87% опрошенных судят о способности людей к менеджменту по тому, насколько хорошо они проводят деловые совещания. Совещания занимают значительную часть рабочего времени менеджера. При этом, чем выше положение человека в организации, тем чаще ему приходится принимать участие в совещаниях. Между тем большинство людей испытывает острую неприязнь к этому виду профессиональной деятельности. Она вызвана крайне низкой эффективностью большинства встреч и совещаний, что объясняется незнанием простейших принципов подготовки и проведения совещаний.

Деловое совещание - это деятельность, связанная с принятием решений группой заинтересованных лиц. Соответственно такие особенности группового поведения, как распределение ролей в группе, отношения между членами группы, групповое давление, оказывают серьезное влияние на характер выступлений участников совещания и его результаты. В теории управления деловое совещание определяется как форма организованного, целенаправленного взаимодействия руководителя с коллективом посредством обмена мнениями. Это своеобразный форум по выработке ключевых решений и способ координации активности людей и подразделений. Ясно, что непродуктивные совещания - дорогое удовольствие как в материальном, так и в психологическом смысле. Неудачное совещание может вызвать материальные потери в результате принятых неправильных решений. Необходимо помнить, что совещания не более чем средство управления и, как любое средство, оно должно быть использовано для правильных целей и надлежащим образом, чтобы достичь желаемого результата.

Проводить совещания целесообразно, когда необходимо:

· сообщить об организационных изменениях;

· совершенствовать уже принятые решения;

· достигнуть согласия с решением путем вовлечения сотрудников в его обсуждение;

· использовать совещания для профессионального роста сотрудников.

Проводить совещания нецелесообразно, когда:

· информация может быть распространена в письменной форме или устно;

· решение уже принято;

· необходимо индивидуальное или групповое обучение;

· на совещании не могут присутствовать ключевые лица;

· нет реальной повестки дня;

· время и имеющаяся информация неадекватны.

Успех совещания зависит не только от поставленной цели, но и от того, как его участники приходят к пониманию задачи. Тщательное планирование таких элементов, как цели, состав участников, повестка дня и место проведения, - ключ к продуктивному совещанию.

На этапе определения цели важно продумать, действительно ли требуется принятие группового решения. Опыт показывает, что решение проблем группой целесообразно в случаях, когда:

Ø проблема является скорее сложной, чем простой, а вероятность того, что один человек обладает всей информацией, необходимой для решения, невелика;

Ø разумно разделение ответственности за решение этой проблемы;

Ø желательны также и потенциальные решения, а не только одно;

Ø полезна проверка различных взглядов;

Ø руководитель желает, чтобы подчиненные почувствовали себя частью демократического процесса или хочет получить их доверие;

Ø членам группы необходимо получше узнать друг друга.

Эффективность совещаний зависит от руководства ими. На всех этапах совещания необходимо воздействовать на участников с тем, чтобы они отождествляли себя с обсуждаемой проблемой и стремились к ее решению.

Для этого можно использовать следующие рекомендации:

1) обеспечение начала работы совещания в точно назначенное время, представление участников, объявление повестки дня и изложение предмета и цели совещания;

2) четкое и понятное всем присутствующим изложение выдвинутой на обсуждение проблемы, постановка вопросов, выделение основных моментов, что способствует возникновению на совещании творческой дискуссии;

3) тщательная фиксация выступлений участников совещания, вскрывающих трудности и препятствия и показывающих пути их преодоления. Относящиеся к этому определения, вопросы, требования, аргументы, альтернативные решения следует формулировать так, чтобы побудить участников к разбору данной проблемы и поискам путей ее решения;

4) стремление к достижению цели совещания с позиции экономии времени;

5) корректное прерывание тех выступлений, которые повторяют в общих чертах уже изложенные факты, носят нерациональный, пространный, противоречивый и поверхностный характер или лишены конкретности;

6) периодические обобщения уже достигнутого, четкая формулировка задач, которые еще предстоит решить, немедленное выяснение всех недоразумений, возникающих между участниками совещания;

7) обобщение результатов в заключении совещания, определение вытекающих из него задач, указание лиц, ответственных за их исполнение, благодарность сотрудникам за участие в работе совещания.

Деловые совещания делятся:

· по назначению на проблемные, инструктивные и оперативные;

· по тематике на совещания по планированию, мотивации труда, координации действий структурных подразделений, контролю за действиями сотрудников и др.;

· по периодичности проведения на разовые, регулярные и периодические;

· по количеству участников на проводимые в узком составе (до пяти человек), расширенные (до двадцати человек), представительные (свыше двадцати человек);

· по степени стабильности состава на совещания с фиксированным составом, с приглашенными по списку, составленному для каждого совещания, комбинированные.

Для поиска решения проблемы посредством дискуссии используется проблемное совещание. Его регламент предусматривает:

♦ доклад;

♦ ответы на вопросы;

♦ прения;

♦ коллективную выработку решения.

В случае необходимости передать распоряжения по вертикальной схеме управления сверху вниз для их быстрейшего исполнения используют инструктивное совещание. Порядок его проведения включает такие элементы как:

♦ конкретизацию и разъяснение распоряжений;

♦ ответы на вопросы;

♦ назначение сроков выполнения и ответственных.

Когда возникает потребность получения информации о текущем состоянии дел в подразделениях, проводят оперативное совещание. На нем:

♦ заслушивают доклады руководителей среднего звена о состоянии дел на их участках;

♦ на основе полученной информации попутно разрешают возникающие проблемы.

На рисунке 2 показана общая схема подготовки и проведения совещаний, независимая от типа совещания.

Особое внимание следует уделить подготовительной работе: ее качество в значительной степени определяет успех совещания.

Оптимальная продолжительность совместной умственной деятельности большого числа людей составляет 40-45 минут. Через час внимание рассеивается, возникают посторонние разговоры. Поэтому необходим перерыв, после которого можно продолжить обсуждение. Если этого не сделать, через 90 минут наступает период отрицательной активности. После двухчасовой работы без перерыва участники согласны на любое решение.

 

 

 

Рис. 2. Структура совещания

 

Обычно совещание проводят во второй половине дня, так как спад работоспособности приходятся на временные промежутки между 11 и 12, а также между 16 и 18 часами.

Следует заранее подготовить помещение с необходимым освещением и оптимальной температурой. Каждый участник должен иметь возможность сделать необходимые записи, разложить нужные документы и материалы. Рекомендуется рассаживать участников таким образом, чтобы они видели глаза, мимику и жесты друг друга. Это способствует наилучшему восприятию информации. На время совещания помещение должно быть закрыто для посторонних.

Марк МакКормак разработал типологию участников совещания и изложил ее в книге «Секреты бизнеса для всех»:

o «говорящие начистоту» — всегда честно высказывают свое мнение, не хитрят, у них нет задних мыслей. Это ценные участники любого совещания, но они могут не столько положить конец спорам, сколько породить новые;

o «мученики» — разряжают обстановку, так как быстро берут на себя ответственность, когда что-то пошло не так. Однако это происходит чересчур быстро, возможно прежде, чем участники совещания выяснят, кто и что стоит у истоков случившегося;

o «каменные лица» — держат свои мысли при себе, и другим участникам совещания приходится гадать, какую игру они ведут и на чьей стороне;

o «заводилы» — усвоили слова: «Вы правы. Я никогда не думал об этом»; это хорошие участники совещания;

o «ораторы» — проникновение в суть проблемы подменяют эмоциями и краснобайством. Создается впечатление, что они пытаются убедить в первую очередь самих себя, а не вас. Лучше и безопаснее для дела не обращать на них внимания;

o «адвокаты дьявола» — оспаривают абсолютно все. Правда, они часто выясняют истину, однако отнимают слишком много времени. На совещание следует приглашать не более одного из них;

o «разрушители» — каждым своим словом могут погубить чью-то идею, чей-то проект или чье-то самолюбие;

o «любители расслабиться» — устраиваются поудобнее на стуле, настраиваются на долгий приятный отдых и вовсе не торопятся решать вопросы, стоящие на повестке дня. С такими партнерами целесообразно встречаться в холле или в помещении, где нет стульев;

· «государственные мужи» — продвигают себя или заставляют совещание двигаться вперед за счет умелого обращения с людьми. Теоретически таким участником должен быть руководитель совещания.

Проведение совещаний – одна из наиболее сложных форм работы руководителя. Этот вид деятельности является своеобразным искусством, требующим особых способностей, навыков и знаний, в частности умения сосредоточиться в сложной обстановке, быстрой реакции, четкости формулирования своих мыслей, понимания психологического состояния присутствующих.

Таким образом, деловое совещание является способом привлечения персонала к выработке оптимальных решений по актуальным или наиболее сложным вопросам. На совещании сотрудники учатся работать в команде, комплексно подходить к решению задач, достигать компромисса. Кроме того, они формируют культуру делового общения.

Дата: 2018-11-18, просмотров: 348.