После ввода основных данных в книгу Excel её можно немного украсить, добавив графические фрагменты. Для этого используется команда Вставка | Рисунок, содержащая дополнительное меню, в котором нужно выбрать тип графического объекта (Картинки, Из файла, Со сканера или камеры, Организационная диаграмма, Автофигуры, Объект WordArt).

Добавив рисунок в рабочий лист, вы можете перемещать картинку по листу, перетаскивая на нужное место, изменять размер и яркость изображения, поворачивать её или скрыть ту часть картинки, которая не должна быть видна (более подробно см. гл. 7).

Если созданная книга будет использоваться в качестве отчёта или презентации, можно добавить неяркую картинку в качестве фона. При добавлении большого рисунка данные появляются поверх него. Если же выбран маленький рисунок, программа повторит его нужное количество раз, чтобы заполнить всю поверхность листа. Для добавления фонового изображения выберите команду Формат | Лист | Подложка. В диалоговом окне Подложка выберите подходящий рисунок и нажмите кнопку Вставить. Чтобы удалить фоновый рисунок, выберите команду Формат | Лист | Удалить фон.

Перемещение по листу и просмотр информации

Скорость работы с большими таблицами во многом зависит от способа перемещения по рабочему листу. Для перемещения по небольшим диапазонам ячеек достаточно клавиш управления курсором.

Чтобы посмотреть часть листа, невидимую в данный момент, используйте вертикальную и горизонтальную полосы прокрутки. Обратите внимание, что при использовании полос прокрутки изменяется только внешний вид вашего листа, положение активной ячейки остаётся прежним.

Добиться значительного ускорения при перемещении по рабочему листу можно благодаря специальным комбинациям клавиш. В табл. 8 описаны клавиши и комбинации, используемые для перемещения по листам рабочей книги.

Таблица 8

Сочетания клавиш для перемещения по листу

Если позиция нужной ячейки известна, для перехода к ней можно применить команду Правка | Перейти или клавишу F5. В каждом случае открывается диалоговое окно Переход для указания адреса или имени необходимой ячейки. Также можно напечатать имя ячейки, которую нужно выделить, в текстовом поле Имя на строке формул, и нажать клавишу Enter. В результате указанная ячейка станет активной.

Просмотр информации

В процессе работы с большими таблицами легко потерять ориентацию при просмотре листа. В этом случае трудно определить, к какой строке или столбцу относится информация, так как названия строк и столбцов отображаются только в начале таблицы.

Можно разделить лист на несколько областей и тем самым упростить процесс просмотра и редактирования данных. Таким способом можно видеть различные части вашего листа одновременно. Для разделения листа на области сначала необходимо выделить ячейку, находящуюся справа и снизу от границы раздела областей, а затем выбрать команду Окно | Разделить. Текущее окно будет разделено на четыре части. Окно можно разделить и на две части, удалив какую-либо границу (дважды щёлкните по ней). Для возвращения листа в исходное состояние используйте также команду Окно |Снять разделение.

С помощью закрепления областей можно сделать так, чтобы ячейки всегда были видны и располагались наверху рабочего листа, независимо от того, какое место рабочего листа отображается на экране в данный момент. Это полезно, когда, например, необходимо видеть заголовок при просмотре многостраничного документа. Для закрепления области выделите строку или столбец, расположенные непосредственно ниже или справа от будущей границы, и выберите команду Окно | Закрепить области. Чтобы закрепить область, отделённую вертикальной и горизонтальной границами одновременно, выделите ячейку, расположенную справа и снизу от границ раздела областей.

Прокрутка закреплённой области остаётся ограниченной, пока не будет снято закрепление (команда Окно | Снять закрепление областей).

Чтобы увеличить экран и поближе рассмотреть отдельные ячейки или уменьшить его для получения представления об общем виде листа, можно воспользоваться командой Вид | Масштаб. После выбора команды появляется окно диалога Масштаб. Установите необходимый переключатель и нажмите ОК. Вид листа изменится. Если после этого сохранить файл книги, лист будет выглядеть так же при следующем открытии. После установки переключателя По выделению на экране отобразятся только те ячейки, которые были выделены заблаговременно. Положение переключателя Произвольный позволяет задать масштаб вручную, от 10 до 400 %. Для этих целей можно использовать также раскрывающийся список Масштаб на панели инструментов.

Excel позволяет сохранять так называемые пользовательские представления (настройки рабочей книги) и переходить от одного представления к другому с помощью команды Вид | Представления. Для этого создайте представление, которое вам нравится, и выберите команду Вид | Представления. В открывшемся диалоговом окне нажмите кнопку Добавить. В окне диалога Добавление представления введите имя вашего представления и нажмите кнопку ОК. Программа сохранит его вместе с текущим листом. Чтобы позднее вернуться к этому представлению, снова выберите команду Вид | Представления и дважды щёлкните по нужному представлению.

Скрытые листы

В случае одновременного использования нескольких рабочих книг некоторые из них (или отдельные листы) могут быть скрыты. Такая книга или такой лист не отображаются на экране и не могут быть активизированы посредством ярлычков или меню Окно. Благодаря этой возможности пользователь может защитить данные не только от редактирования, но и от просмотра.

Скрыть активный лист позволяет команда Формат | Лист | Скрыть, а восстановить его отображение – команда Формат | Лист | Отобразить. В диалоговом окне Вывод на экран скрытого листа отображаются имена всех скрытых листов рабочей книги. После выделения книги и нажатия кнопки ОК лист снова появляется на экране. Если он защищен, то другой пользователь не сможет просмотреть его.

Для отмены и восстановления отображения книги предназначены команды Скрыть и Отобразить из меню Окно.

Настройка печати

С помощью команды Файл | Параметры страницы можно контролировать ориентацию страницы, ширину полей, вид текста и картинок, помещённых в верхний и нижний колонтитулы, наличие таких элементов, как линии сетки и примечания к ячейкам. Окно диалога Параметры страницы содержит четыре вкладки: Страница, Поля, Колонтитулы и Лист.

Настройка параметров печати несколько отличается от Word. В Excel появились дополнительные параметры, например, Масштаб на вкладке Страница. Изменение этого параметра позволяет вывести на печать таблицу, первоначальные размеры которой несколько больше размеров листа. Достаточно уменьшить масштаб такой таблицы при выводе на печать. В противном случае пришлось бы изменять размеры ячеек, заново форматировать текст в них, что в больших таблицах достаточно трудоёмко.

На вкладке Колонтитулы[3] можно добавить верхний и нижний колонтитулы, которые появятся на странице при печати. Существует возможность выбрать один из заранее заданных колонтитулов или создать собственный. Для задания верхнего (нижнего) колонтитула выберите один из заданных форматов в раскрывающемся списке Верхний колонтитул (Нижний колонтитул). После выбора формата колонтитул появляется в окне предварительного просмотра. После окончания настройки щёлкните по кнопке ОК, и при печати на каждой странице появятся выбранные колонтитулы.