Если у работника изменились фамилия, имя или отчество, вы должны узнать об этом, чтобы внести изменения:

· в личный документ работника — трудовую книжку;

· кадровые документы: трудовой договор, личную карточку и личное дело;

· учетные формы: табель рабочего времени, расчетно-платежные ведомости, журналы регистрации, списки и перечни.

Это нужно сделать, чтобы персональные данные работника соответствовали сведениям в документах работодателя.

Кроме того, если сдадите в ПФР отчет с неверными сведениями, фонд примет отчет частично, а сведения придется дополнять.

Чтобы минимизировать подобные ситуации, Роструд разрешил включать в трудовые договоры обязанность сотрудников сообщать работодателю об изменениях персональных данных. Такое условие в трудовом договоре положение работника не нарушает, поэтому ГИТ не вправе за него штрафовать.

Также сведения о работнике нужно изменить на корпоративном сайте и в рабочей электронной почте, пропускной системе, телефонном справочнике компании, информации для клиентов и партнеров и т. д.

Скачать презентацию

https://onedrive.live.com/embed?resid=D76A71F883094701%2114605&authkey=%21AIOirfD9xfFrI18&em=2&wdAr=1.7777777777777777

Если работник не сообщит вам свои новые персональные данные, в документах, включая трудовую книжку, останутся прежние сведения о нем. Но это будет не ваша вина, поэтому не придется отвечать за расхождение этой информации с данными в личных документах работника.

Объясните сотрудникам: после того как они меняют персданные в личных документах, они должны написать заявление. К нему следует приложить копии паспорта, свидетельства о заключении брака, расторжении брака, смене имени.

Заявление о смене фамилии

Скачать образец заявления

После того как получите эти документы, издайте приказ по личному составу об изменении персональных данных работника в кадровых документах. Затем:

· внесите изменения в титульный лист трудовой книжки и сделайте ссылку на документ-основание на внутренней стороне обложки;

· оформите дополнительное соглашение к трудовому договору;

· измените сведения в личной карточке работника;

· укажите новые персданные в его личном деле и всех учетных системах;

· выдайте ему новый пропуск и т. д.

Вопрос "на засыпку". Какой документ-основание для смены фамилии указывать на обложке трудовой книжки

Нажмите на ваш вариант ответа и узнаете, правильный ли он.

Нельзя хранить в отделе кадров копии паспорта и свидетельств о браке, рождении детей. Это нарушение правил обработки персданных

Не храните копии паспорта и свидетельства в личном деле или другой папке в отделе кадров. Вы достигли целей обработки данных, как только на основании документов о смене фамилии, имени или отчества внесли изменения в кадровые документы и учетные формы. Если снимали копии, верните их работнику или уничтожьте.