Пять ситуаций, когда работник должен предоставить вам информацию и документы

Чем поможет статья. Узнаете, когда и какую информацию нужно требовать у сотрудника, должен ли он написать заявление и представить подтверждающие документы. Не нарушите правила защиты персональных данных и вовремя предоставите сотруднику положенные по закону льготы.

Если у работника изменились персональные данные, семейное положение, состояние здоровья или социальный статус, он должен сообщить вам об этом.

За изменениями в личной жизни сотрудника вы следить не обязаны. Даже если они могут повлиять на трудовые отношения, объем гарантий и содержание кадровых документов.

Вы не отвечаете за то, что не предоставили сотруднику гарантии, если не знали, что он имеет на них право. Обвинить вас в нарушении закона работники смогут, если не получили льготы после того, как заявили о своих правах.

После того, как получите от работника необходимую информацию и увидите подтверждение, сможете изменить кадровые документы, предоставить гарантии и льготы, освободить сотрудника от работы на время выполнения государственных или общественных обязанностей и т. д.

Если потребуете от сотрудника информацию о личной жизни, которая не нужна в трудовых отношениях, или будете хранить персональные данные, вас обвинят в нарушении закона и прав работника. Чтобы этого не произошло, следуйте двум правилам:

Правило 1.

Требуйте у работника и принимайте от него только те сведения, которые нужны в трудовых отношениях. Информация, которая не касается деловых качеств сотрудника и возможности выполнять работу в вашей компании, — это сведения о частной жизни. Будете их обрабатывать — допустите дискриминацию и незаконное использование персональных данных.

Правило 2.

Храните сведения из личных документов работника столько, сколько это требуется для целей обработки персональных данных. После того как предоставите льготу и оформите кадровые документы, верните личные документы работнику и уничтожьте копии. Подробнее

Вопрос "на засыпку". Можно ли хранить в личном деле копии документов, если работник дал согласие

Нажмите на ваш вариант ответа и узнаете, правильный ли он.

Рекомендуем в локальных актах предусмотреть ситуации, в которых используете информацию о работнике. Это можно зафиксировать в ПВТР, инструкции по кадровому делопроизводству и др.

Привлечь сотрудников к дисциплинарной ответственности за нарушение этих требований вы не сможете. Тем, что намеренно не предоставляют информацию, они вредят себе, а не компании. Объясните это сотрудникам, чтобы вовремя предоставляли вам информацию и документы.

Объясните работникам, в каких случаях они должны писать заявления и прикладывать к ним копии документов.

Чтобы сотрудники вас не подводили, вовремя писали заявления и предоставляли документы, мы подготовили Памятку с плакатами-напоминалками.

СКАЧАТЬ ПАМЯТКУ

Скачайте Памятку, распечатайте и вручайте новичкам при приеме на работу. Для работающих сотрудников можете разместить на доске объявлений или по подразделениям. Если используете для оповещения персонала корпоративный портал, скачайте памятку в формате презентации. Так сотрудникам будет еще интереснее.

Все материалы мы подготовили для пяти самых распространенных ситуаций, в которых вам понадобится информация от сотрудников.

Заявление о смене фамилии

Скачать образец заявления

После того как получите эти документы, издайте приказ по личному составу об изменении персональных данных работника в кадровых документах. Затем:

· внесите изменения в титульный лист трудовой книжки и сделайте ссылку на документ-основание на внутренней стороне обложки;

· оформите дополнительное соглашение к трудовому договору;

· измените сведения в личной карточке работника;

· укажите новые персданные в его личном деле и всех учетных системах;

· выдайте ему новый пропуск и т. д.

Вопрос "на засыпку". Какой документ-основание для смены фамилии указывать на обложке трудовой книжки

Нажмите на ваш вариант ответа и узнаете, правильный ли он.

Нельзя хранить в отделе кадров копии паспорта и свидетельств о браке, рождении детей. Это нарушение правил обработки персданных

Не храните копии паспорта и свидетельства в личном деле или другой папке в отделе кадров. Вы достигли целей обработки данных, как только на основании документов о смене фамилии, имени или отчества внесли изменения в кадровые документы и учетные формы. Если снимали копии, верните их работнику или уничтожьте.

Пять ситуаций, когда работник должен предоставить вам информацию и документы

Чем поможет статья. Узнаете, когда и какую информацию нужно требовать у сотрудника, должен ли он написать заявление и представить подтверждающие документы. Не нарушите правила защиты персональных данных и вовремя предоставите сотруднику положенные по закону льготы.

Если у работника изменились персональные данные, семейное положение, состояние здоровья или социальный статус, он должен сообщить вам об этом.

За изменениями в личной жизни сотрудника вы следить не обязаны. Даже если они могут повлиять на трудовые отношения, объем гарантий и содержание кадровых документов.

Вы не отвечаете за то, что не предоставили сотруднику гарантии, если не знали, что он имеет на них право. Обвинить вас в нарушении закона работники смогут, если не получили льготы после того, как заявили о своих правах.

После того, как получите от работника необходимую информацию и увидите подтверждение, сможете изменить кадровые документы, предоставить гарантии и льготы, освободить сотрудника от работы на время выполнения государственных или общественных обязанностей и т. д.

Если потребуете от сотрудника информацию о личной жизни, которая не нужна в трудовых отношениях, или будете хранить персональные данные, вас обвинят в нарушении закона и прав работника. Чтобы этого не произошло, следуйте двум правилам:

Правило 1.

Требуйте у работника и принимайте от него только те сведения, которые нужны в трудовых отношениях. Информация, которая не касается деловых качеств сотрудника и возможности выполнять работу в вашей компании, — это сведения о частной жизни. Будете их обрабатывать — допустите дискриминацию и незаконное использование персональных данных.

Правило 2.

Храните сведения из личных документов работника столько, сколько это требуется для целей обработки персональных данных. После того как предоставите льготу и оформите кадровые документы, верните личные документы работнику и уничтожьте копии. Подробнее

Вопрос "на засыпку". Можно ли хранить в личном деле копии документов, если работник дал согласие

Нажмите на ваш вариант ответа и узнаете, правильный ли он.

Рекомендуем в локальных актах предусмотреть ситуации, в которых используете информацию о работнике. Это можно зафиксировать в ПВТР, инструкции по кадровому делопроизводству и др.

Привлечь сотрудников к дисциплинарной ответственности за нарушение этих требований вы не сможете. Тем, что намеренно не предоставляют информацию, они вредят себе, а не компании. Объясните это сотрудникам, чтобы вовремя предоставляли вам информацию и документы.

Объясните работникам, в каких случаях они должны писать заявления и прикладывать к ним копии документов.

Чтобы сотрудники вас не подводили, вовремя писали заявления и предоставляли документы, мы подготовили Памятку с плакатами-напоминалками.

СКАЧАТЬ ПАМЯТКУ

Скачайте Памятку, распечатайте и вручайте новичкам при приеме на работу. Для работающих сотрудников можете разместить на доске объявлений или по подразделениям. Если используете для оповещения персонала корпоративный портал, скачайте памятку в формате презентации. Так сотрудникам будет еще интереснее.

Все материалы мы подготовили для пяти самых распространенных ситуаций, в которых вам понадобится информация от сотрудников.