Законом України «Про закупівлю товарів, робіт і послуг за державні кошти» було передбачено такі процедури закупівель:

1. відкриті торги із зменшенням ціни;

2. торги з обмеженою участю;

3. двоступеневі торги;

4. запит цінових пропозицій (котирувань);

5. закупівля у одного учасника;

6. редукціон.

7. Всі ці процедури передбачені і в Тимчасовому положенні.

Згідно законодавства України у нормативних документах використовуються слова «закупівля» або «торги». Але беручи до уваги той факт, що вся українська ділова спільнота використовує саме поняття «тендер», то в даній роботі теж буде використовуватися два поняття: «тендер» та «закупівля».

Варто також визначати що саме означає поняття «тендер». Тендер (з англійської)

1. форма розміщення замовлення на яку-небудь роботу, яка передбачає визначення виконавця шляхом конкурсного відбору кращої тендерної пропозиції або конкурс на право виконання яких-небудь робіт;

2. бланк з пропозицією визначених вимог, послуг, що розсилається організаторам торгів потенціальним учасникам;

3. торги, в тому числі і міжнародні, що влаштовуються з метою найбільш вигідного продажу чого-небудь;

4. письмова пропозиція відносно поставки товарів за строковим контрактом;

5. ціна, запропонована підприємством, при визначенні якої виходять перш за все з цін, що їх можуть призначити конкуренти.

Найбільш ефективним способом закупівель є тендер – спосіб отримання замовлення на постачання товарів, надання послуг або проведення підрядних робіт на визначених в тендерній документації умовах, в обумовлені терміни на принципах переваги, справедливості та ефективності. Договір укладається з переможцем такого тендеру – учасником, який подав пропозицію, яка відповідає всім вимогам тендерної документації і пропонує найкращі умови (не обов’язково мінімальну ціну). Тендери підрозділяються на відкриті та закриті, можуть проводитись в один або два етапи.

Відкриті торги – тендер, у якому можуть приймати участь усі постачальники. Це означає, що будь – який постачальник може подати заявку на участь у тендері. Проте, в окремих випадках, ці заявки можуть не розглядатися (наприклад, постачальник не задовольняє встановлені вимоги щодо кваліфікації учасників). Як можна побачити на прикладі Енергетичної митниці (додаток №1) митні органи найчастіше здійснюють закупівлі шляхом проведення відкритих торгів із зменшенням ціни.

Відкриті торги визнані основною процедурою здійснення закупівель. А це означає, що відкриті торги повинні проводитись завжди, якщо тільки під час проведення процедури закупівлі не існує спеціальних обставин (обмежений ринок, спеціалізована продукція, термінова закупівля, секретні закупівлі).

Повідомлення про проведення відкритих торгів публікується у засобах масової інформації міжнародного або національного розповсюдження, в окремих випадках (закупівля складної спеціальної продукції) – у тематичних ЗМІ, а також розміщається у мережі Інтернет. Приклад повідомлення наведено у додатку №2.

Організатор тендеру надає тендерну документацію на вимогу постачальника, який запитує її у зв’язку з оприлюдненням інформації про тендер. Якщо за тендерну документацію встановлено плату – вона надається після її оплати.

Після отримання тендерної документації постачальники протягом достатньо тривалого часу готують свої тендерні пропозиції, тобто збирають всі необхідні довідки, проводять необхідні розрахунки і готують потрібні документи. Під час підготовки тендерної пропозиції постачальники можуть у письмовій формі звернутися до організатора тендеру з проханням надати роз’яснення щодо окремих положень тендерної документації. Організатор тендеру в обов’язковому порядку повинен задовольнити такі запити також у письмовій формі.

Постачальники зобов’язані подати тендерні пропозиції не пізніше терміну, вказаного у тендерній документації. Організатор тендеру зобов’язаний зареєструвати будь-яку тендерну пропозицію і, на вимогу постачальника, надати розписку про її отримання.

В конкретно визначений день та в конкретно визначеному місці організатор тендеру розкриває кожну отриману тендерну пропозицію і оголошує її основні умови (перед усім найменування і адресу постачальника, ціну тендерної пропозиції і короткий опис запропонованої цим постачальником продукції). На цій процедурі мають право бути присутніми представники постачальників, які подали тендерні пропозиції.

Потім протягом певного часу організатор тендеру оцінює тендерні пропозиції і готує рекомендації щодо визначення переможця тендеру.

Визначення переможця тендеру відбувається на засіданні тендерного комітету. Члени тендерного комітету оцінюють пропозиції постачальників та, згідно критеріїв, визначених у тендерній документації, визначають переможця. Постачальнику, якого визнано переможцем тендеру, надсилається письмове запрошення підписати договір.

Процедура відкритих торгів також передбачає оприлюднення інформації про результати торгів. Оприлюднення інформації про результати торгів особливо важливе при державних закупівлях, адже таким чином всі платники податків інформуються про використання державних (бюджетних) коштів.

Закриті торги (торги з обмеженою участю) – процедура закупівлі, участь у якій можуть приймати лише спеціально запрошені постачальники. Це означає, що заявку на участь у тендері можуть подати лише ті постачальники, які отримали спеціальне запрошення. Заявки інших постачальників відхиляються без розгляду.

Процедура торгів з обмеженою участю передбачає, що замовник самостійно визначає коло учасників тендера. Зазвичай коло учасників тендера формується на підставі проведених маркетингових досліджень або на підставі досвіду минулих закупівель. В усьому іншому торги з обмеженою участю практично не відрізняються від відкритих торгів.

Закриті торги проводяться у випадку, коли необхідна продукція на ринку представлена обмеженою кількістю постачальників і вони відомі замовнику. Інша сфера застосування торгів з обмеженою участю – невеликі закупівлі, коли проведення відкритих торгів є недоцільним з урахуванням витрат часу та засобів. Закриті торги також застосовуються у випадку закупівлі для потреб національної оборони та безпеки (секретні закупівлі). Застосування процедури торгів з обмеженою участю для закупівлі товарів, робіт і послуг, очікувана вартість яких перевищує 500 тисяч гривень, потребує отримання відповідного висновку Міжвідомчої комісії з питань державних закупівель, крім випадку, коли процедура торгів з обмеженою участю застосовується після проведення попередньої кваліфікації учасників.

Двоступеневі торги проводяться у випадку закупівлі складної продукції, коли замовнику важко чітко сформувати вимоги до предмету закупівлі або необхідно провести переговори з постачальниками (виконавцями) з метою визначення їх можливостей щодо виконання поставленого завдання. Найчастіше ця процедура використовується при проведенні тендерів на виконання науково-дослідних, проектно-конструкторських та технологічних робіт, а також в будівництві. Двоступеневі торги дозволяють замовнику ознайомитися з можливостями постачальників та, оцінити їх (методику, техніку і т.д.), сформувати свої вимоги.

На першому етапі проводяться переговори з учасниками стосовно технічної частини їх пропозицій. Процедура двоступеневих торгів передбачає, що замовник на першому етапі розробляє початковий варіант технічного завдання, на основі якого постачальники готують початкові тендерні пропозиції (без зазначення ціни та інших комерційних умов). Потім замовник проводить переговори, під час яких узгоджуються варіанти технічного завдання на основі наданих постачальниками пропозицій. Після закінчення переговорів замовник готує остаточний варіант технічного завдання.

На другому етапі постачальники (лише ті, які приймали участь у першому етапі торгів) подають остаточні тендерні пропозиції з технічним завданням (підготованим з урахуванням усіх внесених замовником змін) та комерційною пропозицією (ціни, термінів та графіків розрахунків, умов постачання і т.ін.) у тому ж порядку, у якому відбувається подання тендерних пропозицій під час відкритих торгів. Отримавши такі остаточні пропозиції замовник забезпечує їх порівняння та оцінку, обирає переможця тендеру і підписує з ним договір.

Двоступеневі торги досить складна та довготривала процедура. Через ці характеристики двоступеневих торгів, вони проводяться досить рідко. В переважній більшості двоступеневі торги застосовуються при закупівлі складної та дорогої продукції.

Інші способи закупівлі, такі як запит цінових пропозицій (котирувань) і закупівля у одного учасника, повинні застосовуватись або при невеликому об’ємі закупівлі, або у особливих випадках у разі наявності спеціального дозволу контролюючого органу. Але на практиці замовники іноді порушують цей принцип – закупівлю штучно поділяють на частини (лоти), щоби уникнути торгів і застосувати запит котирувань.

Запит цінових пропозицій (котирувань) проводиться не менше ніж у трьох учасників. Кожен постачальник може запропонувати лише одну цінову пропозицію. Запит котирувань (цінових пропозицій) – процедура закупівлі, під час якої здійснюється запит ціни на продукцію конкретної специфікації з визначеними умовами постачання.

Запит котирувань у спрощеному вигляді повторює процедуру торгів з обмеженою участю. Спочатку замовник визначає перелік постачальників, яким буде надіслано запит ціни. Потім всім постачальникам одночасно надсилаються письмові запити з проханням повідомити ціну на необхідну продукцію. Отримавши відповіді постачальників (цінові котирування), замовник здійснює їх оцінку (співставлення) і визначає переможця тендеру.

Запит котирувань застосовується при закупівлі невеликих об’ємів стандартизованої простої продукції (перед усім товарів).

Закупівля може проводитись і у випадку, якщо встановлено, що лише один постачальник може виконати замовлення. У такому випадку проводиться закупівля у одного постачальника. Закупівля у одного постачальника – спосіб здійснення закупівлі коли запрошення до участі у тендері надсилається лише одному постачальнику.

Закупівля у одного учасника застосовується у випадках, коли на ринку існує лише один постачальник необхідної продукції (монополія), а також якщо виникає термінова необхідність в продукції і закупівля із застосуванням інших процедур неможлива (надзвичайні ситуації: стихійні лиха, аварії тощо). Як правило, застосування закупівлі у одного учасника вимагає погодження з відповідним компетентним органом державної влади.

Якщо предметом закупівлі є товари, роботи чи послуги, для яких існує постійно діючий ринок та які виробляються або виконуються не за окремо розробленими специфікаціями, застосовується процедура редукціону.

Редукціон – аукціон на зниження ціни.

При проведенні редукціону замовник не продає, а купує необхідну йому продукцію. Він встановлює початкову ціну, яку готовий за неї заплатити, а продавці роблять йому свої пропозиції, поступово знижуючи цінову планку.

Переможцем редукціону вважається учасник, який запропонував найменшу вартість за предмет закупівлі.

Разом з тим редукціон, в широкому розумінні, означає не лише змагання ціни. Цілком виправданим є застосування редукціону і до змістовної частини тендерної пропозиції – учасники торгів, наприклад, можуть запропонувати кращі умови поставки, більший строк гарантійного обслуговування і т.ін.

Таким чином, застосування процедури редукціону може ще більш підвищити ефективність тендерної закупівлі.

Кабінет Міністрів України затверджує перелік товарів, які закуповуються на умовах міжвідомчої координації, порядок її здійснення та генерального замовника. В разі, якщо у планах двох і більше головних розпорядників коштів Державного бюджету України передбачається закупівля одного з товарів, які закуповуються на умовах міжвідомчої координації, на загальну суму, що перевищує 700 тисяч гривень, Антимонопольний комітет України подає Кабінету Міністрів України пропозиції щодо визначення генерального замовника. Генеральний замовник:

· здійснює процедури закупівлі відповідних товарів згідно із законодавством та визначає учасників – переможців процедури закупівлі;

· інформує всіх заінтересованих головних розпорядників коштів Державного бюджету України про результати процедур закупівлі.

Головні розпорядники укладають договори закупівлі товарів з учасниками, що визначені генеральним замовником переможцями за результатами здійснених ним процедур закупівлі, крім випадків, коли товар не відповідає вимогам головного розпорядника коштів Державного бюджету України щодо його технічних характеристик, якості, умов поставки, ціни тощо. У цьому разі головний розпорядник має право відмовитися від укладення договору закупівлі, поінформувавши про це генерального замовника, і самостійно здійснити процедуру закупівлі такого товару.

Генеральний замовник після отримання від замовників повідомлень про акцепт тендерних пропозицій та укладення договору або відмову в акцепті тендерних пропозицій подає Антимонопольному комітету України і усім заінтересованим замовникам звіт про результати здійснення процедур закупівлі із зазначенням у ньому всіх замовників

Отже, як бачимо, процедури державних закупівель виписані в законі достатньо чітко.