2.1. Офис-менеджер обязан

2.1.1. Возглавлять работу аппарата управления предприятия и уверенно руководить им.

2.1.2. Обеспечить своевременное и качественное выполнение офисом возлагаемых на него повседневных задач в строгом соответствии с утверждённым порядком работы.

2.1.3. С получением дополнительных указаний и поручений руководителя предприятия организовывать их своевременное и качественное исполнение.

2.1.4. Обеспечивать рациональное использование материальных, технических и иных средств офиса в интересах выполнения задач по предназначению.

2.1.5. Обеспечить надёжную защиту документов и информации, составляющих государственную и служебную тайну.

2.1.6. Руководить обучением подчинённых, создавать им условия для повышения квалификации.

2.1.7. Осуществлять контроль за соблюдением подчинёнными правил внутреннего трудового распорядка, требований техники безопасности.

2.1.8. Использовать по отношению к подчинённым предоставленные права по их поощрению (привлечению к ответственности).

2.1.9. С учётом складывающейся деловой ситуации осуществлять предварительное планирование работы руководителя предприятия на предстоящий период, разрабатывать меры по её всестороннему обеспечению.

2.1.10. Регулярно осуществлять планирование личной работы и работы аппарата управления.

2.1.11. Представлять на утверждение руководителю предприятия графики дежурств сменных администраторов офиса, графики уборки помещений и выхода автомашин в рейс.

2.1.12. Организовывать ведение отчётности офиса по установленной форме и требуемом объёме.

Специальные должностные обязанности

3.1. Офис-менеджер обязан

3.1.1. Разрабатывать, внедрять и обеспечивать оптимальное функционирование технологии офисной работы.

3.1.2. Распределять служебные полномочия между сотрудниками офиса.

3.1.3. Лично обеспечивать контроль за сроками и качеством исполнения наиболее важных и срочных указаний и поручений руководителя предприятия.

3.1.4. Обеспечивать координацию и взаимодействие между аппаратом управления и структурными подразделениями предприятия (включая филиалы и представительства), в том числе посредством использования технических средств и каналов коммуникации и ведения приёма посетителей.

3.1.5. Принимать меры к организации и поддержанию на должном уровне документационного обеспечения офисной деятельности, в том числе эффективное ведение деловой переписки, надёжное хранение управленческой документации, оперативное исполнение документов и информационных запросов.

3.1.6. Принимать участие в организации маркетинговой деятельности предприятия и осуществлять с этой целью управление корпоративным Интернет-ресурсом, подготовку внутрикорпоративных мероприятий, вести бизнес-консультирование руководителя предприятия в пределах своей компетенции.

3.1.7. Осуществлять управление финансовыми ресурсами аппарата управления.

3.1.8. Организовывать текущее жизнеобеспечение деятельности офиса, принимать меры по поддержанию в нём порядка в течение дня, а также по устранению неисправностей и сбоев в работе офисного оборудования и оргтехники.

3.1.9. Своевременно принимать меры по предупреждению (устранению, нейтрализации) событий (явлений), препятствующих нормальному функционированию офиса.

3.1.10. Осуществлять управление персоналом аппарата управления.

3.1.11. Принимать меры к повышению эффективности офисной работы, сокращению сроков и совершенствованию качества её выполнения.

3.1.12. Представлять руководителю предприятия предложения по обеспечению надлежащих эргономических и санитарно-гигиенических условий труда в офисе, рационализации рабочих мест его сотрудников.

Права офис-менеджера

4.1. Офис-менеджер имеет право

4.1.1. Принимать решения в целях обеспечения повседневной деятельности аппарата управления предприятия – по всем вопросам, относящимся к его компетенции.

4.1.2. Представлять руководителю предприятия свои предложения по комплектованию офиса квалифицированным персоналом, а также по поощрению (привлечению к ответственности) подчинённых – в тех случаях, когда собственных полномочий недостаточно.

4.1.3. Готовить и представлять руководителю предприятия свои предложения по совершенствованию работы аппарата управления предприятия (его дополнительному финансированию, материально-техническому обеспечению и т.п.).

4.1.4. Участвовать в работе совещаний руководства предприятия при рассмотрении вопросов, касающихся работы аппарата управления.