Материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления пользователям Интернета и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав.
© 2018 - 2024
Разновидность управленческой деятельности
Не все в точности представляют себе, что такое офис, менеджер и менеджмент, так как эти слова сравнительно недавно вошли в русский язык, поэтому начнём с определения понятий. В переводе с английского слово «office» означает:
1) служба, место, должность, пост;
2) нахождение у власти, на посту;
3) ведомство (вообще, и в т.ч. предприятие, организация, учреждение);
4) отдел, бюро, управление (как структурный элемент предприятия, осуществляющий административные функции);
5) контора, канцелярия;
6) служебное помещение, кабинет;
7) служащие;
8) обязанность, долг, функция;
9) сведения;
10) наконец, служба при доме (при офисе).
Менеджмент (management) можно перевести не только как классическое «управление», «заведование», но и следующим образом:
1) правление, дирекция, администрация (в качестве органа коллегиального управления предприятием);
2) умение справляться с работой;
3) бережное, чуткое отношение к людям (в данном случае - к персоналу).
Менеджер (manager) – это:
1) управляющий, заведующий, руководитель, администратор, директор;
2) управляющий имуществом;
3) в некоторых случаях – лицо, уполномоченное заниматься организационными вопросами, вести переговоры и т.п.
Если следовать изложенному выше то, офис-менеджер (office-manager) – это профессиональный администратор, осуществляющий руководство деятельностью управленческого аппарата предприятия (но не структурного подразделения вообще). Образно говоря, офис-менеджер – это «хозяин офиса», «начальник штаба», первый помощник руководителя в решении бесчисленного множества административно-хозяйственных вопросов деятельности предприятия (организации, учреждения). [6]
Офис-менеджмент представляет собой один из видов управленческой деятельности. Главными отличительными чертами офис-менеджмента являются:
- тесное сочетание и взаимопереплетение его функциональных составляющих (планирование, организация, контроль, учёт и т.д.);
- непосредственное (личное) взаимодействие офис-менеджера со значительным количеством персонала, выполняющего самые разные функции;
- промежуточное положение данного вида деятельности между стратегическим и тактическим менеджментом.
Офис-менеджмент можно обозначить как оперативное руководство управленческим аппаратом предприятия.
Отечественное трудовое законодательство пока официально не признало и, как следствие, не закрепило юридически существование квалификационной должностной категории «офис-менеджер».
С другой стороны, известно, что на изменение экономической ситуации, и в частности появлению нового товара, быстрее всего реагирует рынок. Статистика убедительно свидетельствует о том, что на сегодняшний день офис-менеджер входит в число остродефицитных профессий.
Отечественные и зарубежные
образовательные программы требований к
подготовке офис-менеджера
Должность офис-менеджера отсутствует в “Общероссийском классификаторе профессий рабочих, должностей служащих и разрядов работ”, а также в “Квалификационном справочнике руководителей, специалистов и других служащих”. Однако за последние годы на рынке труда сформировался спрос на офис-менеджеров, накопилась определённая статистическая информация по требуемым характеристикам, которая нашла обобщённое выражение в аналитических обзорах организаций, занимающихся поиском и наймом работников по запросам фирм и предприятий. [7]
Программы подготовки и повышения квалификации
| Образование офис-менеджера | В России(%) | За рубежом(%) |
| Высшее техническое | 25% | 0% |
| Высшее экономическое | 15% | 20% |
| Психологическое или гуманитарное | 6% | 50% |
| Высшее любое | 49% | 30% |
| Среднее специальное | 5% | 0% |
| Не оговаривается | 0% | 0% |
| Знание иностранных языков | В России | За рубежом |
| Английский разговорный | 0% | 0% |
| Английский свободный | 10% | 60% |
| Английский базовый | 10% | 0% |
| Немецкий | 10% | 40% |
| Другие языки | 5% | 0% |
| Два языка | 5% | 0% |
| Не оговаривается | 60% | 0% |
| Возраст, лет | В России | За рубежом |
| 20 – 23 | 5% | 0% |
| 23 – 25 | 20% | 0% |
| 25 – 30 30 – 35 | 60% | 70% |
| 15% | 25% | |
| Другой | 0% | 5% |
| Пол | В России | За рубежом |
| Мужчина | 20% | 50% |
| Женщина | 80% | 50% |
| Другое | В России | За рубежом |
| Внешние данные | 21% | 0% |
| Прописка | 14% | 3% |
| Знание бухгалтерии | 5% | 0% |
| Делопроизводство | 37% | 0% |
| Подбор персонала | 4% | 25% |
| Управление младшим персоналом | 5% | 23% |
| Обеспечение работы офиса | 7% | 26% |
| Организация семинаров, встреч | 7% | 23% |
Представление о квалификационных требованиях к офис-менеджеру даёт анализ программ подготовки и повышения квалификации в различных образовательных организациях, оперативно отреагировавших на возникновение спроса на работников указанной специальности. Программы различаются объёмом подготовки, составом изучаемых дисциплин, требованиями к уже имеющейся подготовке слушателей. При всём их разнообразии они достаточно полно характеризуют необходимые для офис-менеджера представления, знания и навыки. Это иллюстрирует следующая примерная курсовая программа, в наибольшей степени отражающая содержание осуществляемой профессиональной подготовки офис-менеджера. [7]
Примерная курсовая программа профессиональной подготовки офис-менеджера
| Название раздела программы | Содержание раздела программы |
| Современный офис. Служебные обязанности офис-менеджера | · современный офис, назначение и задачи работы офиса; · виды современных организаций и место офис-менеджера в них; · личные качества офис-менеджера; · современные принципы управления; · функции менеджмента “планирование”; · методы стратегического и тактического планирования; · функции менеджмента “контроль”; · цели, способы, признаки и последствия контрольных мероприятий |
| Организация, технология и психология управления персоналом офиса | · функции менеджмента “организация”; · виды, достоинства и недостатки организационных структур; · построение организационной структуры офиса; · функции (основные направления деятельности) офис-менеджера; · зонирование офиса; · функция менеджмента “управление”; · норма управляемости; · сфера деятельности и виды ответственности сотрудников офиса; · делегирование полномочий и ответственности; · этика деловых взаимоотношений в рабочей группе |
| Сопровождение персонала офиса: кадровое планирование, подбор, расстановка и сопровождение персонала | · определение потребности в персонале, кадровое планирование; · штатное расписание и другие организационные документы; · разработка требований к персоналу, должностные инструкции; · методика поиска, набора и отбора персонала; · определение психотипов; · учёт личностных характеристик при подборе и расстановке кадров; · задачи и способы адаптации, ориентации и социализации сотрудников; · обучение персонала; · управление карьерой персонала |
| Мотивация персонала. Управление конфликтами | · функция менеджмента “мотивация”; · структура мотивационного процесса; · классификация потребностей; · классификация стимулов; · мотивационные методы и мотивационные стратегии; · потребности, мотивирующие руководителя; · типы менеджеров и их место в современном управленческом поле; · стили взаимоотношений в рабочей группе; · стадии развития группы и действия менеджера на каждой из них; · классификация конфликтов; · реальные конфликты, их причины и способы разрешения и предупреждения; · нонреальные конфликты; черты характера, их провоцирующие; способы их предупреждения; · стили поведения в конфликтной ситуации; выбор оптимального стиля; · стадии развития группы и действия менеджера на каждой из них; · признаки образования и способы деструктуризации негативно ориентированной группы |
| Документационное обеспечение управления. Основы делопроизводства | · цели, задачи и основные принципы организации делопроизводства; · роль офис-менеджера в организации работы с документами в фирме; · классификация документов; · общие требования к оформлению документов, реквизиты документов, бланки документов; · ГОСТ Р 6.30-2003 |
| Оформление документов. Организация документооборота в фирме | · особенности составления, разновидности и структура текста некоторых видов документов: докладная записка, приказ, протокол, акт, служебное письмо; · основные принципы организации документооборота в фирме; · номенклатура дел; · регистрация документов; · контроль исполнения документов; · организация текущего и архивного хранения документов; · эффективность документооборота; · конфиденциальное делопроизводство |
| Хозяйственная работа офис-менеджера | · организация снабжения офиса; · анализ предложения, структура цены товара, система скидок; · организация системы хранения, учёта и выдачи предметов и средств труда; · полная материальная ответственность, передача товароматериальных ценностей от одного материально ответственного лица другому; · инвентаризация хозяйства офиса; · материально-техническое обеспечение переговоров и презентаций; · участие офис-менеджеров в этих мероприятиях |
| Практика договорной работы офис-менеджера | · понятие договора, виды договоров, заключаемых с участием офис-менеджера; · форма договора на примере договора купли - продажи; · документальное подтверждение исполнения договорных обязательств; · виды ответственности за неисполнение обязательств, понятие и виды сделок; · обязательная письменная форма сделок – цель и способы: доверенность – накладная, гарантийное письмо; · договор и соглашение; · договор поставки и договор купли-продажи, форма договора на примере договора купли-продажи; · преамбулы договора, существенные условия договора, момент перехода права собственности на товар от продавца к покупателю; · момент исполнения стороной договорных обязательств · способы принудительного исполнения договоров; · последствия недействительности договоров; · виды ответственности за неисполнение обязательств: возмещение ущерба, выплата неустойки, формы и разновидности неустойки; · форс-мажор: понятие, механизм действия, последствия возникновения форс-мажорных обстоятельств для всех контрагентов. |
| Основы бухгалтерских знаний для офис-менеджера | · методы бухучёта; · порядок получения товароматериальных ценностей; · правила оформления и методика проверки доверенности; · денежные средства на расчётном счёте; безналичные платежи; · денежные средства в кассе, первичные кассовые операции, наличные платежи; · денежные средства на валютном счёте; · документы, сопровождающие эти операции; · составление авансовых отчётов |
| Деловой этикет | · общение и этика; · приоритеты этикета; · правила поведения в офисе; · офисный стиль одежды; · вербальный этикет; · встреча гостей и партнёров; · оформление и использование визитных карточек |
| Технические оснащения современного офиса | · факс, автоответчик, телефон; · ксерокс; · мини-АТС; · диктофон; · устройство ПК; · операционные системы; · начало и завершение работы с операционной системой Windows 2000/Me/XP; · работа с клавиатурой и манипулятором «мышь» |
| Организация хранения информации. Работа с офисными приложениями и Интернетом | · рабочий стол и его структура; · работа с меню и окнами «Мой компьютер», «Проводник»; · открытие папок и файлов, создание папок, переименование папок и файлов, перемещение и копирование папок и файлов, удаление файлов, восстановление файлов, поиск файлов; · запуск программ, обзор вспомогательных программ; · операция с файлами и прикладными программами; · создание ярлыков и использование ярлыков; · общие сведения о других программах MS Office 2000; · обзор возможностей мультимедиа, использование справочной системы; · исправление ошибок файлов структуры (Scan Disk); · архивация файлов в операционной системе Windows, запуск программ в командной строке; · борьба с компьютерными вирусами и профилактика «заражения» ПК; · особенности системы Windows 2000/Me/XP; · организация совместного доступа к устройствам и папкам; · использование электронной почты в локальной сети (MS Exchange), приём и отправка простых писем по электронной почте; · создание сложных писем; · присоединение файлов к электронному письму |
Документы, регламентирующие
деятельность офис-менеджера
Основные правовые документы, регламентирующие деятельность офис-менеджера, это трудовой договор и должностная инструкция.
Как следует из содержания ст. 56 Трудового кодекса РФ, трудовой договор представляет собой соглашение между работником и работодателем. В соответствии с трудовым договором работодатель и работник принимают на себя ряд обязательств. В частности работодатель обязуется: [18]
а) предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции;
б) обеспечить работнику условия труда, предусмотренные нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права;
в) своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату.
Работник в свою очередь, обязуется:
а) выполнять определённую соглашением трудовую функцию;
б) соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка.
См. Приложение 1.
Трудовой договор, как бы тщательно он ни был составлен, не может отражать во всех деталях вопросы компетенции (служебной ответственности) офис-менеджера. Но функциональное назначение трудового договора состоит отнюдь не в этом. Для регламентации подобных вопросов существует другой документ - должностная инструкция, в соответствии с которой офис-менеджер и осуществляет свою деятельность.
Порядок и правила подготовки должностной инструкции регламентируются положениями Типовой инструкции по делопроизводству и Методических рекомендаций по унификации текстов управленческих документов.
Как следует из содержания указанных документов, в общем случае в инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений нормативно-правовых актов.
Соответственно, в должностной инструкции офис-менеджера излагается порядок осуществления им повседневной административно-хозяйственной деятельности. Этот документ применяется как самостоятельный правовой акт, который подписывается разработчиком, утверждается руководителем предприятия (в форме грифа утверждения или путём издания распорядительного документа о его утверждении) и имеет следующую структуру.
1. Общие положения.
2. Функции работника.
3. Обязанности работника.
4. Права работника.
5. Взаимоотношения (связи по должности) работника.
6. Ответственность работника.
7. Оценка работы.
Текст инструкции печатается на общем бланке предприятия и излагается от третьего лица единственного или множественного числа, преимущественно с использованием следующих конструкций: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается». Заголовок к тексту должностной инструкции формулируется в родительном падеже, например: «(Должностная инструкция) офис-менеджера – помощника руководителя предприятия».
Последующий текст документа можно условно разделить на констатирующую и основную части. Констатирующей (вводной) частью должностной инструкции обычно служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение документа, сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных в нём требований и т.п.
Основной текст должностной инструкции служит для последовательного изложения порядка и правил осуществления офис-менеджером своих служебных полномочий с учётом специфики организационного устройства и содержания деятельности предприятия, может делиться на главы, пункты и подпункты. При этом главы должны иметь названия и порядковую нумерацию римскими цифрами. В свою очередь, нумерация пунктов и подпунктов должна производиться арабскими цифрами.
Примерный текст разработанной должностной инструкции
Офис-менеджера
Общие положения
1.1. Офис-менеджер является руководителем аппарата управления предприятия. Он является непосредственным начальником для всех сотрудников офиса.
1.2. Приказы и распоряжения офис-менеджера по организации повседневной деятельности офиса являются обязательными для исполнения всеми его сотрудниками. Кроме того, распоряжения офис-менеджера от имени руководителя (во исполнение указаний и решений руководителя) предприятия являются обязательными для исполнения другими должностными лицами (структурными подразделениями) предприятия.
1.3. Офис-менеджер подчиняется непосредственно руководителю предприятия.
1.4. Офис-менеджер назначается на должность и освобождается от должности приказом руководителя предприятия на основании решения аттестационной комиссии предприятия по представлению заместителя начальника службы персонала.
1.5. Офис-менеджер отвечает
1.5.1. За работу аппарата управления предприятия, своевременное и качественное выполнение им задач по предназначению.
1.5.2. За исполнительную и трудовую дисциплину подчинённых.
1.5.3. За сохранность документов (сведений), содержащих государственную и служебную тайну.
1.5.4. За обеспечение безопасных условий труда, поддержание порядка, выполнение правил пожарной безопасности в помещениях офиса.
1.6. Квалификационные требования: высшее профессиональное образование (по специальности «менеджмент») или высшее профессиональное образование и дополнительная подготовка в области теории и практики менеджмента, стаж работы по специальности не менее двух лет.
В практической деятельности офис-менеджер должен руководствоваться
1.7.1. Постановлениями, распоряжениями, приказами и др. федеральными и ведомственными руководящими документами, регламентирующими деятельность аппарата управления предприятия.
1.7.2. Нормативными актами, методическими рекомендациями, непосредственно устанавливающими порядок выполнения работ в офисе.
1.7.3. Правилами внутреннего трудового распорядка.
1.7.4. Правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты.
1.7.5. Настоящей должностной инструкцией.
1.7.6. Приказами и распоряжениями руководителя предприятия, а также других должностных лиц предприятия.
1.8. Офис-менеджер должен знать
1.8.1. Законодательные, нормативно-правовые и нормативно-методические акты по вопросам управления деятельностью предприятия.
1.8.2. Цели, стратегию развития и бизнес-план (программу оргразвития) предприятия.
1.8.3. Профиль, специализацию, организационную структуру предприятия, схему организационного взаимодействия аппарата управления с должностными лицами и структурными подразделениями (в т.ч. филиалами и представительствами) предприятия.
1.8.4. Менеджмент, в том числе передовой отечественный и зарубежный опыт в области офис-менеджмента.
1.8.5. Задачи офиса по обеспечению управления предприятием и деятельности руководителя предприятия, возможности офиса по решению указанных задач.
1.8.6. Порядок и правила планирования и отчётности по вопросам деятельности офиса, требования к подготовке документов.
1.8.7. Нормы времени и выработки на основные операции и процессы, а также нормы обеспечения офисного труда канцпринадлежностями, оборудованием, оргтехникой и расходными материалами к ней.
1.8.8. Правила эксплуатации средств офисной вычислительной техники, коммуникации и связи.
1.8.9. Правила внутреннего трудового распорядка.
1.8.10. Правила и нормы охраны труда, требования производственной эргономики, санитарии и гигиены.
Дата: 2019-12-22, просмотров: 301.