Основной целью унификации документов, используемых в АСУ, является создание стабильной системы документов, наиболее полно отвечающих требованиям их обработки на ЭВМ, содержащих информацию, необходимую для решения задач управления при минимальных затратах средств и времени на её сбор, обработку, передачу и хранение. Исходя из этой цели, унификация документов должна привести к совершенствованию их содержания и формы.

 Совершенствование содержания документов предполагает: устранение из них данных, традиционно содержащихся, но не используемых при решении конкретных задач в АСУ: производных данных, которые могут быть получены при машинной обработке; дублируемых данных, исключаемых для снижения затрат на ввод информации в ЭВМ; внесение в документ ранее отсутствующих данных (в связи с постановкой новых задач управления или повышением точности решения прежних задач, а также исходя из условий ввода и контроля данных в ЭВМ); обеспечение сопоставимости показателей и упорядочение терминологии.

Для совершенствования формы документов рекомендовано создание модели их построения для одной или нескольких систем документации, ориентированных на машинную обработку и в тоже время пригодных для восприятия человеком; установление совокупности реквизитов для каждого вида документов и единых правил их составления и оформления.

В качестве основы для проведения унификации документов методикой предусмотрен сбор данных: от установления функциональной подсистемы АСУ и решаемых ею задач и далее – от задач к конкретным показателям. Проведение работ по унификации документов должно быть увязано с созданием «Общесоюзного классификатора управленческой документации» и с требованием других классификаторов, кодовые обозначения которых будут применяться в унифицированных документах.

Головные организации, ответственные за создание отдельных систем управленческой документации, в соответствии с планом, подготовили государственные стандарты, которые включают, как правило, основные положения системы, формуляр – образец, виды документов. Анализ первых редакций этих стандартов показал, что большинство разработчиков правильно использовали единые методические основы в построении унифицированных систем документов, однако появилась необходимость дополнительного согласования между различными системами документации. Например, формуляры – образцы неоправданно отличались друг от друга (по применяемым форматам, местам расположения одноимённых реквизитов, кодов и т.д.), что в случае утверждения их в таком виде не позволило бы получить максимальные преимущества унификации документов. Стандарты на основные положения систем документации должны полнее учитывать требования обработки одних и тех же документов в различных вычислительных центрах(пока не будет организован обмен техническими носителями), требования банков данных, создаваемых в автоматизированных системах, формализации текстов, применения средств оргтехники в АСУ для повышения эффективности использования ЭВМ.

Трудности по созданию унифицированных систем документации, отвечающих самым высоким требованиям, понятны. Они заключаются в отсутствии по ряду систем перечней решаемых задач или частом изменении их состава, а, следовательно, и необходимости переделки математического и информационного обеспечения; в преодолении традиций в формах документов и правилах их оформления; в принадлежности значительного количества документов нескольким системам документации одновременно. Однако все эти трудности преодолимы.

В настоящее время заканчивается экспертиза разработанных проектов стандартов и их доработка на основе поступивших замечаний. Проекты стандартов должны быть рассмотрены с позиции общих задач унификации документов различных систем (сведено к необходимому минимуму разнообразие в формулярах – образцах; упорядочена терминология в названиях видов, разновидностей документов, применяемых реквизитов), а также должно быть исключено создание односторонних преимуществ для организации, получающих унифицированные документы, путем неоправданного повышения затрат при их создании или наоборот. Все системы должны быть оценены по единым критериям, предусматривающим определение степени унификации, исходя из задач использования документов в АСУ. Необходимо убедиться, что требования полностью связаны с параметрами технических средств, применяемых на всех стадиях изготовления, прохождения и обработки документов, а также с условиями их последующего хранения в архивах.

Разрабатываемые в текущей пятилетке унифицированные документы должны быть машинно – ориентированными, то есть содержащаяся в них информация будет переноситься на технические носители оператором, а лишь затем уже вводится в ЭВМ. Однако уже сейчас нужно заложить основу, для возможности в ближайшем будущем, превратить эти документы в машинно-читаемые, то есть вводимые в ЭВМ автоматически с помощью читающих устройств.

Решение названных и других задач, направленных на совершенствование унифицированных систем документации, требует напряжённой творческой работы на завершающих стадиях подготовки стандартов. В ней должны принять участие не только специалисты-разработчики стандартов и сотрудники Госстандарта СССР и его институтов, проводящих экспертизу, но и специалисты всех министерств и ведомств, заинтересованных в успешном решении общей задачи.

В ряде отраслей промышленности создаются унифицированные документы для применения их в отраслевых АСУ. Поскольку эта документация состоит в основном из документов, разрабатываемых межотраслевыми ведомствами, и только дополняется специфическими для отрасли документами, то опыт, полученный отраслевыми организациями, должен быть использован при доработке стандартов перед их утверждением. Значительный теоретический и практический материал, который также желательно использовать, дала Всесоюзная конференция по унификации и стандартизации документов в автоматизированных системах управления, состоявшаяся в июле 1974г. в Подольске.

При окончательном согласовании проектов стандартов их необходимо рассмотреть на заседаниях групп экспертов из числа специалистов различных компетентных организаций и отраслей, на координационном совете Госстандарта СССР по информационному обеспечению АСУ или его соответствующей секции.

Привлечение широкого круга специалистов, работающих в области технического, математического и информационного обеспечения АСУ, документоведения и архивного дела, для активного участия их в обсуждении проектов стандартов позволит создать унифицированные системы документации, наиболее полно отвечающие современным требованиям управления народным хозяйством на базе всё более широкого использования АСУ.