История унификации документов
ВВЕДЕНИЕ
Для достижения информационной совместимости автоматизированных систем управления принято решение о централизованной разработке двенадцати унифицированных систем документации, которые будут использоваться в АСУ на всех уровнях управления. Это стандарты и технические условия, проектно- конструкторская и технологическая документация; проектная документация по капитальному строительству; плановая документация; отчётно-статистическая и первичная учётная документация; бухгалтерская, финансовая и первичная учётная документация бюджетных учреждений; организационно- распорядительная документация; документация по материально- техническому снабжению и сбыту; документация по ценообразованию; документация по внешней торговле; расчётно-денежная документация; документация по торговле. Ответственным за разработку одной из систем – унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД) является Главархив СССР и, в частности, ВНИИДАД.
Поскольку задача создания УСОРД выдвинута впервые, возникает необходимость определить границы и место организационно-распорядительной документации среди других систем, предполагаемое наполнение УСОРД и методологические пути решения темы.
Специалисты в области документации под ОРД понимают всю распорядительную документацию (постановления, приказы, решения, распоряжения), уставы, положения, протоколы, служебные записки, справки, переписку и иную управленческую документацию. Считается, что именно на эти документы разработаны государственные стандарты и, следовательно, создание УСОРД связано лишь с некоторой доработкой, «ужесточением» уже сформулированных в них норм и требований.
Унифицированной системой документации является рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, отвечающих единым правилам и требованиям; Унифицированной системой организационно – распорядительной документации, пригодной для непосредственной обработки средствами вычислительной техники - комплекс взаимосвязанных документов, отвечающих требованиях их обработки на ЭВМ и содержащих необходимую информацию для реализации функции организации систем и процессов управления. Состав УСОРД как по названию видов и разновидностей документов, так и по содержанию информации определяется задачами функции вообще и автоматизированной системы управления в частности. При разработке автоматизированных систем управления такое рассмотрение системы ОРД представляется правильным.
Основные этапы построения унифицированных систем
Можно выделить основные этапы построения унифицированных систем[3]:
- выявление уровня системы;
- максимальное выявление задач системы, обслуживаемой документацией, построение «дерева» целей;
- максимальное выявление связей системы;
- выявление информации, потребной для решения всех задач;
- придание этой информации определённой документной формы на базе установленного таксономического ряда;
- использование традиционных форм документации(принцип историзма), создание интегрированных форм.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Отечественный опыт унификации и стандартизации документов показывает, что всякое рассмотрение документа изолированно сводит на нет самые лучшие идеи унификации, что и случилось со стандартами 1930-х годов.
В ЕГСД намечается тенденция к дальнейшему развитию стандартизированной системы в направлении комплексной стандартизации. Поэтому по плану научно- исследовательских работ ВНИИДАД намечено подготовить стандарты на формы регистрационной карточки и номенклатуры дел, а также на применяемые в тексте документов сокращения слов. Эти стандарты значительно обогатят систему и позволят в дальнейшем перейти к стандартизации других документных систем в сфере управления, а затем к стандартизации процессов или технологии документирования.
Разработка теоретических вопросов стандартизации управленческой документации только начинается. Ещё не нашли окончательного решения вопросы критериев выбора, методики, недостаточно исследована также проблема эффективности стандартизации, хотя она имеет в настоящее время первостепенное практическое значение.
Внедрение стандартов в управленческую деятельность будет проходить по двум основным направлениям. Ведущее направление- популяризация стандартов средствами печати, радио и телевидения, проведение лекций и семинаров, издание альбомов форм, а также широкое разъяснение преимуществ стандартных форм документов. Учреждениям и организациям со своей стороны необходимо осуществить ряд организационных мероприятий, способствующих выполнению требований стандартов. К ним относятся, например, издание приказа о внедрении ГОСТов, проведение семинара ответственных исполнителей, специалистов, работников юридической службы и отделов кадров по разъяснению сущности внедряемых стандартов, обеспечение проектирования и изготовлению новых форм бланков.
Стандартизация повышает качество документа как носителя информации в сфере управления. Можно предположить, что она окажет определённое влияние и на качество документа как исторического источника. В документе будет достигнуто значительное уплотнение информации, что непременно отразится на путях и методах его использования исследователями.
В результате применения стандартизированных документов в управленческой деятельности появляется возможность дальнейшего проникновения нормирования в сферу документирования в направлении все более широкой трафаретизации текстов и стандартизации процедурных вопросов документообразования.
Список использованной литературы
1. ГОСТ 1.0-68 «Государственная система стандартизации».
2. ГОСТ 6.38-72 «Система Организационно - распорядительной документации. Основные положения».
3. ГОСТ 6.39-72 «Организационно-распорядительная документация. Формуляр-образец».
4. ГОСТ 19675-74 «Автоматические системы управления. Основные положения. Термины и определения».
5. ГОСТ 6.10.2-75 «Унифицированные системы документации. Термины и определения».
6. ГОСТ 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система Организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
7. ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
8. Анисимов В.М., Арбузова В.С. Делопроизводство в системе государственной службы. М. РАГС. 2000.
9. Васильев М.А. Некоторые аспекты унификации текстов документов, применяемых в процессах управления. В сб. «Научные основы унификации документов управления». Научные труды ВНИИС. М. 1972- С 35.
10. Воробьёв Г.Г. Документ. Информационный анализ. М. 1973.
11. Воробьёв Г.Г. Методика унификации текстов организационно - распорядительной документации (ОРД). М.1973.
12. Газе-Рапопорт М.Г., Сокова А.Н. Уровни и этапы стандартизации документов // В сб.: Унификация документов в автоматизированных системах управления. Подольск. 1974.
13. Каштанов С.М., Курносов А.А. Некоторые вопросы теории источниковедения// Исторический архив.1962. №4. –С 21
14. Кокорев В.И. Государственные стандарты на систему унифицированных внешнеторговых документов// Стандарты и качество.1970.№8- С 56.
15. Лямин Б.Н., Кокорев В.И. Унификация управленческих документов, используемых в АСУ// Советские архивы. 1974.№6- С 27.
16. Малитиков А.С. К вопросу о прогнозировании научных исследований, в области документоведения и архивоведения// Советские архивы.1969.№6.- С 43.
17. Сокова А.Н. К вопросу о документной систематике// Советские архивы.1976.№4-С 16.
18. Сокова А.Н. Стандартизация управленческих документов в ЕГСД// Советские архивы.1971.№1-С 48.
19. Сокова А.Н. Унифицированная система ОРД// Советские архивы.1973.№5-С 26.
20. Тихомиров М.Н. Источниковедение истории СССР с древнейших времён до конца XVIII века.т.1.М. 1962. изд.2-е-С 5.
21. Методика и практика стандартизации. Учебное пособие/ Под ред. В.В. Ткаченко. М. 1967.
22. Шепукова Н.М., Коннова Н.Н. О системном подходе при экспертизе ценности управленческой документации// Советские архивы. 1974.№3- С 33.
23. Яцунский В.К. К вопросу классификации письменных источников в курсе источниковедения истории СССР// Труды МГИАИ. М.1958.т.11-С 44.
Приложение 1.
[1] Методика и практика стандартизации. Учебное пособие. Под ред. В.В.Ткаченко. М., 1967,С.126.
[2] Васильев М.А. Некоторые аспекты унификации текстов документов, применяемых в процессах управления // В сб. «Научные основы унификации документов управления». Научные труды ВНИИС. М., 1972, С.35.
[3] Гаазе-Рапопорт М.Г., Сокова А.Н. Уровни и этапы стандартизации документов // В сб.: «Унификация и стандартизация документов в автоматизированных системах управления». Подольск,1974. С 37.
[4] Гаазе-Рапопорт М.Г., Сокова А.Н. Уровни и этапы стандартизации документов // В сб.: «Унификация и стандартизация документов в автоматизированных системах управления». Подольск,1974. С 38.
[5]Кокорев В.И. Государственные стандарты на систему унифицированных внешнеторговых документов. «Стандарты и качество»М.: 1970, №8. С 56.
[6] Воробьёв Г.Г. Документ. Информационный анализ.М.,1973.
[7] Воробьёв Г.Г. Методика унификации текстов организационно-распорядительной документации (ОРД). М.,1973.
[8] Шепукова Н.М., Коннова Н.Н. О системном подходе при экспертизе ценности управленческой документации // «Советские архивы» 1974, №3 - С 33.
[9]Тихомиров М.Н. Источниковедение истории СССР с древнейших времён до конца XVIII века, т. 1, М. изд. 2-е,1962. –С 5
[10] Яцунский В.К. К вопросу классификации письменных источников в курсе источниковедения истории СССР // «Труды МГИАИ»,т.11. М.,1958.-С 44.
[11] Каштанов С.М., Курносов А.А. Некоторые вопросы теории источниковедения. «Исторический архив», 1962, №4- С 21.
[12] Малитиков А.С. К вопросу о прогнозировании научных исследований в области документоведения и архивоведения // «Советские архивы», 1969, №6,-С 43.
История унификации документов
ВВЕДЕНИЕ
Для достижения информационной совместимости автоматизированных систем управления принято решение о централизованной разработке двенадцати унифицированных систем документации, которые будут использоваться в АСУ на всех уровнях управления. Это стандарты и технические условия, проектно- конструкторская и технологическая документация; проектная документация по капитальному строительству; плановая документация; отчётно-статистическая и первичная учётная документация; бухгалтерская, финансовая и первичная учётная документация бюджетных учреждений; организационно- распорядительная документация; документация по материально- техническому снабжению и сбыту; документация по ценообразованию; документация по внешней торговле; расчётно-денежная документация; документация по торговле. Ответственным за разработку одной из систем – унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД) является Главархив СССР и, в частности, ВНИИДАД.
Поскольку задача создания УСОРД выдвинута впервые, возникает необходимость определить границы и место организационно-распорядительной документации среди других систем, предполагаемое наполнение УСОРД и методологические пути решения темы.
Специалисты в области документации под ОРД понимают всю распорядительную документацию (постановления, приказы, решения, распоряжения), уставы, положения, протоколы, служебные записки, справки, переписку и иную управленческую документацию. Считается, что именно на эти документы разработаны государственные стандарты и, следовательно, создание УСОРД связано лишь с некоторой доработкой, «ужесточением» уже сформулированных в них норм и требований.
Унифицированной системой документации является рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, отвечающих единым правилам и требованиям; Унифицированной системой организационно – распорядительной документации, пригодной для непосредственной обработки средствами вычислительной техники - комплекс взаимосвязанных документов, отвечающих требованиях их обработки на ЭВМ и содержащих необходимую информацию для реализации функции организации систем и процессов управления. Состав УСОРД как по названию видов и разновидностей документов, так и по содержанию информации определяется задачами функции вообще и автоматизированной системы управления в частности. При разработке автоматизированных систем управления такое рассмотрение системы ОРД представляется правильным.
Дата: 2019-12-22, просмотров: 214.
