При отборе проб или образцов товаров должностное лицо таможенного органа оформляет акт взятия проб или образцов в 2-х экземплярах по форме 1. Первый экземпляр акта остается в таможенном органе и хранится вместе с первым экземпляром таможенной декларации и документами к ней либо с делом об административном правонарушении в области таможенного дела, второй - вручается лицу, обладающему полномочиями в отношении товара, если оно установлено, или его представителю. [3, c. 315]

В необходимых случаях взятие проб или образцов производится с участием эксперта или специалиста [1, пункт 1 статьи 383 Кодекса].

Привлечение лица в качестве специалиста осуществляется на договорной основе [1, пункт 2 статьи 384 Кодекса].

Допускается производить отбор проб или образцов товаров должностным лицом таможенного органа в отсутствие декларанта и его представителей, с участием не менее двух понятых [1, пункт 8 статьи 383 Кодекса] в случаях:

- неявки декларанта, иных лиц, обладающих полномочиями в отношении товаров и их представителей по истечении 15 дней со дня предъявления товаров таможенным органам в месте их прибытия на таможенную территорию Российской Федерации или со дня завершения внутреннего таможенного транзита, если декларирование товаров производится не в месте их прибытия;

- существования угрозы государственной безопасности, общественному порядку, жизни и здоровью человека, животным, растениям, с окружающей природной среде, сохранению культурных ценностей и при других обстоятельствах, не терпящих отлагательства.

В том числе, если имеются признаки, указывающие на то, что товары являются легковоспламеняющимися веществами, взрывоопасными предметами, взрывчатыми, отравляющими, опасными, химическими и другими подобными товарами, если товары распространяют зловоние;

- пересылки товаров в международных почтовых отправлениях;

- оставления на таможенной территории Российской Федерации товаров в нарушение таможенного режима, предусматривающего вывоз товаров с такой территории [1, пункт 3 статьи 372 Кодекса].

Факт присутствия понятых отражается в акте взятия проб или образцов.

Письменное разрешение на взятие проб или образцов товаров таможенным органом выдается декларантам, лицам, обладающим полномочиями в отношении товаров, правообладателям, их представителям и сотрудникам других государственных органов, если такое взятие:

- не затрудняет проведение таможенного контроля;

- не изменяет характеристик товаров;

- не влечет за собой уклонение от уплаты таможенных пошлин, налогов или несоблюдение запретов и ограничений, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственном регулировании внешнеторговой деятельности [1, пункт 3 статьи 383 Кодекса].

Письменное разрешение на взятие проб или образцов представляет собой резолюцию начальника таможенного органа, осуществляющего таможенный контроль, либо лица, его замещающего, на заявлении, оформленном в произвольной форме, которое должно содержать сведения о месте и времени взятия проб или образцов товаров.

В разрешении на взятие проб или образцов товаров может быть указано, что взятие проб или образцов допускается при условии присутствия должностных лиц таможенного органа.

После взятия проб или образцов письменное разрешение хранится в таможенном органе вместе с первым экземпляром акта взятия проб или образцов.

При взятии проб или образцов товаров сотрудниками других государственных органов:

- составляется акт по форме 1 в двух экземплярах; первый экземпляр остается в таможенном органе, второй - вручается лицу, обладающему полномочиями в отношении товаров, или его представителю, если они установлены, копия акта вручается представителю государственного органа;

- таможенный орган должен быть поставлен в известность о результатах проведенного исследования проб или образцов товаров, взятых другими государственными органами, и уведомить о них декларанта, лиц, обладающих полномочиями в отношении товара, правообладателя или их представителей [1, пункт 9 статьи 383 Кодекса].

Письменное обращение таких государственных органов в таможенные органы Российской Федерации в этих случаях должны содержать:

- наименование и адрес государственного органа, фамилию, имя, отчество и должность лица, подписавшего обращение;

- основание для взятия проб и образцов товаров;

- местонахождение товара;

- сведения о товаре, в том числе указанные в товаросопроводительных документах;

- идентификационные сведения о транспортных средствах, в которых загружены товары, подлежащие исследованию;

- прочие сведения, необходимые для взятия проб и образцов товаров;

- обязательство немедленного представления в таможенные органы результатов исследования взятых ими проб и образцов товаров после производства такового.

Экземпляр акта взятия проб и образцов товаров, составленного должностным лицом государственных органов Российской Федерации, осуществляющих контрольные функции на таможенной границе Российской Федерации, направляется в соответствующий таможенный орган, в зоне деятельности которого было произведено взятие проб и образцов.

Все расходы, издержки и риск случайной гибели или порчи товара при таком взятии проб и образцов товара относится за счет государственных органов, производивших взятие проб и образцов.

При взятии проб или образцов товаров декларантом, лицами, обладающими полномочиями в отношении товаров, правообладателем, их представителями составляется акт в двух экземплярах по форме 1, первый остается в таможенном органе, второй - вручается лицу, обладающему полномочиями в отношении товаров, или его представителю, если они установлены.

Количество пробы или образца товара (в массе, объеме, штуках и т.д.) определяется минимальным количеством, достаточным для проведения исследований.

При взятии пробы таможенными органами ее разделяют на три равные части: аналитическую, контрольную и арбитражную, каждую из которых:

- маркируют (нумеруют) в соответствии с актом взятия проб или образцов по форме 1;

- снабжают ярлыком обеспечения сохранности по форме 2.

При направлении таможенным органом проб или образцов товаров на исследование их упаковывают в одну тару, пломбируют. Сопроводительные документы помещают в отдельный пакет и опечатывают.

Если товаром является химическое вещество, то пробы должны сопровождаться копиями сопроводительных документов, содержащих сведения о свойствах, токсичности, мерах безопасности, индивидуальных средствах защиты.

Государственные органы, декларанты могут пользоваться услугами специалистов таможенной лаборатории.

Такое привлечение возможно с согласия последней и оплаты таможенной лаборатории этими государственными органами или лицами стоимости таких услуг, согласно заключенному договору и с учетом расценок, установленных действующим законодательством или ФТС Российской Федерации, а также возмещения таможенной лаборатории иных расходов, связанных с этой процедурой.

Специалисты таможенных лабораторий ФТС Российской Федерации оказывают помощь таможенным органам Российской Федерации во взятии проб и образцов товаров, если эта операция осуществляется по инициативе самих таможенных органов, бесплатно.

Ответственность за соблюдение правил техники безопасности при взятии проб и образцов, если их взятие производится должностным лицом таможенного органа Российской Федерации, возлагается на начальника этого таможенного органа.