До інформації як до одного з провідних ресурсів ринкової економіки звернена увага всього людства вже давно. Не випадково в добу ЕОМ і автоматики робота з інформацією і перетворення її в інші ресурси вважається найбільш відповідальним і перспективним видом діяльності.

В бізнесі і підприємництві той, хто перший отримає цінну інформацію, швидко і ефективно її обробить, вкладе в неї свою енергію, волю і капітал, той і забезпечить розвиток фірми. Саме для цього і формується інформаційне середовище організації, створюються АСУ, електронні локальні, корпоративні, глобальні інформаційні керівні системи. І за ними майбутнє.

Великі корпорації, компанії вже давно мають такі системи. Як же створити дещо подібне на мікрорівні – інформаційно-комунікативне середовище фірм малого та середнього бізнесу? Тут обмежені фонди, ресурси, персонал. І технологія роботи таких фірм здійснюється переважно на ситуаційному рівні: може впливати динаміка ризику, конкуренція і т.п.

Є декілька варіантів створення подібної середи (інформаційної системи). І всі вони побудовані на базі аналогової моделі інформаційного менеджменту. Різниця лише в об’ємах, ресурсах, наявності необхідного інформаційно-технологічного обладнання і забезпечення. Найпростіший варіант – наявність на фірмі комп’ютера або декількох, а також досвідченого оператора-програміста .

Інформація із зовнішнього і внутрішнього середовища повинна направлятися оператору постійно:

· По лінії маркетингу, реклами, змін на ринках

· По діяльності постачальників

· По поточному огляду із ЗМІ

· По діяльності самої фірми (зміна цілей, задач, технологій, особливостей роботи персоналу і т.п.)

Оператор створює інформаційний банк даних. За вказівкою керівництва фірми або за власною ініціативою він готує щотижневі огляди на 2-3 сторінках по отриманій інформації. Спільно з іншими працівниками він проводить аналітичну роботу з інформацією, готує проекти документів і рішень.

Найважливішу роль в інформаційному забезпеченні фірми належить інформаційним технологіям як в їхній розробці, так і в широкому придбанні і застосуванні (рис. 1.4)

Рис. 1.4 Інформаційні технології

Треба звикнути до жорстких правил відносно можливостей комп’ютерів, локальних і корпоративних мереж як незалежних «управлінців», «регуляторів» та «інформаторів» в прямому і переносному значенні. Це норма. Комп’ютерні програми дисциплінують і організовують роботу на високому рівні як керівників, так і підлеглих, створюють нові правила і прийоми в їхніх взаємовідносинах на робочих місцях. Вони здатні здійснювати закритий і відкритий аудит підрозділів фірми, успішно розв’язують задачі ефективного документообігу.

Найбільш успішно в інформаційному середовищі фірм малого та середнього бізнесу можуть застосовуватися такі комп’ютерні програми:

Ø Microsoft Office – пакет програм, що реалізують повний комплекс операцій по обробці інформації, в т.ч. економічного характеру.

Ø Word 7.0 – універсальний текстовий редактор, який дозволяє формувати текстові документи, автоматично перевіряти орфографію і граматику, вставляти графіку і дані з інших пакетів Office.

Ø Excel 7.0 – універсальний табличний процесор – зручний засіб автоматизації робіт з даними в табличній формі (списки, бухгалтерські розрахунки). Є можливість побудови з метою аналізу різноманітних діаграм на основі інформації, що міститься в таблицях.

Ø Access 7.0 – універсальна система управління базами даних. Ця програма об’єднує відомості з різних джерел в одній реляційній базі даних.

Ø Power Point 7.0 – універсальна система підготовки презентацій. Дозволяє представити аналіз інформації в формі екранної презентації слайдів з діаграмами, а також анімувати надану інформацію, щоб показати аудиторії динаміку зміни певного процесу.

Ø Outlook 7.0 – система планування справ та переписки. Призначена для різнобічного управління інформацією. До складу Outlook входять: журнал для протоколювання роботи, авто створення для генерації інформаційних елементів, автоархівування.

Ø Фірми зі стабільним розвитком мають можливість побудувати і працювати на локальних комп’ютерних мережах, підключатися до мережі Internet. Деякі до сих пір вважають це дуже дорогою справою, але вони помиляються.. Підключення до Internet дає більш 1000 джерел інформації тільки для бізнесу та підприємництва.[2, с. 132-138]