Проведение ревизий кассы (инвентаризации) обязательно:

• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

• при выявлении фактов хищения, злоупотребления;

• при чрезвычайных ситуациях (пожар, наводнение и пр.);

• при реорганизации или ликвидации организации;

• при смене материально ответственного лица-кассира.

Кроме того, внезапная ревизия кассы должна проводиться в сроки, установленные руководителем организации.

Для производства ревизии приказом руководителя должна быть назначена комиссия, которая осуществляет пересчет денежной налич­ности и денежных документов, находящихся в кассе, и сверяет резуль­тат с данными учета по кассовой книге и составляет акт. В акте указывают сумму недостачи или излишек ценностей в кассе и обстоятельства их возникновения.

Недостача по кассе должна быть взыскана с кассира (с виновного лица), излишек кассы должен быть зачислен в доход организации.

Типичные ошибки.

К наиболее типичным ошибкам, выявляемым при проведении аудиторской проверки кассовых операций, относятся:

1) нарушения в оформлении первичных документов: отсутству­ют подписи директора, руководителя, главного бухгалтера; не ука­заны дата, номер документа, код организации; имеются подчист­ки, исправления; не расшифрована «сумма прописью» и т.д.;

2) неоприходование и присвоение поступивших денежных сумм (из банка, от физических лиц и юридических лиц и т.д.);

3) излишнее списание денег по кассе, неоднократное использо­вание одних и тех же документов (чеков, авансовых отчетов и пр.);

4) списание сумм без оснований и по подложным документам;

5) искажение остатка по кассе на начало дня и на конец дня пу­тем неправильного подсчета итогов в кассовых документах и кас­совых отчетах;

6) некорректное отражение кассовых операций в регистрах син­тетического и аналитического учета;

7) присвоение сумм, законно и незаконно начисленных разным лицам и организациям;

8) присвоение депонированной заработной платы и средств по другим основаниям;

9) ведение расчетов суммами наличных денег, превышающими предельную величину;

10) расчеты с начислением наличных денег без применения конт­рольно-кассовых машин, нарушения правил регистрации их в налоговых органах, нарушения правил эксплуатации контрольно-кассовых машин; превышение лимита остатка денежных средств в кассе;

11) отсутствие подтверждения банка об установленном лимите кассы;

12) отсутствие утвержденной приказом руководителя предприятия инвентаризационной комиссии для проведения инвентаризации кассы;

13) непроведение внезапных ревизий кассы за проверяемый период;

14) отсутствие второго комплекта ключей от кассы и кассового сейфа;

15) не проводилась инвентаризация при смене кассира (например, при уходе в отпуск);

16) не проведена инвентаризация при внезапной болезни кассира и вынужденной замене;

17) отсутствие договора о полной материальной ответственности с кассиром;

18) отсутствие журналов регистрации приходных и расходных кас­совых ордеров;

19) несоблюдение правил ведения кассовой книги;

20) при закрытии платежных ведомостей не составляется реестр депонированных сумм.

Ответственность

Согласно ст. 15.1 «Нарушение порядка работы с денежной на­личностью и порядка ведения кассовых операций Кодекса Россий­ской Федерации об административных правонарушениях» нару­шение порядка работы с денежной наличностью и порядка веде­ния кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установлен­ных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе на­личных денег сверх установленных лимитов, влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 40 до 50 МРОТ; на юридических лиц — от 400 до 500 МРОТ.

На руководителей предприятий, допустивших указанные нару­шения, налагаются административные штрафы в 50-кратном раз­мере МРОТ. Кроме того, ст. 7 Закона о контрольно-кассовых ма­шинах за нарушение порядка применения контрольно-кассовых машин при расчетах с населением установлены следующие штраф­ные санкции:

- расчеты с населением без применения контрольно-кассовых машин — штраф в 50—100-кратном размере МРОТ (согласно по­становлению Конституционного суда РФ от 12.05.1998 г. № 14-П);

- за использование неисправной контрольно-кассовой маши­ны — штраф в 28,6—57,1-кратном размере МРОТ (согласно оп­ределению Конституционного суда РФ от 01.04.1999 г. № 29-0);

- другие виды финансовых санкций.

Аудитор должен довести до сведения лиц, за­ключивших договор на проведение аудиторской проверки, поря­док применения мер ответственности. В этом отношении важно хорошее владение аудиторами нормативными документами и зна­ние арбитражной практики.