В подведомственную организацию вместе с документом на исполнение пересылаются два экземпляра РКК. После исполнения один экземпляр карточки возвращается с указанием даты и содержания исполнения.

В течение всего срока исполнения служба ДОУ регулярно проверяет ход исполнения документа. При небольших сроках исполнения за 3–5 дней до исполнения служба ДОУ напоминает исполнителям о приближении срока исполнения документа. Напоминание может быть сделано по телефону или в виде письменного сообщения. Для рассылки напоминаний можно использовать электронную почту.

Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов должны учитываться и периодически обобщаться , то есть анализироваться. Как правило, сведения о состоянии исполнительской дисциплины обобщаются ежемесячно и представляются в виде сводок со структурой, закрепленной в организации.

На основе результатов анализа разрабатываются и принимаются меры по ускорению исполнения документов, повышению качества исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.

Программы при ведение учёта на ПК

Основные программы, которые используются на персональном компьютере при ведение учёта, это программы Microsoft Office, Microsoft Excel, Microsoft Access, Microsoft PowerPoint и Microsoft Outlook.

Заключение

Учёт документов на предприятии – является важным звеном в работе предприятия (учреждения), и при правильной организации, позволяет осуществлять учёт объёма документов находящихся в организации, их местоположение, к какому типу относятся, их место составления, очерёдность прибытия в организацию, отправления в другие организации или подразделения данной организации. Регистрация документов или учёт данных о документах по установленной форме, обеспечивает контроль, учёт и быстрый поиск документа, а также фиксирует факт их создания, отправления или поступления и на основании которой в последующем проставляются на этих документах делопроизводственный индекс и дата его регистрации.

Контроль за исполнением документов – и принятых решений – одна из важнейших функций управления, целью, которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.

Список литературы

1. Делопроизводство: учеб. Пособие для учащихся нач. проф. Учебных заведений / Л.А.Ленкевич. – М.: Издательский центр «Академия». 2007. – 224 с.

2. Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. Кудряева В.А.. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с.

3. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд. Исправ. и доп. – М.: ООО "Журнал "Управление персоналом", 2003. – 408 с.

4. ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов – М: ИПК Изд-во стандартов, 2000.

5. Оформление документов. Методические рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30-97: Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

6. Давыдова Ж.Н., Рыбаков А.Е. Делопроизводство: Учебно-практическое руководство. – Мн.: Тетрасистемс, 1998.

7. Печникова Т.В., Печникова А.В. Практика работы с документами в организации. Учебное пособие – М.: Ассоциация авторов и издателей “Тандем”. Изд-во ЭКМОС, 1999.

Интернет ресурсы

1. Документальное обеспечение управления и технология создания документов. http://grachev.distudy.ru/Uch_kurs/kod/dou.htm

2. Документационное обеспечение управления: Методические указания к практическим занятиям. http://window.edu.ru/window_catalog/pdf2txt?p_id=1620

3. Современное деловое письмо. http://delopro.info/?%0CSOVREMENNOE_DELOVOE_PISMzMO

4. Стиль документа. http://gramma.ru/DEL/?PHPSESSID=ae709t3bcdc3d404c32afecb9ee4b8df

5. Делопроизводство + http://delpro.narod.ru/index.html

6. Основы делопроизводства. http://www.mdi.ru/products.php?RubriclID=161

7. PRO-Секретариат объединяет профессионалов. http://www.sekretariat.ru/

8. Секретарь-референт. http://www.profiz.ru/sr/rubric/2/

9. Энциклопедия делопроизводства. http://www.termika.ru/dou/mo/ed/index.php

10. Нормативные документы по делопроизводству. http://www.termika.ru/dou/docs/index.php