Учет объема документооборота - осуществляется в целях получения данных для расчета штата персонала делопроизводства, выбора технических средств и корректировки загрузки подразделений и отдельных исполнителей при работе с документами.

В учете объема документооборота учреждения различают следующие потоки документов:

- входящие – поступающие;

- создаваемые – внутренние и отправляемые.

Входящая документация - это документация, поступающая на предприятие от других организаций.

Исходящие документы - это документы, которые предприятие (организация) отправляет другим предприятиям. Исходящая документация - это документы, которые несут в себе информацию, выработанную на предприятии в целях передачи ее в другие организации: письма, справки, отчеты, приказы, телеграммы, телефонограммы и т.п.

Правильная организация документооборота предполагает прямоточность движения документов, т.е. прохождение их кратчайшим путем через наименьшее количество инстанций, исключающее или сводящее к минимуму возвратные перемещения. Необходимо руководствоваться при этом принципом однократного пребывания документа в одной инстанции: каждый документ должен обрабатываться в структурном подразделении или находиться у исполнителя только один раз.

В целях ускорения прохождения и наиболее рациональной обработки создаются схемы движения основных категорий документов внутри учреждения. Это позволяет установить наиболее рациональные маршруты движения документов, определить этапы их обработки, установить на этой основе единый порядок работы с документами. Схемы обработки документов включаются в инструкцию по ведению делопроизводства, разработанную в учреждении.

При обработке поступлении поступающей корреспонденции выделяются следующие этапы:

- приём поступающих документов;

- первоначальная (экспедиционная) обработка документов;

- предварительное рассмотрение и распределение документов;

- регистрация документов;

- рассмотрение документов руководителем (проставление резолюции);

- исполнение документа.

Приём и первоначальная обработка поступающей корреспонденции осуществляется экспедицией, канцелярией или секретарём (в зависимости от категории учреждения), в функции которых входят проверка правильности доставки и целостности вложений, фиксация факта поступления документа в учреждение и подготовка корреспонденции к передаче по назначению.

Проверка правильности доставки осуществляется прочтением адреса на корреспонденции. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности. Для проверки целостности вложений конверты вскрывают. Не подлежат вскрытию конверты с пометкой «лично».

Документы, поступившие не по адресу, следует немедленно переслать по правильному адресу, одновременно уведомляя об этом отправителя. Если в конверте отсутствует документ, который обозначен в описи, об этом следует поставить в известность отправителя. Специальные поступления (телеграммы, телефонограммы, заказные письма) обрабатываются в первую очередь.

На всех поступающих документах проставляется регистрационный штамп (реквизит «отметка о поступлении документа в учреждение»), фиксирующий факт поступления документа в данное учреждение. Его проставляют на первом листе документа, а правом нижнем углу; если конверт не вскрывают, то его проставляют на любой свободной площади лицевой стороны конверта.

В момент поступления документа в организацию в штампе проставляется только дата поступления, а входящий номер – в момент регистрации.

Процедура регистрации документов состоит из двух этапов:

- первый – проставление индекса в штампе для регистрации документов;

- второе – заполнение соответствующей регистрационной формы.

Регистрация документов – процедура регистрации документов состоит из двух этапов: первый – проставление индекса в штампе для регистрации документов и второй – заполнение регистрационной формы.

Регистрация документов – это запись учетных данных о документах по установленной форме, которая обеспечивает учет, контроль и быстрый поиск документа, а также фиксирует факт их создания, отправления или поступления и на основании которой в последующем проставляются на этих документах делопроизводственный индекс и дата регистрации.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения, использования в справочных целях. Среди них – присылаемые из других организаций и от физических лиц и создаваемые – внутренние и отправляемые. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

Основным принципом регистрации является однократность. Каждый документ должен регистрироваться в учреждении только один раз, когда проставляется его индекс. Присылаемые – в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения.

Индексация – это проставление порядкового (регистрационного) номера и необходимых условных обозначений при регистрации, указывающих место создания (исполнения) и хранения документа.

Входящие и исходящие документы должны иметь регистрационные номера, состоящие из порядкового номера документа, условного обозначения структурного подразделения или должностного лица, номера дела, в которое будет подшит документ или его копия. Например, номер документа 01-05/134 включает:

- 01 - индекс структурного подразделения;

- 05 - номер дела по номенклатуре;- 134 - порядковый номер документа по журналу регистрации.

Документы регистрируются в регистрационно-контрольных формах – традиционных (карточная и журнальная) или электронных карточках (журналах).

Карточная форма регистрации используется в учреждениях с объемом документооборота свыше 600 единиц в год. Документ регистрируется на карточке, формат которой А5 или А6. На карточках формата А5, как правило, присутствует календарная шкала, на которой секретарь, может отмечать даты поступления или исполнения документа.

Журнальная форма регистрации применяется в учреждениях с объемом документооборота не более 600 единиц в год. Содержание граф в журнале регистрации аналогично графам регистрационной карточки.