Материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления пользователям Интернета и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав.
© 2018 - 2024
Содержание
Введение
Делопроизводство
Документ и реквизиты
Организация службы делопроизводства
Схема ДОУ службы делопроизводства
Учёт документов на предприятии. Контроль исполнения документов
Правила учёта документов на предприятии
Контроль исполнения документов
Программы при ведение учёта на ПК
Заключение
Список литературы
Введение
Делопроизводство
Делопроизводство - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Предмет «Делопроизводство» является специальной дисциплиной учебного плана при подготовке по профессиям «Секретарь – машинистка», «Секретарь», «Секретарь- референт». Термин «Делопроизводство» характеризует совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и по организации в них документов. Понятием «документ» определяется информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом, в любой организации для использования в своей деятельности. Таким образом, понятия «управление», «информация», «делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны.
Учёт – установление количества чего-нибудь, путём подсчётов. Регистрация с занесением в списки лиц, состоящих где-нибудь. Принятие во внимание чего-нибудь, при учёте всех обстоятельств.
Контроль – цифровые показатели, указывающее количественные пределы выработки плановой продукции, сбора средств, расхода их и т.п., а также проверка и наблюдение с целью проверки (общественный контроль, госконтроль, система государственных органов проверки и т.п.).
Секретарь – это одна из самых распространенных управленческих профессий. В современных словарях «секретарь» определяется как «лицо, ведущее деловую переписку отдельного лица или какого-нибудь учреждения, а также ведущее делопроизводством».
Условно работу секретаря можно разделить на две чести:
1) работа с документами (информационно-документационное обслуживание);
2) организационная работа (бездокументальное обслуживание), обычно на эти работы секретарь тратит от 55 до 60% своего рабочего времени.
Документы нужно не только составить и оформить, но и передать, сохранить, быстро найти в случае необходимости. Поэтому в работе любого секретаря так много места отводится, прежде всего, работе с документами. Которая требует специальных знаний и навыков, например: знание ГОСТа Р 6.30-2003; умение составлять и оформлять документы и др.
Документ и реквизиты
Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать.
Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа.
Чёткое оформление и работа с документами гарантируют организации её устойчивое положение в бизнесе, так как документ, т.е. зафиксированная информация, имеющая юридическую силу, служит основным доказательством того или иного факта при решении хозяйственных споров с партнёрами по бизнесу в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками предприятия.
Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, характеризующих документ, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа. Для многих документов число реквизитов строго ограниченно, отсутствие или не правильное указание какого-либо реквизита делает документ недействительным. Для ряда документов, выдаваемых органами государственной власти и государственного управления, состав реквизитов установлен законодательными и нормативными актами. Страницы номеруются со второй, посередине верхнего поля и арабскими цифрами - без знаков препинания, без указания слова «страница» или его сокращенных вариантов-«с», стр.
Бланки могут быть изготовлены типографическим способом, с помощью средств оперативной полиграфии, также средств вычислительной техники. Исключительно типографским способом должны быть изготовлены бланки с изображением Государственного герба Российской Федерации или герба субъекта Российской Федерации.
Устанавливают два варианта реквизитов на бланках: угловой и продольный. В пределах границ зон расположения, реквизиты - размещают одним из способов:
- центрированным - начало и конец каждой из строки реквизита равноудалены от границ зон расположения реквизита.
- флаговым - каждая строка реквизита выравнивается по левой границе зоны расположения реквизитов.
При организации контроля важно, чтобы исполнитель получил документ вовремя, поскольку контроль исполнения документа начинается с момента его постановки на контроль. Для того чтобы служба контроля была уверена в том, что документ передан исполнителю, последнему необходимо расписаться в получении документа на РКК (регистрационно-контрольной карточке), предназначенной для контрольной картотеки, или в регистрационном журнале. Для этого работник, который несет ответственность за передачу документов исполнителям, направляет исполнителю документ с двумя экземплярами РКК; один экземпляр остается в подразделении, другой (экземпляр службы контроля) с росписью исполнителя возвращается в службу контроля и ставится в первый раздел контрольной картотеки. Если исполнителю документ передается в виде электронного файла по локальной корпоративной сети, должна быть предусмотрена отправка в службу ДОУ уведомления о прочтении. Получение такого уведомления будет означать, что исполнитель получил документ.
В течение всего срока исполнения служба ДОУ регулярно проверяет ход исполнения документа. При небольших сроках исполнения за 3–5 дней до исполнения служба ДОУ напоминает исполнителям о приближении срока исполнения документа. Напоминание может быть сделано по телефону или в виде письменного сообщения. Для рассылки напоминаний можно использовать электронную почту.
Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов должны учитываться и периодически обобщаться , то есть анализироваться. Как правило, сведения о состоянии исполнительской дисциплины обобщаются ежемесячно и представляются в виде сводок со структурой, закрепленной в организации.
На основе результатов анализа разрабатываются и принимаются меры по ускорению исполнения документов, повышению качества исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.
Заключение
Учёт документов на предприятии – является важным звеном в работе предприятия (учреждения), и при правильной организации, позволяет осуществлять учёт объёма документов находящихся в организации, их местоположение, к какому типу относятся, их место составления, очерёдность прибытия в организацию, отправления в другие организации или подразделения данной организации. Регистрация документов или учёт данных о документах по установленной форме, обеспечивает контроль, учёт и быстрый поиск документа, а также фиксирует факт их создания, отправления или поступления и на основании которой в последующем проставляются на этих документах делопроизводственный индекс и дата его регистрации.
Контроль за исполнением документов – и принятых решений – одна из важнейших функций управления, целью, которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.
Список литературы
1. Делопроизводство: учеб. Пособие для учащихся нач. проф. Учебных заведений / Л.А.Ленкевич. – М.: Издательский центр «Академия». 2007. – 224 с.
2. Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. Кудряева В.А.. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с.
3. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд. Исправ. и доп. – М.: ООО "Журнал "Управление персоналом", 2003. – 408 с.
4. ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов – М: ИПК Изд-во стандартов, 2000.
5. Оформление документов. Методические рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30-97: Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
6. Давыдова Ж.Н., Рыбаков А.Е. Делопроизводство: Учебно-практическое руководство. – Мн.: Тетрасистемс, 1998.
7. Печникова Т.В., Печникова А.В. Практика работы с документами в организации. Учебное пособие – М.: Ассоциация авторов и издателей “Тандем”. Изд-во ЭКМОС, 1999.
Интернет ресурсы
1. Документальное обеспечение управления и технология создания документов. http://grachev.distudy.ru/Uch_kurs/kod/dou.htm
2. Документационное обеспечение управления: Методические указания к практическим занятиям. http://window.edu.ru/window_catalog/pdf2txt?p_id=1620
3. Современное деловое письмо. http://delopro.info/?%0CSOVREMENNOE_DELOVOE_PISMzMO
4. Стиль документа. http://gramma.ru/DEL/?PHPSESSID=ae709t3bcdc3d404c32afecb9ee4b8df
5. Делопроизводство + http://delpro.narod.ru/index.html
6. Основы делопроизводства. http://www.mdi.ru/products.php?RubriclID=161
7. PRO-Секретариат объединяет профессионалов. http://www.sekretariat.ru/
8. Секретарь-референт. http://www.profiz.ru/sr/rubric/2/
9. Энциклопедия делопроизводства. http://www.termika.ru/dou/mo/ed/index.php
10. Нормативные документы по делопроизводству. http://www.termika.ru/dou/docs/index.php
Содержание
Введение
Делопроизводство
Документ и реквизиты
Организация службы делопроизводства
Дата: 2019-05-28, просмотров: 151.