Инвентаризация основных средств проводится в соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина Российской Федерации от 13.06.95 г. №49.

Инвентаризация основных средств осуществляется комиссией при обязательном участии материально ответственных лиц.

Инвентаризация основных средств заключается в проверке их фактического наличия в натуре по местонахождению или месту эксплуатации.

До начала инвентаризации рекомендуется проверить:

- наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных книг, описей и других регистров аналитического учета;

- наличие и состояние технических паспортов или другой технической документации;

- наличие документов на основные средства, сданные или принятые организацией в аренду и на хранение.

При отсутствии документов необходимо обеспечить их получение или оформление.

При обнаружении расхождений и неточностей в регистрах бухгалтерского учета или технической документации должны быть внесены соответствующие исправления и уточнения.

При инвентаризации основных средств комиссия производит осмотр объектов и заносит в описи полное их наименование, назначение, инвентарные номера и основные технические или эксплуатационные показатели. При инвентаризации зданий, сооружений и другой недвижимости комиссия проверяет наличие документов, подтверждающих нахождение указанных объектов в собственности организации. Проверяется также наличие документов на земельные участки, водоемы и другие объекты природопользования, находящиеся в собственности организации.

При выявлении объектов, не принятых на учет, а также объектов, по которым в регистрах бухгалтерского учета отсутствуют или указаны неправильные данные, характеризующие их, комиссия должна включить в опись правильные сведения по этим объектам.

Основные средства вносятся в описи по наименованиям в соответствии с прямым назначением объекта. Если объект подвергался восстановлению, реконструкции, или переоборудованию и вследствие этого изменилось прямое его назначение, то он вносится в опись под наименованием, соответствующим его новому назначению.

Если комиссией установлено, что работы капитального характера (надстройка этажей и т. д.) или частичная ликвидация строений и сооружений (слом отдельных конструктивных элементов) не отражены в бухгалтерском учете, необходимо по соответствующим документам определить сумму увеличения или снижения балансовой стоимости объекта и привести в описи данные о произведенных изменениях.

Машины, оборудование и транспортные средства заносятся в описи индивидуально с указанием заводского инвентарного номера по техническому паспорту организации изготовителя, года выпуска, назначения, мощности и т.д. Однотипные предметы хозяйственного инвентаря и инструменты одинаковой стоимости, поступившие одновременно в одно из структурных подразделений организации и учитываемые в типовой инвентарной карточке группового учета, в описях приводятся по наименованиям с указанием количества этих предметов.

Основные средства, которые в момент инвентаризации находятся вне места нахождения организации (находящиеся в дальних рейсах машины, речные суда и т.п.) инвентаризуются до момента временного их выбытия.

На основные средства, не пригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, инвентаризационная комиссия составляет отдельную опись с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин, приведших эти объекты к непригодности (порча, полный износ и т.п.).

Для отражения фактического наличия основных средств в местах нахождения и на всех этапах их движения в организации применяется инвентаризационная опись основных средств (ф. №ИНВ –1).

Инвентаризационная опись составляется в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами комиссии отдельно по каждому месту хранения ценностей и лицом, ответственным за сохранность основных средств. Один экземпляр передается в бухгалтерию для составления сличительной ведомости, другой остается у материально ответственного лица.

До начала инвентаризации от каждого лица или группы, отвечающих за сохранность ценностей, берется расписка. Расписка включена в заголовочную часть формы.

Описи составляются отдельно по группам основных средств (производственного и непроизводственного назначения).

На основные средства, принятые в аренду, опись составляется в трех экземплярах отдельно по каждому арендодателю с указанием срока аренды. Один экземпляр инвентаризационной описи высылают в адрес арендодателя.

Данные инвентаризационных описей используются для составления сличительных ведомостей, в которых фактические данные описей сопоставляются с учетными данными.

Сличительные ведомости составляются при выявлении расхождений между данными бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей.

Для отражения результатов инвентаризации основных средств, по которым выявлены отклонения от учетных данных, применяется сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств, нематериальных активов (ф. № ИНВ –18).

На основные средства, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении) составляются отдельные сличительные ведомости.

Сличительная ведомость составляется в двух экземплярах бухгалтером, один из которых хранится в бухгалтерии, другой передается материально ответственному лицу.

Результаты инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств отражаются в акте инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств (ф. № ИНВ-10), в данной форме объединены показатели инвентаризационных описей (актов) и сличительных ведомостей.

Акт инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств применяется при инвентаризации незаконченных ремонтов зданий, сооружений, машин, оборудования, энергетических установок и других объектов основных средств. Акт составляется в двух экземплярах на основании проверки состояния ремонтных работ в натуре. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию, другой – материально ответственному лицу.

 Акты и инвентаризационные описи подписываются членами комиссии и материально ответственными лицами.

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации (проводимой перед составлением годовой бухгалтерской отчетности) – в годовом бухгалтерском отчете.

При выявлении излишков и недостач основных средств материально ответственные лица должны дать соответствующие объяснения.

Выявленные излишки основных средств принимаются к бухгалтерскому учету по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации и зачисляются на финансовые результаты организации.

Отражение учета излишек основных средств выявленных при инвентаризации на счетах бухгалтерского учета:

Дт 08 Кт 91-1 – отражена рыночная стоимость неучтенного объекта основных средств, выявленная при инвентаризации;

Дт 01   Кт 08 – объект основных средств принят к учету по первоначальной стоимости;

Дт 91-9 Кт 99 – определен финансовый результат (прибыль) при принятии к учету неучтенного объекта основных средств.

По основным средствам все недостачи должны относиться на виновных лиц. Если виновные лица отсутствуют, то данное обстоятельство должно подтверждаться соответствующими документами. В документах, представляемых для оформления списания недостач должны быть решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц либо отказ на взыскание ущерба с виновных лиц.

Отражение учета недостач основных средств выявленных при инвентаризации на счетах бухгалтерского учета:

Дт 01 субсчет «Выбытие основных средств» Кт 01 – списана первоначальная стоимость недостающего объекта основных средств, выявленного при инвентаризации;

Дт 02 Кт 01 субсчет «Выбытие основных средств» – списана сумма амортизации, начисленная по недостающему объекту основных средств;

Дт 94 Кт 01 субсчет «Выбытие основных средств» – списана остаточная стоимость недостающего объекта основных средств;

Дт 73-2 Кт 94 – сумма недостачи отнесена на виновное лицо;

Дт 73-2 Кт 91-1 – отражено превышение суммы недостачи, подлежащей взысканию с виновного лица, над фактической суммой недостачи;

Дт 50, 70 Кт 73-2 – отражено возмещение суммы ущерба виновным лицом;

Дт 91-9 Кт 99 – определен финансовый результат (прибыль).

Дт 91-2 Кт 94 – списан ущерб от недостачи объекта основных средств (при отсутствии конкретных виновников, а также при наличии недостач основных средств, во взыскании которых отказано судом вследствие необоснованности исков);

Дт 99 Кт 91-9 – определен финансовый результат (убыток).