Построение графических образов в Excel  в значительной степени автоматизировано. Инструментом автоматизации является Мастер диаграмм, который ведет диалог с пользователем в пределах своей терминологии. При этом используются термины — Точка данных, Легенда, Маркер, Формула рядов,  Ось, Переменная, Значение, Диапазон значений.

Графический образ, интерпретирующий числовые данные ячеек электронной таблицы, строится из типовых элементов — точек, штрихов, линий, полос, столбцов, секторов и др. Это — маркеры. Все диаграммы, кроме круговой, имеют две оси — горизонтальную (ось X называется осью категорий) и вертикальную (ось У называется осью значений).

При многовариантном поиске приемлемого вида графического образа описывается сразу достаточно большой диапазон значений электронной таблицы. Тогда появляется возможность одновременной работы сразу с несколькими Рядами и строить объемные графические образы. В этом случае данные каждого Ряда располагаются параллельно оси 2, поэтому ее называют осью рядов.

Любой графический образ имеет в качестве основной структурной единицы переменную с числовыми данными — значениями. Если из выделенного блока исключить имена строк и имена столбцов, то оставшиеся ячейки будут содержать значения Ряда и образуют диапазон значений, т.е. строки или столбцы рабочего листа.

Легенда - это подпись, определяющая закраску или цвета точек данных или категорий диаграмм.

ТИПЫ ДИАГРАММ

В Excel можно построить внедренные диаграммы и диаграммы на отдельных листах диаграмм.

Внедренные диаграммы создаются на рабочем листе рядом с таблицами, данными и текстом. Внедрение диаграмм имеет смысл при создании отчетов, для демонстрации диаграмм рядом с данными, по которым они построены. Перед внедрением диаграммы необходимо подготовить место, вставив строки, столбцы или ячейки.

Для работы с диаграммой отдельно от данных на рабочем листе можно построить ее на отдельном листе диаграмм. Этот лист помещается в активную рабочую книгу и сохраняется вместе с ней. Диаграмма на отдельном листе удобна, если, например, нужно вывести ее на печать.

Если выделить данные и нажать клавишу F 11, Excel создает диаграмму на листе диаграмм, используя тип диаграммы по умолчанию.

Гистограммы. В качестве маркеров используются вертикальные столбцы, чтобы создать впечатление отдельных измерений, относящихся к разным интервалам времени. Категории располагаются по горизонтали, а значения - по вертикали. Этот тип диаграмм будет лучшим выбором, если отображается информация, собираемая через регулярные интервалы времени.

Линейчатые. Очень похожи на гистограммы за исключением того, что осью категорий является вертикальная ось (Y), а осью значений - горизонтальная ось (X). Используются в основном для сопоставления отдельных значений в определенный момент времени. Горизонтальное расположение полос позволяет подчеркнуть положительные или отрицательные отклонения от некоторой величины. Линейная диаграмма с накоплением показывает вклад отдельных элементов в общую сумму.

Графики. Отображают зависимость данных (ось Y) от величины, которая меняется с постоянным шагом (ось X).

Круговые. Отображают соотношение частей и целого. Строятся только по одному ряду данных, первому в выделенном диапазоне. Эту диаграмму следует использовать, когда компоненты в сумме составляют 100%. Сектора круговой диаграммы можно выдвинуть из общего круга, чтобы подчеркнуть точки данных, которые они отображают. Трудно делать сопоставление частей круговой диаграммы, если их больше пяти. Для облегчения работы с маленькими долями диаграммы в основной диаграмме их можно объединить в один элемент, а затем разбить их в отдельную диаграмму рядом с основной.

Точечные. Предназначены для демонстрации тенденции изменения данных при неравных интервалах времени или других интервалах измерения, отложенных по оси категорий. Используются для представления дискретных измерений по осям X и Y. Многие научные и технические данные представляются точечными диаграммами.

Диаграммы с областями. Позволяют проследить непрерывное изменение суммы значений всех рядов данных и вклад каждого ряда в эту сумму.

К ольцевые. Сравнивают вклад частей в целое, однако, в отличие от круговых диаграмм, в них могут быть представлены два и более ряда данных. Каждое кольцо в кольцевой диаграмме представляет отдельный ряд данных. Когда необходимо различать точные процентные соотношения, лучше использовать гистограмму с ее осью значений.

Лепестковые. Используются, чтобы показать соотношения отдельных рядов данных, а также одного определенного ряда данных и всех остальных рядов. Каждая категория имеет собственную ось координат. Точки данных располагаются вдоль луча. Линии, соединяющие точки данных одного ряда, охватывают площадь, характеризующую совокупность значений в этом ряду. Трудны для восприятия и интерпретации.

Поверхности. Подобно топографическим картам показывают низкие и высокие точки поверхности. Это превосходный способ наглядного представления высоких и низких значений в наборе данных, который зависит от двух переменных. Форматы предлагают объемные отображения в виде каркаса и в виде поверхности. Диаграмма с поверхностью представляет собой натянутую на точки поверхность. Одинаковым цветом закрашены области, принадлежащие одному интервалу величин по вертикальной оси значений (Z). На диаграмме в виде проволочного каркаса проще сравнивать точки данных, которые могут быть скрытыми на диаграмме с поверхностью. Цветная контурная диаграмма и контурная диаграмма являются проекциями поверхности на плоскость и служат как бы топографическими картами, на которых изменения в высоте по оси значений обозначены только цветом или только контуром Диаграмму с поверхностью можно поворачивать и видеть ее с разных точек зрения. Для этого нужно щелкнуть по одному из углов на любой оси диаграммы. После появления черных маркеров во всех углах области построения можно перетаскивать любой из них до получения желаемого ракурса.

Третье значение представляется размером пузырька. Для построения пузырьковой диаграммы необходимо три строки или столбца значений: один - для значений по оси X, один — для значений по оси Y и один - для размера пузырька. Можно использовать, например, для сравнения цены, сроки эксплуатации и количество выходящих за это время из строя компьютеров.

Биржевые. Используются для отображения изменения курса акций во времени. Можно отображать следующие данные:

· самый высокий курс, самый низкий курс и курс закрытия;

· курс открытия, курс закрытия, самый высокий курс и самый низкий курс;

· объем, высокий курс, низкий курс и курс закрытия;

· объем, курс открытия, высокий курс, низкий курс и курс закрытия.

Пузырьковые. Позволяют отображать на плоскости наборы данных из трех значений. Первые два значения откладываются по оси категории (X) и по оси значений (Y) так же, как и при построении XY-точечных .

При выборе одного из форматов биржевой диаграммы, который отображает вместе с курсами и объем, создаются две оси значений: одна - для объема, представляемого на диаграмме столбцами, другая - для курсов, изображаемых вертикальными линиями.

Цилиндрические, конические, пирамидальные. Объемные варианты гистограмм и линейчатых диаграмм. Маркеры, используемые в диаграмме, придадут эффект всей диаграмме. Однако эти виды диаграмм не добавляют новой информации к представлению данных на обычных объемных диаграммах.