3.1. Документальное оформление учета расчетов с бюджетом по налогу на доходы с физических лиц

В ООО «Корпорация «Мир» учет доходов, полученных от него работниками предприятия, ведется в соответствии с пунктом 1 статьи 230 НК РФ.

Учет ведется в налоговых карточках установленного образца, форма которых утверждена Приказом МНС России от 31.10.2003 N БГ-3-04/583.

Форма N 1-НДФЛ налоговой карточки по учету доходов и налога на доходы физических лиц предназначена для учета налоговыми агентами персонально по каждому налогоплательщику - физическому лицу:

- доходов, полученных им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение, которыми у него возникло, а также доходов в виде материальной выгоды, подлежащих включению в налоговую базу для исчисления сумм налога на доходы физических лиц;

- налоговой базы отдельно по каждому виду доходов, в отношении которых установлены различные налоговые ставки;

- суммы налоговых вычетов, уменьшающих налоговую базу;

- сумм исчисленного и удержанного налога по каждому виду налоговой базы и общей суммы налога, исчисленной и удержанной за текущий налоговый период;

- сумм доходов, полученных налогоплательщиком от реализации имущества, принадлежащего ему на праве собственности, независимо от вида имущества и суммы полученного дохода;

- результатов перерасчета налоговой базы и суммы налога за прошлые налоговые периоды, произведенного в отчетном налоговом периоде.

Согласно Приказу МНС России от 31.10.2003 N БГ-3-04/583 налоговая карточка ведется по каждому физическому лицу, получившему доход у данного источника выплаты, в т.ч. по индивидуальным предпринимателям (включая частных нотариусов, частных охранников, частных детективов), - по выплатам за приобретенные у них товары, продукцию или выполненные ими работы.

В налоговой карточке налоговым агентом отражаются все доходы, полученные налогоплательщиком в налоговом периоде и подлежащие учету при определении налоговой базы, включая доходы, в отношении которых предусмотрены налоговые вычеты. Доходы, определяемые в соответствии с положениями гл. 23 НК РФ как не подлежащие налогообложению, независимо от их суммы в налоговой карточке не отражаются.

Если из дохода налогоплательщика по его распоряжению, по решению суда или иных органов производятся какие-либо удержания, такие удержания при заполнении налоговой карточки не учитываются.

В налоговой карточке все суммовые показатели отражаются в рублях и копейках через десятичную точку, за исключением сумм налога на доходы. Суммы налога исчисляются и отражаются в полных рублях. Сумма налога менее 50 коп. отбрасывается, а 50 коп. и более округляются до полного рубля.

Доходы (расходы, принимаемые к вычету налоговыми агентами) налогоплательщика, выраженные (номинированные) в иностранной валюте, пересчитываются в рубли по курсу Банка России, установленному на дату фактического получения доходов (на дату фактического осуществления расходов).

Исчисление налоговой базы и суммы налога производится без учета доходов, одновременно получаемых налогоплательщиком от других налоговых агентов.

Налоговый учет по НДФЛ в ООО «Корпорация «Мир» имеет одноуровневую структуру, т. е. ведется только в форме первичных документов налогового учета, данные из которых затем в аналитических регистрах налогового учета не обобщаются.

На предприятии ООО «Корпорация «Мир» расчет суммы налога на доходы физических лиц, подлежащей уплате в бюджет за месяц, осуществляется в следующей последовательности:

На основании табелей учета рабочего времени, распоряжений руководителя, листков временной нетрудоспособности и других аналогичных документов начисляется заработная плата работникам списочного состава предприятия. Суммы начисленной заработной платы и других выплат отражаются в лицевом счете каждого работника и в расчетно-платежной ведомости.

На каждое физическое лицо заполняются сведения в индивидуальной карточке нарастающим итогом с начала года: сумма облагаемых и не облагаемых налогом выплат, размер налоговых вычетов.

На основании этих документов заполняется Карточка доходов физического лица, являющаяся, первичным документом налогового учета.

В настоящее время в ООО «Корпорация «Мир» действуют следующие унифицированные формы по учету кадров:

N Т-1 "Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу", N Т-2 "Личная карточка работника", N Т-3 "Штатное расписание", N Т-5 "Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу", N Т-6 "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику".

Кроме того, Постановлением Госкомстата России N 1 утверждены унифицированные формы по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда:

N Т-12 "Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда", N Т-13 "Табель учета рабочего времени", N Т-49 "Расчетно-платежная ведомость", N Т-51 "Расчетная ведомость", N Т-53 "Платежная ведомость", N Т-54 "Лицевой счет", N Т-60 "Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику", N Т-61 "Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)".

Особенность оформления вышеуказанных документов обусловлена тем, что они являются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет, и источником для налоговой отчетности. Поэтому при их оформлении учитываются требования Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности в Российской Федерации, а также Федерального закона "О бухгалтерском учете".

Кроме того, для оформления хозяйственных операций и для внутренней бухгалтерской отчетности на предприятии применяются формы первичных документов, содержащие обязательные реквизиты, установленные законодательством, разработанные внутри предприятия и утвержденные главным бухгалтером предприятия.

Прием нового сотрудника начинается с того, что он пишет заявление о приеме на работу на имя руководителя организации (генерального директора, исполнительного директора, управляющего и т.д.). После этого оформляются трудовой договор и приказ о приеме на работу. Следует отметить такой момент. Зачастую кадровики оформляют сначала приказ о приеме на работу, а уже потом трудовой договор, объясняя это тем, что так проще. Это неправильно. Согласно ст. 68 Трудового кодекса РФ именно трудовой договор имеет главенствующее значение, поскольку приказ о приеме на работу должен быть оформлен на основании трудового договора.

Трудовым законодательством РФ установлено, что трудовой договор должен быть заключен в письменной форме. Тем не менее работодателю следует учесть, что трудовой договор считается заключенным с того момента, как работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя. Работодатель обязан оформить трудовой договор в письменной форме в течение трех дней со дня фактического допущения работника к работе (ч. 2 ст. 67 Трудового кодекса РФ). Если трудовой договор не будет подготовлен к этому моменту, то это является упущением только работодателя. За несоблюдение указанной обязанности работодатель может быть привлечен к административной ответственности.

Трудовой договор в ООО «Корпорация «Мир» составляется в двух экземплярах, один из которых передается работнику, а другой хранится у работодателя.

При заключении трудового договора работодатель вправе потребовать у работника предъявления следующих документов:

- паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

- трудовой книжки, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

- страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые;

- документов воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

- документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний или специальной подготовки.

Приказ о приеме на работу содержит следующие данные:

- фамилию, имя и отчество работника;

- дату приема на работу;

- должность, на которую принимается работник;

- подразделение, в котором будет работать работник и в котором по штатному расписанию числится должность;

- сведения об окладе (может быть указано, что оклад соответствует штатному расписанию, однако в трудовом договоре заработная плата должна быть указана обязательно);

- срок, на который принимается работник (если это срочный трудовой договор);

- наличие или отсутствие испытательного срока.

Если каких-то из обязательных сведений в приказе не будет содержаться, это может в спорных ситуациях сказаться негативно на положении работодателя. Так, например, если в договоре не будет указана информация об испытательном сроке, а сотрудник в течение первых двух месяцев покажет неудовлетворительные результаты работы, работодатель не сможет его уволить без объяснения причин. В случае если такая информация в приказе (и трудовом договоре) будет содержаться, работодатель имеет на это право.

Трудовая книжка является обязательной как для работника, так и для ООО «Корпорация «Мир». Работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, если для работника эта работа является основной.

Согласно п.4 ст.226 НК РФ удержание начисленной суммы НДФЛ в ООО «Корпорация «Мир» производится непосредственно из доходов налогоплательщиков за счет любых денежных средств, выплачиваемых ему организацией, при их фактической выплате.

В конце года на каждого работника организации составляется справка о доходах физического лица по форме № 2-НДФЛ, утвержденной приказом ФНС РФ от 22.12.2009 №ММ-7-3/708 «Об утверждении форм отчетности по налогу на доходы физических лиц». Справка о доходах представляются в налоговую инспекцию ежегодно не позднее 1 апреля года, следующего за отчетным.

Данные для составления формы 2-НДФЛ берутся на основании налоговой карточки формы 1-НДФЛ. В Справке отражаются сведения о доходах, выплаченных налоговым агентом - источником дохода физическому лицу, суммах вычетов, суммах исчисленного и удержанного этим источником выплаты налога.

Заполнение формы 2-НДФЛ производится в ООО «Корпорация «Мир» в соответствии с правилами, изложенными в приложении к этой форме.

В ней отражаются:

вся сумма дохода, полученного физическим лицом в налоговом периоде в денежной и натуральной формах и в форме материальной выгоды;

сумма предоставленных стандартных и профессиональных вычетов;

сумма исчисленного и удержанного налога;

сумма налога, возвращенного (зачтенного) налогоплательщику в связи с перерасчетом за прошлые налоговые периоды;

сумма налога, переданного на взыскание в налоговый орган.

В листе 2 справки также указываются суммы выплаченные налогоплательщикам-резидентам за проданное имущество, находившееся в их собственности. Если показатель, предусмотренный справкой, отсутствует, то поле такого показателя не заполняется и не прочеркивается.

Все суммы, кроме сумм налога на доходы, отражаются в рублях и копейках через десятичную точку. Если в показателе отсутствуют копейки, то при заполнении справки на бумажном носителе в таком показателе после десятичной точки проставляют два нуля. Суммы налога на доходы отражают в целых рублях.

Справка по форме 2-НДФЛ должна быть изготовлена на неповрежденном бланке, ее нельзя прокалывать дыроколом или скреплять стиплером. В Приложении 1 приведен пример заполненной формы №2-НДФЛ в ООО «Корпорация «Мир».

Для получения социального налогового вычета на пенсионное обеспечение необходимо подать в налоговую инспекцию декларацию (форма N 3-НДФЛ) и письменное заявление на вычет. К заявлению надо приложить договор с негосударственным пенсионным фондом или страховой компанией, документы на оплату взносов и справку с места работы (форма N 2-НДФЛ). Максимальная сумма вычета на пенсионное обеспечение равна 120 000 руб.

Если в течение одного календарного года сотрудник оплачивал обучение, лечение и пенсионное обеспечение, то он сам выбирает, какие расходы и в какой сумме учесть в пределах максимальной величины.

При выплате сотруднику заработной платы по основному месту работы работодатель, удерживая НДФЛ, как правило, предоставляет этому работнику стандартные налоговые вычеты. Стандартные налоговые вычеты предоставляются налогоплательщику за каждый месяц налогового периода (календарного года), в течение которого отношения между работником и работодателем определялись трудовым договором (контрактом). Таким образом, налоговая база по НДФЛ ежемесячно уменьшается на сумму положенного работнику стандартного налогового вычета.

Стандартные налоговые вычеты предоставляются только налогоплательщикам - резидентам Российской Федерации, которые получали в отчетном налоговом периоде доходы, облагаемые НДФЛ по ставке 13 процентов.

Стандартные налоговые вычеты в ООО «Корпорация «Мир» предоставляются на основании письменного заявления налогоплательщика. К заявлению необходимо приложить документы, подтверждающие право налогоплательщика на установленные стандартные вычеты.

Образец (бланк) заявления представлен в Приложении 2.

Если налогоплательщик при поступлении на работу не представил в бухгалтерию заявление на стандартные вычеты, то ООО «Корпорация «Мир» вычеты ему не предоставляет даже в том случае, если известно, что указанное место работы является основным и единственным для работника.

У ООО «Корпорация «Мир» четыре учредителя. Все они являются налоговыми резидентами.

Каждому учредителю принадлежит по 25% уставного капитала.

По итогам 2009 года чистая прибыль фирмы составила 25 258 тыс. руб. На общем собрании учредителей было решено: 10% прибыли направить на выплату дивидендов. Сумма дивидендов каждого учредителя составила - 631450 руб. (25258 тыс. руб.*10%/4).

С дивидендов каждого учредителя бухгалтер удержал НДФЛ в сумме 56830,5 руб. (631450 руб. x 9%). На руки каждый учредитель получил 574619,5 руб. (631450 – 56830,5).

15 мая бухгалтер сделал проводки:

Дебет 84 Кредит 75

- 2525,8 тыс. руб. - начислены дивиденды учредителям;

Дебет 75 Кредит 68, субсчет "Расчеты по налогу на доходы физических лиц",

- 227322 руб. - начислен НДФЛ на дивиденды учредителей;

Дебет 75 Кредит 51

- 2298478 руб. - выплачены дивиденды учредителям.