Для непрерывного отражения объектов бухгалтерского учета необходимо фиксировать каждую хозяйственную операцию. Все финансово-хозяйственные операции должны быть оформлены на основании должным образом составленных оправдательных документов. С этой целью применяется элемент метода бухгалтерского учета – документация. Документация служит основанием для последующих бухгалтерских записей и обеспечивает точность, достоверность, бесспорность учетных показателей, а также возможность их контроля. Она используется для организации сплошного и непрерывного учета оборота средств предприятия, источников их формирования и операций с ними. При помощи документации осуществляется первичное наблюдение и учетное отражение хозяйственных операций, закрепляется ответственность работника за полученные ценности.

Первичный документ – оправдательный документ по совершению хозяйственной операции (письменное доказательство), на основании которого ведется бухгалтерский учет. Документ – основа и начало учетных записей, средство при помощи которого осуществляются финансово-хозяйственная деятельность, оперативное руководство и управление организацией.

Документы имеют правовое значение, они используются в качестве доказательства при спорах между организациями и лицами. Правильно и своевременно оформленные документы имеют доказательную силу в арбитраже и судебных инстанциях. Документы служат основанием для судебно-бухгалтерской экспертизы, проводимой по решению прокуратуры, суда, арбитража, по решению следственных органов.

Документы имеют также контрольное значение, так как дают возможность предупреждать случаи хищения, контролируя сохранность ценностей. Они являются основой при проведении аудиторских проверок, документальных ревизий, анализа результатов работы организации.

Все документы имеют реквизиты (от латинского reguisitum – нужное, требуемое), т.е. показатели, характеризующие хозяйственную операцию. Реквизиты бывают обязательные и дополнительные. К обязательным реквизитам относятся: наименование документа, наименование организации, содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции, подписи лиц, ответственных за эту операцию, и др. К дополнительным реквизитам относятся: адрес и телефон организации, указание сторон, участвующих в совершении данной операции, и др.

Основными направлениями совершенствования документации являются унификация и стандартизация.

Унифицированные документы – это типовые документы, утвержденные в установленном порядке и предназначенные для оформления однородных операций в организациях с различной формой собственности и различными отраслевыми особенностями. Унификация форм первичной учетной документации имеет большое значение при совершенствовании учета, так как устанавливает и закрепляет единые требования к их составлению, систематизирует учет, устраняет произвольные и устаревшие формы, способствует рациональной организации учета. К таким документам относятся: приходные и расходные кассовые ордера, авансовые отчеты, требования, лимитно-заборные карты, счета-фактуры и др.

Стандартизация документов – установление одинаковых, стандартных размеров для типовых документов. Это позволяет сократить расход бумаги на изготовление документов, упрощает их обработку и хранение.

К заполнению документов предъявляются такие требования, как своевременность, достоверность, способ заполнения, исправление ошибочных записей.

Своевременность – документы должны составляться, как правило, в момент совершения операции или непосредственно по окончании операции.

Достоверность – в документах должны быть заполнены все реквизиты, которые отражают достоверные данные.

Способ заполнения – пастой шариковых ручек, автоматизированным путем и т.д. Он должен быть заполнен четко, без помарок, свободные строки – прочерчиваются. Перечень лиц, имеющих право подписи, утверждается руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером.

Исправление ошибочных записей – в учетные документы можно вносить исправления (кроме кассовых, банковских и др.) корректурным способом, т.е. зачеркивается одной чертой неправильный текст или сумма, пишется исправленный текст или сумма, оговаривается надписью «исправлено», ставится дата исправления, что подтверждается подписью лиц, подписавших данный документ.

Отличительной чертой бух-го учета явл. оформление хоз-х операций первичными документами. Порядок создания, принятия и отражения в бух.учете первичных документах регламентируются положением о документах и документообороте. Записи о совершенных хоз-х операциях производятся в регистратурах бух.учета строго на документальной основе. Первичные документы фиксируют факт совершения хоз-й операции. Они должны содержать достоверные данные и оформляться своевременно, в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после её окончания. Под первичным документом понимается письменное доказательство того, что хоз-я операция совершена или разрешение на неё получено. Ин-ция о совершенных или разрешенных к проведению операциях сможет быть зафиксирована на разных материальных носителях.

КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

Все разнообразие бухгалтерских документов можно классифицировать по разным признакам:

ПО НАЗНАЧЕНИЮ

1. Распорядительные - содержащие распоряжение провести какую-либо хозяйственную операцию (доверенность)

2. Оправдательные (исполнительные) - оформляемые в момент совершения операции и содержащие сведения о ней (расходный кассовый ордер)

3. Документы бухгалтерского оформления - создаются работниками бухгалтерии для подготовки, облегчения и упрощения учетных записей( ведомости, справки и т.д.)

4. Комбинированные - сочетающие в себе признаки первых трех групп (авансовый отчет)

ПО ПОРЯДКУ СОСТАВЛЕНИЯ

1. Первичные - впервые отражающие совершившуюся операцию

2. Сводные - составляемые на основе первичных документов, для сокращения перв.док.

ПО СПОСОБУ ОХВАТА ОПЕРАЦИЙ

1. Разовые - отражающие одну операцию или несколько одновременных однородных операций (приходный и расходный ордера)

2. Накопительные - служат для накопления однородных операций, за определенный промежуток времени (день, месяц), з\п (выполнение одну и ту же работы ежедневно).

Документы классифицируются по следующим признакам: По назначению: 1.Распорядительные – содержат приказ, распоряжение или задание руководителя

предприятия о совершении определенной операции, эти документы служат основанием для приема-выдачи денег и материальных ценностей. К таким документам относят:

распоряжения о проведении инвентаризации; приказ об учетной политике; приказ о предоставлении отпуска. Распорядительные документы сами по себе не подтверждают того факта, что операция совершена, и, следовательно, не являются основанием для отражения в бухгалтерском учете. 2. Оправдательные (исполнительные) –

удостоверяют факт совершения операции. Они составляются в момент совершения операции и свидетельствуют о ее выполнении. К ним относятся: письменные акты;

акты ликвидации объектов основных средств; приходные и расходные кассовые ордера. Эти документы служат основанием для последующей бухгалтерской регистрации совершившихся операций. 3. Документы бухгалтерского оформления – составляются работниками бухгалтерии по данным распорядительных и оправдательных документов. На практике часто пользуются документами, сочетающими в себе признаки трех вышеперечисленных видов. Такие документы называются комбинированными. По порядку отражения в них операций. Все документы, кроме чисто распорядительных делятся на: 1. Первичные – составляются в момент совершения операции или сразу после нее: накладные, акты приемы и выбытия. 2. Вторичные (сводные) – отражают операции, уже зафиксированные в первичных документах. Они обобщают первичные документы: отчеты материально ответственных лиц, авансовые отчеты. По способу составления первичные и сводные документы делятся на: 1. Разовые – составляются единовременно в один прием для отражения одной или нескольких операций. К их числу относятся большинство первичных документов. 2. Накопительные – их составляют постепенно для отражения систематически повторяющихся операций. Эти документы окончательно формируются лишь по истечении установленного срока и только после этого они служат основанием для бухгалтерских записей. К ним относятся: наряды на сдельную работу, лимитно-заборные карты. По месту составления: 1. Внутренние – документы, составляющиеся на данном предприятии. 2. Внешние – составляются на другом предприятии и поступают на данное.

РЕКВИЗИТЫ ДОКУМЕНТОВ

Каждый документ должен быть оформлен так, чтобы в нем содержались все сведения, необходимые для получения полного представления о совершаемой операции обеспечения его доказательной силы. Эти сведения, являющиеся составными частями документа называются его реквизитами.

Несмотря на большое разнообразие содержания разных документов в каждом из них есть обязательные реквизиты, необходимые для отражения любой операции в бухгалтерском учете и дополнительные. К обязательным реквизитам относят: название документа; дату его составления; содержание хозяйственной операции и ее описание; измерители операции; подписи лиц, ответственных за совершение операции и правильность ее оформления.

Реквизиты подразделяются на призначные и содержательные.

Призначные реквизиты - отражают объекты учета (наименование основных средств и пр.)

Содержательные реквизиты раскрывают характеристику объекта учета (сорт, размер и пр.)

От качества составления и оформления документов в значительной мере зависит полнота и достоверность показателей учета и отчетности. Поэтому к документам предъявляются требования: своевременность составления, достоверность показателей, правильность оформления. Правильно оформленный документ должен содержать показатели, необходимые для обеспечения полной информации о совершаемой операции. Показатели, содержащиеся в документе и характеризующие операцию, называются его реквизитами. Обязательными реквизитами документов являются: наименование документа; код формы; название и адрес организации, составляющей документ; дата и место составления документа; содержание хозяйственной операции; измерители и объем хозяйственной операции;

подписи лиц, оформляющих документ; печати. В зависимости от характера операции и технологии обработки данных, к документам могут быть отнесены дополнительные

реквизиты. К учету должны применяться документы, в которых отражены все обязательные реквизиты, т.о. реквизиты придают документу юридическую силу.

Перечень обязательных реквизитов утвержден действующим положением о документах и записях в бухгалтерском учете. При использовании вычислительной техники

реквизиты документов могут быть зафиксированы в виде соответствую­щих кодов. Документы, составленные с помощью средств вычислительной техники, используются в бухгалтерском учете при условии придания им юридической силы. Такие документы должны быть записаны на материальных носителях (магнитных, бумажных), изготовленных, размеченных и закодированных соответственно с требованиями установленных стандартов и системы кодификации. По требованию контролирующих или судебно-следственных органов и своих контрагентов предприятие обязано сделать копии таких документов на бумажном носителе информации. Если Документ не имеет какого-либо необязательных реквизитов, он теряет свою юридическую силу.