4.1.1. Сервис корпоративной электронной почты предоставляется работникам ООО АБВ при подключении корпоративной рабочей станции работника к ИС ООО АБВ. 

4.1.2. В ООО АБВ запрещено использование внешних почтовых систем (например, mail.ru, gmail, hotmail) для выполнения должностных обязанностей без согласования с руководителем ОИБ.

4.1.3. Размер пользовательских почтовых ящиков ограничен квотой в 500 Мбайт. Лимит на объем почтового ящика может быть увеличен по согласованию с руководителем ДИТ.

4.1.4. Максимальный размер электронного сообщения в корпоративной электронной почте ограничен размером 10 Мбайт.

4.1.5. Для обеспечения информационной безопасности в ООО АБВ осуществляется проверка входящих сообщений с целью обнаружения и блокировки писем, идентифицированных как спам, а также антивирусный контроль почтовых сообщений для обнаружения и блокировки писем, содержащих вирусы.

4.1.6. При увольнении пользователя адрес его электронной почты блокируется. Содержимое почтового ящика хранится в течение 6 месяцев и может быть предоставлено руководителю структурного подразделения, в котором работал пользователь по заявке в ДИТ.

4.1.7. Использование корпоративной электронной почты работниками ООО АБВ допустимо при соблюдении следующих требований:

- приверженность корпоративному стилю и правилам почтового и профессионального этикета;

- применение средств защиты информации, принятых в ООО АБВ.

4.1.8. Пользователям сервиса корпоративной электронной почты запрещается:

- использовать корпоративную электронную почту в личных и/или развлекательных целях;

- пересылать информацию ограниченного доступа несанкционированным получателям (лицам, которым она не предназначена и/или не имеющим прав доступа к данной информации);

- передавать информацию, способную скомпрометировать ООО АБВ, а также ее руководство и работников;

- рассылать материалы, содержащие вредоносное программное обеспечение, файлы или программы, предназначенные для нарушения, уничтожения либо ограничения функциональности компьютерного или телекоммуникационного оборудования, программы для осуществления несанкционированного доступа к информации;

- рассылать серийные номера к коммерческим программным продуктам и программы для их генерации, пароли и прочие средства для доступа к ресурсам ИС ООО АБВ;

- осуществлять несанкционированные массовый рассылки любой информации (в том числе «письма счастья», предложения товаров и услуг и прочее);

- публиковать свой адрес корпоративной электронной почты либо адреса корпоративной электронной почты других работников ООО АБВ на общедоступных Интернет ресурсах (форумы, блоги, социальные сети и прочие), если это не связано с профессиональной деятельностью;

- предоставлять доступ (в том числе передавать пароль доступа) к своему электронному почтовому ящику другим работникам ООО АБВ и третьим лицам, за исключением своего непосредственного руководителя;

- осуществлять незаконную, неэтичную или иную несанкционированную деятельность.

4.1.9. Пользователям рекомендуется:

- всегда указывать актуальную тему электронного письма, кратко отражающую его содержание;

- в соответствии с содержанием электронного письма указывать его важность («высокая», «низкая», «обычная»);

- по возможности сократить количество адресатов письма;

- при передаче нескольких документов во вложении упаковывать их в архив (zip);

- настроить автоматическую подпись электронных писем в соответствии с требованиями ООО АБВ;

- по возможности ограничить передачу информации, содержание которой способно навредить отправителю, получателю и другим лицам и организациям;

- при получении сообщений электронной почты за исключением информационных рассылок общего характера рекомендуется в течение суток ответить на сообщение или проинформировать получателя о сроках предоставления ответа;

- на время командировок и отпусков рекомендуется установить автоответ, в котором следует указать координаты лиц, способных решать вопросы в отсутствие работника и срок отсутствия;

- регулярно проводить архивацию сообщений почтовой программы во избежание превышения установленной квоты на размер почтового ящика.

4.1.10. Пользователям сервиса корпоративной электронной почты не рекомендуется переходить по ссылкам, а так же просматривать вложения почтовых сообщений, поступивших от неизвестного отправителя, либо сообщений сомнительного содержания.

4.1.11. ООО АБВ оставляет за собой право просматривать, контролировать, изымать и разглашать все сообщения, созданные, полученные или переданные с помощью системы корпоративной электронной почты с целью обеспечения информационной безопасности ООО АБВ.