1. Язык это:
а) биологическое явление;
б) процесс общения, который происходит в определенной аудитории и в определенных временных рамках;
в) идеальная система материальных единиц, которая находится вне времени и пространства.
2. Речь это:
а) код, известный всем представителям определенного языкового коллектива;
б) процесс и результат общения, который материализуется в звуках, мимике, интонации и жестах;
в) средство общения.
3. Важнейшими для всех являются такие функции языка:
а) номинативная, волюнтативная, экспрессивная;
б) профессиональная, коммуникативная, эстетически-культурологическая;
в) коммуникативная, мыслеобразующая, познавательная.
4. К специальным функциям языка на логической основе относятся:
а) профессиональная, эстетико-культурологическая;
б) волюнтативная, познавательная;
в) профессиональная, номинативная.
5. Определите предложение с правильным вариантом ответа:
а) Граждане Донецкой Народной Ресублики должны владеть всеми языками национальностей;
б) Граждане Донецкой Народной Ресублики должны владеть исключительно русским языком как единственным государственным;
в) Граждане Донецкой Народной Ресублики должны владеть русским и украинским языками как объективно государственными, которые понимает большинство вне зависимости от национальности и территории проживания.
5. К специальным функциям языка на эмоциональной основе относятся:
а) коммуникативная, волюнтативна, профессиональная;
б) познавательная, профессиональная, эстетически-культурологическая;
в) волюнтативна, экспрессивная, эстетико-культурологическая.
6. Высшей функцией языка, которая формирует эстетические, культурные и национальные предпочтения определенной нации, является:
а) познавательная;
б) эстетико-культурологическая;
в) экспрессивная.
7. По генеалогической классификации русский язык принадлежит:
а) к угро-финской семье, славянской группе, южнославянской подгруппе;
б) к тюркской семье, славянской группе, западнославянской подгруппе;
в) к индоевропейской семье, славянской группе, восточнославянской подгруппе.
8. Национальный язык охватывает:
а) литературный язык, совокупность всех территориальных диалектов, языки национальностей, социальные жаргоны и все виды национальной культыры и искусства, объединяющие народы в нацию;
б) государственный язык, официальный язык, язык национальных меньшинств, язык национальностей;
в) региональные языки, нетерриториальные языка, литературный язык, национальный фольклор.
9. Каждый гражданин государства должен владеть:
а) языками национальностей;
б) языком мигрантов;
в) государственными языками;
г) региональными языками.
10. Реальная практика функционирования русского языка на территории ДНР свидетельствует о том, что он является:
а) языком национальных меньшинств;
б) государственным языком;
в) государственным официальным языком;
г) региональным языком.
Материалы
для самостоятельной работы по теме
« Социальные т ребования к документам и принципы их классификации »
Любой орган государственной власти в процессе своей деятельности имеет дело с документами, их подготовкой, принятием, хранением и исполнением. В документах отражается их многогранная управленческая деятельность.
Документ (от лат. documentum – поучительный пример, способ ведения) – основной вид письменной деловой речи, содержащий информацию, зафиксированную на материальном носителе, основной функцией которого является сохранять и передавать ее во времени и пространстве. Он оформлен в установленном порядке и имеет в соответствии с действующим законодательством юридическую силу. Юридическая сила документа – это свойство служебного документа, данное действующим законодательством, которое является основанием для того, чтобы решать правовые вопросы, осуществлять правовое регулирование и управленческие функции.
Главной составляющей документа является информация, то есть самые разнообразные данные, сведения, сообщения и т.п.
В соответствии со стандартами ISО, информация может быть записана любыми способами фиксирования каких-либо сведений, то есть не только с помощью знакового письма, но и изображения, звука и т.п. Такое определение позволяет причислить к документу все материальные объекты, которые можно использовать для передачи информации в обществе.
Для документа характерной чертой является также стабильная материальная форма. Таким образом, документ – это единство материальной формы и зафиксированной в ней информации. Двуединая природа документа – одна из его особенностей, отсутствие какой-либо из перечисленных составляющих уничтожает документ как таковой.
Каждый документ является частью системы более высокого уровня и входит в соответствующую систему документации как ее элемент.
Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, объема, единых требований к их оформлению. Управленческие документы, являющиеся частью официальных документов, обеспечивают управляемость объектов управления.
Поэтому языковые средства документов должны соответствовать следующим основным принципам:
1. Объективность – достигается употреблением языковых единиц, которые не называют лица говорящего (изложение от третьего лица, использование безличных конструкций, напр.: Комиссия приняла ..., Предложено внести на рассмотрение ...).
2. Стандартность – предполагает использование готовых, проверенных практикой словесных формул, которые легко воспринимаются и точно описывают ситуацию (использование речевых оборотов, стандартных предложений и клише, например ...: Принять к сведению ... Комиссия пришла к выводу ...) .
3. Логическая последовательность – проявляется в пределах предложения или текста документа, которые строятся с четким соблюдением последовательности изложения материала, порядком расположения частей текста (вступление, основная часть, выводы) и разделением его на абзацы и пункты, а также предусматривает использование языковых средств, которые указывают на причинно-следственные связи (потому что, так как, в силу того, что), подчеркивают очередность событий или явлений (потом, сначала одновременно), обозначают результативность выполнения действий (следовательно, таким образом, в результате) и др.
4. Ясность изложения и точность описания – достигается, когда в документе избегают профессионализмов, правильно подбирают слова и термины, точно определяющие и описывающие предметы, факты, события или явления действительности.
5. Убедительность – обеспечивается обоснованием высказанного в документе мнения, доказательностью материала, точностью в подборе цифровой информации.
6. Лаконичность – достигается употреблением простых предложений общепринятых сокращений, условных обозначений, а также стандартных оборотов.
Различные факты, события и явления в деятельности организации, в том числе органов государственного управления и местного самоуправления, требуют соответствующего оформления, а это вызывает необходимость в составлении различных по названию, форме и содержанию документов. С целью подготовки документа, который должен соответствовать всем требованиям и для удобства работы с ними, их классифицируют по группам и видам.
Классификация документов – это их деление на классы по наиболее общим признакам сходства или различия с целью формирования на этой основе дел. Для этого в пределах одной организации могут быть составлены классификационные схемы, или классификаторы. Они бывают двух типов: структурные и производственно-отраслевые. Первые разделяют документацию на части в соответствии со структурными подразделениями. В этом случае рубрики – это структурные подразделения, а статьи – названия документа. Согласно производственно-отраслевой классификации документы разделяют на группы по разным квалификационным признакам.
Чтобы документ имел все вышеперечисленные свойства, он должен соответствовать нижеперечисленным требованиям:
- выпускаться полномочным органом согласно его компетенции;
- не противоречить действующему законодательству и постановлениям вышестоящих органов;
- быть составленным по установленной форме;
- соответствовать задачам, базироваться на фактах, быть достоверным и убедительным;
- содержать конкретные указания и предложения;
- быть должным образом отредактированным и оформленным.
Согласно признакам классификации и группам выделяют такие виды документов (см. табл.).
Таблица. Классификация основных документов в делопроизводстве
| № п/п | Признаки классификации | Виды документов | Примечания и примеры |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| 1 | Специализация | Общие Специализированные | По административным вопросам. По финансовым вопросам. По коммерческим вопросам. |
| 2 | Назначение | Распорядительные Организационные Информационные | Документы, отражающие вопросы оперативного управления организацией. Документы, регламентирующие деятельность организации, определяя ее функции и функции ее элементов. Документы, в которых содержится информация о фактах, событиях, явлениях, произошедших в организации и за ее пределами. |
| 3 | Место составления | Внутренние Внешние | Созданные на том предприятии, где они функционируют. Поступили из другой организации или направлены другим организациям или гражданам. |
| 4 | Направление движения | Входящие Исходящие | Документы, созданные за пределами организации и направленные в организацию. Документы, созданные в организации, но используются за ее пределами. |
| 5 | Источники возникновения | Первичные Вторичные | Характеризуют состояние предприятия. Получены на основе анализа и обобщения сведений, приведенных в первичных документах. |
| 6 | Форма | Стандартные Индивидуальные | Создаются в соответствии с четко определенными нормами и правилами, не признавая отклонений от образцов. Создаются в произвольной форме. |
| 7 | Способ создания | Типовые Трафаретные Индивидуальные | Есть текстовый образец (заявление). Часть текста уже напечатана, другая указывается при заполнении (квитанции, листок по учету кадров и др.). Письма, отзывы, рецензии. |
| 8 | Техника воспроизведения | Рукописные Воспроизводимые механическим способом На аудио и видео пленке Для пользования на компьютере | Написанные от руки. Напечатанные. Аудио или видео запись какого-либо события. Воспроизведены для работы на компьютере. |
| 9 | Степень гласности | Совершенно секретные Секретные Для служебного использования Общедоступные | Имеют очень ограниченный доступ, хранятся в специальных условиях. Хранятся в отдельных комнатах, выдаются сотрудникам по специальному списку, их регистрация и учет ведется в специальных книгах. Сохраняются в сейфах, выдаются для работы в соответствии с утвержденным руководителем списком. Документы, с которыми могут ознакомиться все желающие, без ограничений. |
| 10 | Сложность | Односложные Сложные | Состоят из одного вопроса. Содержат в себе два или больше вопросов. |
| 11 | Стадии создания | Оригинал Копии | Документ, созданный впервые и должным образом оформленный. Он может быть размножен копиями. В юридическом отношении подлинник и копия равнозначны. Копия представляет собой точное воспроизведение оригинала, имеет в верхнем правом углу отметку “Копия” и заверенная в установленном порядке. Различают три разновидности копий: отпуск - это копия оригинала документа, остается у отправителя; выписка - копия, воспроизводящая часть оригинала; дубликат - второй экземпляр документа, выданный в связи с утерей оригинала. |
| 12 | Срок хранения | Постоянного хранения Длительного хранения Временного хранения | Документ сохраняется 75 лет. Документ сохраняется свыше 10 лет. Документ сохраняется до 10 лет. |
| 13 | Средства фиксации (отражения) | Письменные (рукописные, печатные) Графические Фото, кино документы | Включают в себя все рукописные и машинописные документы, изготовленные на различных аппаратах и печатным способом. Чертежи, графики, карты, рисунки, схемы, планы, которые ценны своей иллюстративностью. Дают возможность запечатлеть те объекты, явления, процессы, которые зафиксировать другими средствами трудно или невозможно. Фотодокументы дают возможность производить точную звукозапись информации, их широко используют при протоколировании собраний, совещаний, заседаний и т.п. |
| 14 | Содержание | Организационно- распорядительные Финансово-учетные Снабженческо-бытовые | |
| 15 | Наименование | Положения, приказы, инструкции, отчеты, акты, записки, письма | Однако классифицировать документы по названию не следует, поскольку есть документы одинаковые по названию, но достаточно разные по смыслу, например, “Заявление”. |
| 16 | Срок исполнения | Срочные Очень срочные Обычные, бессрочные | Требуют исполнения в сроки, установленные законом, правовым актом, руководителем или по способу отправления вручения (телеграммы, телефонограммы) и т.д. с пометкой “Срочно”. Не требуют временного подхода. |
| 17 | Юридическая сила | Настоящие Поддельные | Бывают действительными, то есть такими, которые имеют юридическую силу на данный момент и недействительными, то есть утратившими силу в связи с истечением срока действия (договор контракта). Возникают вследствие материальной или интеллектуальной подделки. Материальные подделки - к содержанию настоящего документа вместо правильных вносят неправильные сведения, делают исправления, подчистки. Интеллектуальные подделки - выражаются в составлении и выдаче документа заведомо ложного содержания, хотя и правильного с формальной стороны. |
| 18 | Происхождение | Служебные Личные | Касаются интересов предприятий и организаций. Касаются определенной личности, и есть являются именными. |
| 19 | Степень обязательности | Директивные Информационные | Требуют обязательного ответа. Используются к сведению. |
Документы, которые поступают в организацию извне, классифицируется по другой схеме, учитывающей следующие признаки:
- номинальные (объединяются по названию: протоколы, приказы, акты);
- предметные (объединяются по однородному содержанию, например, внедрение передовых методов реализации товаров и т.п.);
- авторские (объединяют документы, составленные одним заведением, учреждением или лицом, например, пришедшие из Министерства финансов и налоговой администрации и т.п.);
- корреспондентские (объединяется переписки с определенным заведением или лицом);
- географические (объединяются документы, связанные с несколькими корреспондентами, которые расположены на определенной территории);
- хронологические (объединяются документы, относящиеся к определенному периоду: годовые отчеты, годовые финансовые планы и т.д.).
Классификация является необходимым условием стандартизации и унификации документов.
Стандартизация – это установление единых норм и требований, предъявляемых к документам. Унификация документов – это установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил составления, оформления и создания трафаретных текстов. Стандартизация и унификация управленческих документов позволяют достичь единообразия в структуре и обработке информации, способствуют наработке прогрессивных методов работы с документами. Целью стандартизации и унификации является рационализация процессов подготовки выполнения, поиска документов; сокращение документопотоков: повышение управления и создания оптимальных условий для машинной обработки управленческой информации.
К основным этапам унификации и стандартизации документов относятся: установление круга документов, которые вращаются в организации; стандартизация формуляров и текстов документов; трафаретизация формуляров документов.
С целью стандартизации утверждена серия государственных стандартов на управленческую документацию, а также ряд стандартов на документы, которые чаще всего встречаются в управленческой деятельности предприятия.
Трафаретизация – это такой способ унификации текстов, по которым информация, характерная для группы документов, условно делится па трафаретную (постоянную) и индивидуальную (переменную). На этой основе создаются сборники трафаретных текстов, при этом некоторые из них имеют запасные варианты. Письмо с трафаретным текстом состоит из двух частей: типовой (трафаретной) и переменной (вставки).
Трафаретизация может включать весь документ, его часть, отдельный абзац или предложения. Типичные тексты позволяют сэкономить до 50-75% времени их создания при стопроцентной гарантии, что ни одно слово в них не будет пропущено.
Трафаретные тексты вводятся в действие приказом руководителя организации. Их разработка должна основываться на государственных стандартах, что позволяет не только повысить производительность труда, но и способствует повышению культуры делопроизводства.
Особенности оформления документов
Совокупность документов, которые взаимосвязаны между лицом, взаимодействуют и создают целостные образования с определенными специфическими чертами называют системой документации. Наиболее многочисленной является система управленческих документов. Специфику различных сфер деятельности общества воспроизводят специфические (отраслевые) документационные системы (банковская, юридическая, хозяйственно-договорная, научная, учетно-финансовая, налоговая, рекламная, издательская и др.).
Документирование управленческой информации - создание служебных документов, содержанием которых является управленческая информация. Управленческая документация - система документации, обеспечивающая выполнение функций управления.
Общим для всех видов и типов документов является требование четкого соблюдения правил их оформления в соответствии с действующими ГОСТами и стандартами. Особое значение при этом имеет соблюдение всех реквизитов документа.
Документ представляет собой совокупность отдельных элементов, которые называют реквизитами. Реквизиты – это обязательные признаки, установленные законом или распорядительными положениями для отдельных видов документов. В зависимости от вида делового бумаги набор реквизитов и порядок их, расположение разный. Однако существуют установленные единые модели построения однотипных документов – формуляр-образец, который соответствует требованиям действующих государственных стандартов.
В Донецкой Народной Республике требования к документированию управленческой информации и организации работы с документами в учреждениях устанавливает Типовая инструкция по делопроизводству в органах государственной власти, органах местного самоуправления Донецкой Народной Республики (далее – Инструкция), утвержденная Постановлением Совета Министров Донецкой Народной Республики от 16.10.2015 г. № 19-27.
Также следует руководствоваться Правилами делопроизводства в органах исполнительной власти Донецкой Народной Республики, утвержденных Постановлением Совета Министров Донецкой Народной Республики от 10.01.2015 № 1-2.
Инструкция определяет такой состав реквизитов документов учреждения:
а) Государственный герб Донецкой Народной Республики (изображение Государственного Герба Донецкой Народной Республики размещается на верхнем поле бланка с угловым расположением реквизитов над серединой наименования учреждения, а на бланках с продольным расположением реквизитов - в центре верхнего поля.);
б) код учреждения ( проставляется согласно Единому государственному реестру юридических и физических лиц – предпринимателей);
в) наименование учреждения (должно соответствовать наименованию, указанному в положении (уставе) о нем. Сокращенное наименование учреждения употребляется в случае, если оно официально зафиксировано в указанных документах. Сокращенное наименование размещается (в скобках или без них) ниже полного отдельной строкой в центре документа);
г) справочные данные об учреждении ( включают в себя: почтовый адрес, номера
телефонов, телефаксов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и т.д. Справочные данные размещаются ниже наименования учреждения или структурного подразделения. Реквизиты почтового адреса указываются в такой последовательности: название улицы, номер дома, название населенного пункта, района, почтовый индекс.
д) наименование документа (располагается слева или посередине строки во всех документах, кроме писем).
е) дата документа ( дата его подписания, утверждения, принятия, регистрации или издания. Дата указывается арабскими цифрами в одну строку в такой последовательности: число, месяц, год. Дата оформляется цифровым или словесно- цифровым способом. В случае оформления даты цифровым способом число и месяц проставляются двумя парами цифр, разделенными точкой; год - четырьмя цифрами, точка в конце не ставится. Например: 02.03.2015) ;
ё) регистрационный номер документа ( состоит из порядкового номера документа в границах группы регистрируемых документов, который дополняется индексами, применяемыми в учреждении);
ж) ссылка на регистрационный номер и дату адресата (для исходящих документов этот реквизит является обязательным и располагается ниже или на уровне регистрационного номера в специально отведенном месте на бланке);
з) место составления (издания) документа ( располагается в верхней части страницы слева. Содержит название города или иного населенного пункта, где создается документ. указываются на всех документах, кроме писем);
и) гриф ограничения доступа («Для служебного пользования», «Секретно», «Совершенно секретно», «Особой важности») оформляется согласно соответствующим нормативным актам и располагается в правой части верхнего поля документа выше реквизита «Адресат» или «Гриф утверждения);
к) адресат (проставляется в правом верхнем углу от левой границы документа на расстоянии 92 мм.);
л) гриф утверждения документа (проставляется в правом верхнем углу на расстоянии 104 мм. от левой границы документа);
м) резолюция (содержит информацию о дальнейшей работе с документом. Размещается в правом верхнем углу или на любой площади страницы, кроме полей. Состоит из следующих элементов: фамилия и инициалы, исполнителя, которому отправлено документ; указание о порядке в характере выполнения; срок исполнения; личная подпись руководителя, дата. Как исполнители в резолюции указываются должностные лица, а не структурные подразделения. Ответственным за выполнение является лицо, включенное в резолюцию первым. Резолюция имеет силу распорядительного документа, так пишет ее руководитель учреждения или его заместитель).
н) заголовок к тексту документа ( должен содержать сжатое изложение содержания документа, быть максимально кратким и размещаться в левой части бланка под датой документа; отвечает на вопрос «о чем?», «кого?», «чего?». Например: приказ (о чем?) - «О предоставлении отпуска»; письмо (о чем?) - «Об организации совещания»; протокол (чего?) - «Заседания Центральной экспертной комиссии»; должностная инструкция (кого?) - «Главного бухгалтера»);
о) отметка о контроле ( делается путем проставления буквы «К» или слова «Контроль» (от руки или с использованием штампа) на правом поле первой страницы документа на уровне заголовка к тексту);
п) текст документа (состоит из введения, доказательств и окончания. Информация в тексте документа излагается в сжатой форме, грамотно, понятно и объективно);
р) отметка о наличии приложений (располагается слева в верхней половине страницы);
с) подпись должностного лица (состоит из наименования должности лица, которое подписывает документ (полного – если документ напечатан не на бланке, сокращенного – на документе, напечатанном на бланке), личной подписи, инициалов (инициала имени) и фамилии. Подписи нескольких должностных лиц располагаются в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Если документ подписывают несколько лиц, занимающих одинаковую должность, их подписи располагаются на одном уровне);
т) визы (используются для внутреннего согласования и состоит из личной подписи лица, визирует и даты. В случае необходимости отмечается должность лица, которое визирует документ, и расшифровывается его подпись. Визы проставляются на экземплярах документов, которые остаются в учреждении. Замечания и предложения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем на проекте делается соответствующая отметка );
у) гриф согласования (это внешнее согласование, которое располагается ниже реквизита “подпись” или на отдельном листе (в случае, когда содержание документа касается более чем трех учреждений) , и состоит из слова “СОГЛАСОВАНО”, названия должности должностного лица, с которой согласуется документ (включая название учреждения), личной подписи, его расшифровки, даты) ;
ф) оттиск печати (печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печати есть гербовые и простые. Гербовая печать проставляется на документах, удостоверяющих юридические или физические права лиц. Перечень иных документов, подписи на которых необходимо скреплять гербовой печатью, определяется учреждением на основании нормативных правовых актов и примерного перечня документов, подписи на которых скрепляются гербовой печатью, в инструкции учреждения);
х) отметка о заверении копии (состоит из слов «Копия верна», наименования должности, личной подписи лица, заверившего копию, его инициалов (инициала имени) и фамилии, даты заверения копии и проставляется ниже реквизита документа “подпись”. Отметка о заверении копии документа скрепляется печатью с указанием на ней наименования соответствующего Учреждения (без изображения герба) или печатью структурного подразделения);
ц) отметка об исполнителе ( фамилия сотрудника, создавшего документ, и номер его служебного телефона проставляются в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа) ;
ч) отметка об исполнении документа (проставляется от руки в левом углу нижнего поля на лицевой стороне первого листа);
ш) отметка о наличии копии документа в электронной форме (проставляется на лицевой стороне в центре нижнего поля первого листа документа, содержит полное имя файла и место40
его хранения, код оператора и другие поисковые данные);
щ) отметка о поступлении документа (проставляется от руки или с помощью штампа, автоматического нумератора на лицевой стороне в правом углу нижнего поля первого листа оригинала документа. Элементами вышеуказанного реквизита являются сокращенное наименование учреждения - получателя документа, регистрационный номер, дата (в случае необходимости - час и минуты) поступления документа);
э) Запись о государственной регистрации (делается на нормативных правовых актах Учреждений, включенных в Единый государственный реестр нормативных правовых актов Донецкой Народной Республики, в Министерстве юстиции Донецкой Народной Республики в установленном законодательством порядке) ;
Организационно-распорядительная документация – подсистема управленческой документации, обеспечивающей выполнение организационной и распорядительной функций управления.
Все документы в аппарате управления по функциональному назначению можно разделить на следующие группы:
1. Организационные документы закрепляют функции, обязанности и права организаций в течение длительного срока. Сюда, кроме актов органов государственной власти, относятся положения, уставы, инструкции и правила, которыми руководствуются предприятия и организации в своей деятельности.
2. Распорядительные документы – это документы, с помощью которых осуществляется распорядительная деятельность, оперативное руководство в определенном учреждении (постановления, распоряжения, приказы по общим вопросам, указания, решения, правовые акты высших органов управления).
3. Справочно-информационные документы (справки, служебные письма, протоколы, акты, докладные и объяснительные записки, объявление, доклады, отчеты, планы работ, телефонограммы) содержат информацию о состоянии дел в организациях, носят вспомогательный характер, не обязательный для выполнения. Представленная в них информация может побуждать к действию или быть доведена к сведению.
4. Документы по кадрово-контрактным вопросам содержат информацию о личном составе предприятия, зафиксированную в заявлениях о приеме, увольнении или переводе на работу, приказах о личном составе, автобиографиях, характеристиках, контрактах, трудовых соглашениях.
5. Личные официальные документы – это документы, с помощью которых граждане передают полномочия другому лицу на получение документов, денег, товаров; закрепляют свои права перед государством, учреждением, другими лицами (расписки, доверенности и др.).
Типы и особенности оформления служебных писем
Письма – самый распространенный вид документации, который принадлежит к главным средств установления официальных контактов между предприятиями, организациями или учреждениями. Но это и самый сложный вид документации, потому что тексты писем почти не подлежат стандартизации.
Основными видами служебных писем являются:
- письмо-ответ (к ним принадлежат письма-просьбы, письма-обращения, письма-предложения, письма-запросы, письма-требования);
- письмо-запрос – разновидность коммерческого письма, содержащего просьбу предоставить подробную информацию об определенных товарах, услугах или уточнения предварительной информации, имеет следующие обязательные реквизиты: основание для запроса, название товара (его марка, качество, модель и т.д.), условия и срок поставки, условия оплаты;
- письмо ответ на запрос составляется, если есть заинтересованность в поставке данного товара (в ответ посылается оферта – письменное предложение о поставках товара, которое делает продавец покупателю, в котором выражается желание или готовность заключить согласие купли-продажи на изложенных условиях);
- письмо-просьба требует типичных оборотов служебного речевого этикета;
- письмо-ответ на просьбу требует непременного ответа, поскольку вы должны решить, удовлетворить просьбу или нет (в последнем случае вы объясняете в вежливой форме, почему вы вынуждены отказать);
- письмо-подтверждение удостоверяет факт получения писем, приказов, ценных бумаг;
- письмо-отказ должно быть убедительным, аргументированным, но в то же время доброжелательным, поэтому в начале предложения обязательно должны быть слова, которые показывают уверенность в профессиональном качестве того, кому отказывают и, таким образом, смягчают тон отказа;
- сопроводительное письмо – небольшое по объему, прилагаемое к основному документу, где содержатся названия и перечень присланных документов;
- письмо-напоминание высказывается в доброжелательной форме, без обвинений, т.к. причина невыполнения обязательств может быть объективной;
- письмо-претензия, как правило, направляется после письма-напоминания, высказывая недовольство по поводу существенных нарушений заключенного соглашения, поэтому его тон более категоричен;.
- рекламационное письмо отличается от письма-претензии тем, что оно может передаваться без предварительного письма-напоминания, поскольку речь идет о беспричинном нарушении обязательств;
- письмо-ответ на претензию содержит подтверждение обязательств, объяснение причин их несвоевременного выполнения или убедительное доказательство безосновательности претензии;
- письмо-благодарность, являясь гарантией налаживания и поддержания служебных, партнерских и чисто человеческих отношений, всегда своевременно;
- рекомендательное письмо может содержать и положительный, и отрицательный отзыв о лице, организации или фирме. В первом случае надо выразить готовность об ответственности за рекомендованное лицо. Рекомендацию не обязательно подают с места работы, вот почему оно существенно отличается от характеристики. Его дают лица, имеющие соответствующий уровень авторитета, поэтому вывод "рекомендую" или "не рекомендую" имеют гораздо большее влияние на организацию или фирму, которая получает рекомендательное письмо;
- гарантийное письмо предполагает готовность к действиям, которую выражают в вежливой, тактичной форме, поэтому его составляют для подтверждения определенных условий или обязательств, гарантирующих оплату за определенные услуги, выполненную работу и т.п.;
- письмо-извинение направляется при осознании вины и, таким образом, предупреждает письмо-напоминание или рекламационное письмо;
- письмо-поздравление составляется по случаю определенного события и предполагает торжественный, возвышенный стиль, употребление поэтических оборотов, шуток и т.п.;
- письмо-сообщение адресуется конкретной организации или учреждению и присылается тогда, когда надо известить об изменении адреса или названия учреждения, открытии филиала, начале производства и т.п.;
- письмо-приглашение предполагает информацию, кто, кого, куда, когда и по какому случаю приглашает, поэтому требует выработки обязательных реквизитов.
По функциональным признакам служебные письма делятся на те, которые требуют ответа, и те, что в ней не нуждаются.
По количеству адресатов письма бывают обычные (в адрес одной инстанции), циркулярные (большом количестве адресатов, подчиненных одной учреждении) и коллективные (на один адрес от имени руководителей нескольких учреждений).
Для удобства поля в служебных письмах оставляют с обеих сторон: левое – не менее 30 мм; правое – менее 10 мм; верхнее и нижнее – 20 мм.
Нумерация страниц начинается со второй страницы, причем номера страниц проставляют посередине верхнего поля арабскими цифрами на расстоянии не менее 10 мм от верхнего поля.
Рубрикация текста служебного письма лучше проводить через абзац (отступ через три интервала от поля), состоящий, как правило, из трех частей (зачина-темы, фразы-информации и комментария-вывода). Текст письма печатается через полтора или два интервала без исправлений и подчисток.
Правила вежливости требуют ответить на полученное письмо в течение 7-10 дней. Получив письмо-запрос, в течение трех дней следует сообщить о получении письма и дать окончательный ответ в течение 30-ти дней.
Письмо-поздравление можно присылать в течение восьми дней с момента получения уведомления об определенном торжестве.
Письмо-соболезнование направляется в течение десяти дней после печальной даты.
При составлении служебного письма, которое изготавливается с помощью печатных средств, следует руководствоваться Требованиями к оформлению документов, отраженных в Типовой инструкция по делопроизводству в органах государственной власти, органах местного самоуправления Донецкой Народной Республики (Приложение 1 к Инструкции (пункт 2.1, 2.28.4)
Ниже представлен формуляр-образец служебного письма с указанием реквизитов и порядком их расположения (см. Продолжение Приложения 1 к Инструкции).
Типы распорядительных документов
Основными распорядительными документами являются:
- приказы по личному составу, или кадровые и по общим вопросам, основными реквизитами которых являются: название вида документа; название учреждения, которое издает приказ; место издания; номер; дата; заголовок; текст, состоящий из констатирующей и распорядительной части; подпись руководителя; печать;
- постановление, которое издается законодательными и исполнительными органами государственной власти и имеет следующие реквизиты: герб Донецкой Народной Республики; название ведомства; название вида документа; дата составления и номер документа; место издания документа; краткое содержание постановления (заголовок); текст постановления; название должности, подпись, расшифровка подписи;
- распоряжение, которое издается, как правило, органами местного самоуправления на выполнение указов и постановлений, состоит из (констатирующей и распорядительной части, имеет четкое членение текста на пункты и абзацы и обязательные реквизиты: герб Донецкой Народной Республики; название ведомства; название вида документа; дата составления и номер документа; место издания документа; краткое содержание документа (заголовок); текст распоряжения; название должности, подпись, расшифровка подписи; решения;
- решение, которое издается органами местного самоуправления после их утверждения сессией соответствующего совета, состоит из констатирующей и распорядительной части, имеет четкое членение текста на пункты, абзацы и соответствующие реквизиты: герб Донецкой Народной Республики; название органа местного самоуправления; название вида документа; дата составления и номер документа; место издания документа; краткое содержание документа (заголовок); текст документа; название должности, подпись, расшифровка подписи; заверение подписи.
Справочно-информационные документы
К справочно-информационным документам относятся:
справка;
докладная и объяснительная записки;
приглашения;
сообщение;
объявления;
протокол (выписка из протокола);
аннотация;
рецензия;
отзыв;
отчет;
сведения;
телеграмма (телефонограмма, радиограмма)
пресс-релиз;
статья.
Справочно-информационные документы наименее регламентированы, поэтому они характеризуются стилистической разнообразием. При их составлении в зависимости от типа документа и его назначения следует учитывать типичные языковые средства делового (справка), научного (аннотация, рецензия, отзыв, статья), публицистического (пресс-релиз, статья, объявления, сообщения; приглашение) и разговорного стилей (телефонограмма, радиограмма, служебные письма и т.д.).
СПРАВКА
Это документ, утверждающий факты из жизни и деятельности отдельных граждан и разные обстоятельства деятельности учреждений, организаций, предприятий. Личные справки, как правило, составляются на бланках, куда от руки вписываются индивидуальные реквизиты. Справки служебного характера составляют на запрос или по указанию вышестоящей организации или должностного лица.
Основные реквизиты справки:
название организации, которая выдает справку;
дата выдачи и номер справки;
название вида документа;
текст, в котором указывается фамилия, имя и отчество лица, которому предоставляется справка;
назначения (куда подается)
подпись должностного лица;
обязательное заверение подписи (печать).
ЗАПИСКИ
Записки делятся на докладные (служебные) и объяснительные. Докладные записки (внутренние и внешние) заключаются по инициативе автора или руководителя. В них описывается определенный факт, определенное событие, сообщается о выполнении отдельных задач, служебных поручений, предлагаются меры, которые, по мнению автора, следует проводить для лучшего выполнения задач. Внутренние записки оформляются на обычной бумаге, а внешние - на бланке, при этом такие записки обычно регистрируют.
Содержание должно быть изложено точно и лаконично. Рекомендуется делить его на отдельные части. В конце обязательно следует сформулировать выводы и предложения. Докладные записки можно писать собственноручно и перепечатывать.
Объяснительные записки составляются по требованию руководителя для письменного объяснения сложившейся ситуации, фактов, действий или поступков работников (нарушение трудовой дисциплины, невыполнение обязанностей и т.п.). Пояснительной записке называют также вступление в какой-то документ (плана, отчета, проекта и т.п.).
И докладные, и объяснительные записки содержат следующие реквизиты:
адресат (должность, фамилия и инициалы руководителя, которому подается записка) адресант;
название вида документа;
заголовок;
текст;
дата;
подпись.
ПРИГЛАШЕНИЕ, СООБЩЕНИЕ
Это разновидности служебного письма, в которых изложено приглашение принять участие в определенном мероприятии. Оно требует лаконичности при исчерпывающей и понятной информации, элементов служебного речевого этикета (обращений, вежливых конструкций), большого количества числительных и названий общественных организаций, учреждений. Такие документы должны иметь следующие реквизиты:
дату и время мероприятия;
место проведения мероприятия;
название мероприятия (тематика);
повестку дня (если речь идет о заседании);
фамилия докладчиков или ответственных лиц;
телефоны ответственных лиц или учреждения, которые проводят мероприятие;
адрес и / или способ проезда к месту проведения мероприятия.
В приглашении фиксируется название учреждения или подписывается текст председателем коллегиального органа или руководителем учреждения.
ПРОТОКОЛ, ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА
Это один из самых распространенных документов коллегиальных органов. В нем фиксируется ход и результаты проведения собраний, конференций, совещаний, заседаний. В протоколах отражаются все выступления по вопросам, которые рассматриваются, и решения, принятые в ходе обсуждения, а в выписке из протокола только решения по вопросам, интересующим вопросам.
В последнем случае в протоколе делается отметка о произведенном извлечение и отмечается, кому оно вручено или направлено.
Протокол ведет секретарь или специально назначенное лицо. Протоколы общих собраний подписывают председатель и секретарь, а протоколы заседаний комиссий - все члены президиума (все члены избирательной комиссии).
Протоколы бывают:
сжатые, где записываются только определения;
полные, в которых записываются выступления докладчиков, а также конспективное изложение речей выступающих;
стенографические, где все записывается дословно.
Если на собрании проводят выборы тайным голосованием, результаты оформляются отдельными протоколами счетной комиссии: в одном отмечается состав счетной комиссии, а во втором - результаты тайного голосования, которые записываются следующим образом:
По Макогоненко И.П. - 43 голоса, против - 2, воздержался - 1.
По Петрищеву М.И. - 25 голосов, против - 15, воздержались - 10.
Протокол имеет следующие реквизиты: название вида документа;
порядковый номер протокола;
название собраний, конференций и т.п. с указанием их характера (общее собрание, производственное совещание, расширенное совещание);
название учреждения, где состоялось собрание;
дата проведения собрания;
место проведения собрания;
количественный состав участников (если количество не превышает 15 человек, то указывают всех присутствующих);
должности, фамилии и инициалы руководителей собраний;
повестка дня;
текст;
перечень приложений к протоколу с указанием количества страниц;
подписи руководителей собрания (председателя и секретаря).
В тексте протокола выделяют две части. Во вступительной части пишут информацию в отношении Председателя, Секретаря, Присутствующих. Фамилии присутствующих располагают в алфавитном порядке. Часть заканчивают повесткой дня. Вопрос формулируют в именительном, а не в винительном падеже (форма О рассмотрении и утверждении ... не рекомендуется).
Основной текст делится на разделы, соответствующие пунктам повестки дня. Каждый раздел содержит части: "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "ПРИНЯЛИ".
Помните! Утвердить доклад, план мероприятий. Принять к сведению информацию. Одобрить деятельность.
АННОТАЦИЯ
Это краткая характеристика содержания книги, статьи, рукописи и т.д., в которой излагается содержание работы и ее цель. В конце аннотации обязательно отмечают пользователей, которым рекомендовано работу.
РЕЦЕНЗИЯ
Это критический отзыв на авторскую работу, содержащий замечания, предложения и тому подобное. Ее цель - рекомендация к печати, защиты, к возможности применения. Основные реквизиты:
название вида документа;
заголовок (название рецензируемой работы, фамилия и инициалы автора, издательство и год публикации, количество страниц);
текст (краткое изложение содержания работы; замечания, предложения, заключения);
подписи лица, которое рецензировало работу;
дата.
В случае необходимости подпись удостоверяются печатью (рецензию на диссертацию - гербовой).
Документы по кадрово-контрактным вопросам
Выделяют следующие виды кадрово-контрактных документов:
автобиография;
резюме;
характеристика;
заявление;
приказы по личному составу;
контракт;
трудовая книжка;
личный листок по учету кадров;
личное дело.
К типичным языковым средствам, сопровождающим документацию по личному составу, принадлежит большое количество имен, поэтому обязательным требованием к правильности их составления есть понимание статуса имен в языке и обществе и принципов их передачи на украинском языке.
АВТОБИОГРАФИЯ
Документ имеет незначительный уровень стандартизации, является обязательным элементом личного дела. Главные требования - полноту сведений и лаконизм изложения. Типовая структура текста - каждое новое сообщение начинается с абзаца.
Основные реквизиты автобиографии: название вида документа (посередине строки, чуть ниже верхнее поле) текст: фамилия, имя и отчество, дата рождения, место рождения (город, село, поселок, район, область, страна) сведения об обучении (с полным наименованием всех учебных заведений); сведения о трудовой деятельности (в хронологической последовательности названия мест работы и должностей); сведения об общественной работе (все ее виды); краткие сведения о составе семьи (отец, мать, муж, жена, дети);
дата написания;
подпись автора.
РЕЗЮМЕ
Документ, в котором подаются краткие сведения об обучении, трудовой деятельности, профессиональные достижения и достижения личности. Структура резюме:
название вида документа;
фамилия, имя и отчество лица, составляющего резюме; контакты (домашний, электронный адреса, телефон);
текст: цель составления резюме; опыт работы; образование, профессиональные умения и навыки; личные сведения; дополнительная информация.
Основное требование - полнота нужных сведений и лаконизм изложения. Следует придерживаться следующих правил:
четкая формулировка цели;
употребление возможно большего числа профессиональных слов (существительных, потому глаголы не читаются), соответствующих должности, которую вы хотите занять;
составление отдельного резюме для каждого конкретного конкурса; употребление в начале предложения активных глаголов типа организовал, создал, руководил, изучал и избегание слов я, мы;
избегание сведений о размере заработной платы и личных сведений, а также личной фотографии;
использование качественной бумаги стандартного размера;
сосредоточение внимания на большом опыте работы и приобретенных навыках при условии, если вы занимаете не слишком высокую должность.
ХАРАКТЕРИСТИКА
Официальный документ, который выдает администрация по просьбе работника, где дается оценка его деловых и моральных качеств за подписями представителей администрации. Характеристику пишут (печатают) от третьего лица в двух экземплярах, один из которых (копию) подшивают к личному делу.
Основные реквизиты характеристики:
название вида документа; анкетные сведения лица, которому выдается характеристика (фамилия, имя, отчество, должность, год рождения, образование);
текст, где отмечается, с какого времени работает или учится лицо, как относится к исполнению своих служебных обязанностей, какой имеет авторитет в коллективе и уровень профессионального мастерства;
дата составления;
удостоверение документа (подпись и гербовая печать учреждения).
ЗАЯВЛЕНИЕ
Заявление - это официальное прошение лица или организации, которое составляется с целью реализации прав или защиты интересов. Заявления бывают личные и служебные, внешние и внутренние. Личное заявление пишут собственноручно в одном экземпляре.
Заявление состоит из следующих реквизитов: адресат (наименование должности, полное название учреждения, фамилия и инициалы руководителя);
адресант (наименование должности, фамилия, имя и отчество, иногда адрес, телефон, паспортные сведения);
название вида документа; текст;
перечень приложений (если они есть);
дата;
подпись.
ПРИКАЗЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
Приказ по личному составу - это отдельный вид распорядительных документов, регламентирующих прием на работу, увольнение, перемещение работников, командировки, отпуска, поощрения. Документ, как правило, содержит только распорядительную часть. Каждый пункт приказа начинается глаголом в неопределенной форме, которое имеет значение указания ЗАЧИСЛИТЬ ..., НАЗНАЧИТЬ ..., ПРЕДОСТАВИТЬ ..., ОСВОБОДИТЬ ..., после которого ставят двоеточие. Следующая строка начинается с фамилии, имени и отчества работника. Далее отмечается должность, название структурного подразделения и содержание действия. После текста распорядительной части указывается основание подготовки приказа (распоряжения).
Реквизиты приказа:
название предприятия, учреждения или название должности руководителя;
название вида документа;
название места издания приказа;
номер;
дата подписания;
заголовок к тексту;
текст;
основание для составления;
подпись руководителя предприятия (учреждения).
Приказ должен иметь обозначение о непосредственном исполнителе (фамилия и инициалы, должность, номер телефона), а также визы должностных лиц, с которыми согласован проект приказа (их количество определяется руководителем). Завизированный проект приказа подается на подпись руководителю.
После подписания приказ регистрируется в книге регистрации приказов, которая содержит следующие графы:
номер приказа;
дата регистрации;
краткое содержание;
кем подписан (фамилия, инициалы);
кому направлен (объявлен под расписку).
КОНТРАКТ
Это особая форма трудового договора, в котором условия его действия устанавливаются соглашением сторон.
Основные реквизиты контракта:
название вида документа с кратким обоснования его назначения (какой контракт);
дата и место подписания;
орган, который нанимает работника;
должность, фамилия, имя и отчество того, кого нанимают;
текст;
подписи сторон;
печать.
ТРУДОВОЕ СОГЛАШЕНИЕ
Трудовое соглашение заключается между организацией и человеком, который не работает в этой организации. Составляется чаще всего в двух экземплярах, один из которых находится у исполнителя. Трудовое соглашение содержит следующие реквизиты:
название вида документа;
дату и место его составления;
перечень сторон, заключивших соглашение;
содержание соглашения с указанием обязанностей исполнителя и заказчика; юридические адреса сторон;
подписи сторон;
печать предприятия или организации.
Личные официальные документы
К числу личных официальных документов относятся доверенность и расписка
ДОВЕРЕННОСТЬ
Это письменное уведомление, согласно которому организация или отдельное лицо дает право другому лицу от его имени осуществлять оговоренные юридические операции или получать материальные ценности. Доверенности делятся на личные и официальные. Обязательным условием личной доверенности является наличие подписи должностного лица и печать учреждения, заведения или предприятия, которое удостоверяет подпись доверителя.
В официальной доверенности должны быть следующие реквизиты:
название организации, которая выдает доверенность;
номер доверенности и дата создания;
название вида документа;
текст (должность, фамилия, имя и отчество лица, которому выдана доверенность; название организации или предприятия, от которого должны быть получены материальные ценности; название документа удостоверяющего личность получателя ценностей (паспорт, удостоверение);
перечень ценностей с указанием их количества и суммы;
срок действия доверенности;
образец подписи лица, которому выдана доверенность; подписи должностных лиц, выдавших доверенность;
печать организации, выдавшей доверенность.
Для многих доверенностей существуют бланки, куда вписываются только конкретные данные, которые заверяются подписью и круглой печатью.
РАСПИСКА
Это письменное удостоверение о передаче и получения документов, товаров, денег, материальных ценностей.
Расписка пишется только в одном экземпляре. Никакие исправления в ней недопустимы.
Если передается сумма денег, в расписке указывают адрес, номер и серию паспорта того, кто их получает. Денежные суммы пишутся словами, а в скобках - цифрами.
Подпись лица, дающего расписку, удостоверяется нотариальной конторой.
Дата: 2019-11-01, просмотров: 335.
