К официальным мероприятиям относятся различные приёмы и церемонии, устраиваемые по случаю национальных праздников, исторических юбилейных дат, прибытия иностранной делегации, глав государств и правительств и т.д. Приемы проводятся главами государств, правительств, министрами, торговыми представительствами стран за границей.

Приемы проводят военные атташе, капитаны кораблей, находящихся с визитом дружбы в иностранных базах, а также представители местного военного командования и гражданских властей в порядке оказания почестей прибывшим военным гостям.

Дипломатические приёмы проводятся также от каких-либо событий, в порядке повседневной дипломатической работы. В практике дипломатических представителей эти приёмы являются наиболее распространёнными. Немногочисленные по количеству приглашённых лиц такие приёмы представляют собой удобную возможность для завязывания контактов, укрепления и расширения связей, получения нужной информации, оказания влияния на местные круги в нужном направлении, разъяснения внешней политики своей страны.

Независимо от назначения, объёма и вида всякий дипломатический приём носит политический характер, поскольку на нём происходит встреча представителей иностранных государств.

Находясь за границей, надо уважать правила и обычаи, принятые в данной стране. Приглашая иностранца на официальное мероприятие, следует позаботиться о том, чтобы не поставить его в положение, унижающее или оскорбляющее его национальное достоинство, в противном случае он может расценить это как неуважение к его государству и нации.

Прежде всего необходимо особенно строго и четко соблюдать дипломатический этикет. Дипломаты при выполнении своих функций, организации официальных мероприятий, участии в церемониях и процедурах действуют в соответствии с дипломатическим протоколом, под которым понимают совокупность общепринятых правил, традиций, условностей, соблюдаемых правительствами, государственными представителями за рубежом (посольствами, консульствами и т.д.) и их сотрудниками при общении друг с другом. Не следует при этом забывать, что дипломатический протокол и общегражданский этикет – это разные вещи.

                         Приёмы и их организация

Приёмы подразделяются на дневные и вечерние, приёмы с рассадкой гостей и без рассадки за столом.

К дневным приёмам относятся приёмы типа “бокал шампанского”, “бокал  вина”, завтрак. В международной практике принято считать, дневные приёмы менее торжественные, чем вечерние.

К вечерним относятся приемы типа чай, “ жур фикс”, “ а ля фуршет”, коктейль, обед, обед-буфет, ужин.

Любой приём должен быть предварительно подготовлен самым тщательным образом. В подготовку приёма входят: выбор вида приёма, составление списка приглашённых лиц, рассылка приглашений, составление плана рассадки за столом на завтраке, обеде или ужине. Составление меню, сервировка стола и обслуживание гостей. Подготовка тостов или речей, составление схемы (порядка проведения) приёма.

При определении даты приёма следует исходить из того, что приёмы не проводятся в праздничные дни, а в мусульманских странах – в религиозный праздник “рамазан”. Не проводятся приёмы и в дни национального траура, а назначенные ранее отменяются.

В зависимости от случая, по которым необходимо устроить приём, избирается вид приёма. При этом следует учитывать международную дипломатическую практику, согласно которой наиболее торжественными, а следовательно, и наиболее почетными видами приёмов являются обед или вечерний приём.

Если речь идет о гостящих в стране главе государства или премьер-министре, министре иностранных дет, других членах правительства страны пребывания, то целесообразно избрать обед. В менее важных случаях следует воспользоваться другими из вышеперечисленных видов приёмов. При этом всегда необходимо учитывать протокольные традиции и обычаи, установившиеся в данной стране. Эти традиции помогут в выборе приёма.

        Составление списка приглашенных

Одним из важнейших моментов организации приёма является составление списка гостей. Приглашение на дипломатический приём всегда носит политический характер. Составитель списка прежде всего должен определить общее количество гостей, которых предполагается пригласить на приём. Это количество не должно превышать нормальных возможностей обслуживания и помещений, где будет проходить прием, при этом необходимо учесть определённый процент гостей, которые в силу разного рода причин не смогут или откажутся быть на приёме.

В список гостей с иностранной стороны прежде всего включаются представители официальных властей, дипкорпуса, если он приглашается, и представители общественности. На приёмы (завтраки, обеды, ужины, коктейли, фуршеты), проводимые в узком составе, не рекомендуется приглашать лиц с резко противоположными взглядами и позициями. Чтобы также приёмы прошли успешно, на них целесообразно приглашать лиц одинаковой партийной принадлежности или связанных взаимной дружбой и интересами.

                    Приглашения и их рассылка  

Приглашения на приём направляются на бланке, отпечатанном типографским способом. Имя, фамилия приглашенного и его должность пишутся от руки или на машинке. Для приёмов по случаю национального праздника или в честь какого-либо государственного деятеля или делегации заказываются специальные бланки

При организации завтраков, обедов и других приёмов с рассадкой гостей за столом в приглашении содержится просьба ответить (R.S.V.P. или “просьба ответить”). В случае, когда завтрак или обед даётся в честь премьер-министра или министра иностранных дел страны пребывания или другого высокопоставленного лица, приглашение ему высылается только после того, как ему сделано устное приглашение и оно им принято. В этом случае R.S.V.P. на письменном бланке зачеркивается и над ними пишутся буквы “p.m.” или “pour memorie” или “to remind” (для памяти).

Приглашения рассылаются в зависимости от местной практики не позднее, чем за 1-2 недели до приёма. В зависимости от конкретных обстоятельств, приглашения рассылаются с курьером или почтой. Приглашение официальным лицам и видным деятелям рекомендуется всегда рассылать с курьером.

                            Рассадка гостей

Рассадка за столом на официальных завтраках, обедах или ужинах осуществляется в соответствии с общепринятыми протокольными правилами.

Рассадка требует строгого соблюдения служебного или общественного положения гостей. Нарушение этого основного правила рассадки может быть истолковано, как сознательное нанесение ущерба как лично гостю, так и стране, им представляемой, что может привести к неприятным последствиям или осложнениям в отношениях. В качестве примера можно привести такой случай. Французский посол в США Альфан был приглашен на обед к американскому сенатору. Когда он пришел и увидел план рассадки гостей за столом, то заявил, что за стол не сядет, т.к. считает, что ему неправильно отведено место. Он сказал: “Как Альфан, я могу сидеть хоть под столом, но как посол, как представитель Франции я должен занять место, подобающее представляемой мной стране”. Сенатору пришлось срочно изменить план рассадки.

Чтобы избежать трудностей в рассадке, необходимо еще до рассылки приглашений иметь точное представление о том, на какие места будут посажены гости. С этой целью составляется примерный план рассадки и, в случае обнаруживающихся затруднений с рассадкой, вносятся поправки в намечаемый список приглашенных на завтрак, обед или ужин.

Сложилась определённая практика обозначения мест за столом: печатаются рассадочные и кувертные карточки – небольшие белые прямоугольники из плотной бумаги с написанными от руки или напечатанными на машинке фамилиями всех участников приёма.

В зале или холле, где собираются гости на небольшом столике выставляется план рассадки. Строго в соответствии с планом каждое место за столом обозначено кувертной карточкой. Приглашенные на приём знакомятся с планом рассадки, находят своё место, уточняют фамилии соседей справа и слева. На приёмах с большим количеством приглашенных используются специальные карточки с указанием места за столом.

Во избежание ошибок старшинство гостей проверяется в протокольной службе МИД.

Особое место отводится меню и сервировке стола. При составлении меню рекомендуется учитывать вкусы гостей. Их национальные и религиозные традиции и другие моменты. Для того, чтобы приём прошёл четко и организованно, заранее продумывается схема его проведения. Предусматривается время и место встречи гостей хозяином, время приглашения к столу, провозглашение тостов и т.д.

И, конечно же, большое значение придаётся внешнему виду. Обычно форма одежды указывается в письменном приглашении на приём. Если в приглашении не указана форма одежды, то офицеры посещают приём в парадной форме, а гражданские лица в вечернем костюме (фрак, смокинг), женщины в вечерних платьях.