За тлумаченням “Оксфордського словника” “документ” – це текст чи зображення, що має інформаційне значення. В перекладі з латинської мови “документ” – це доказ, підтвердження якого факту, що мав місце давніше чи має на даний час. Вперше в цьому значенні слово “документ” використали Цезар та Цицерон. В значенні письмового свідоцтва слово “документ” вживалося від середньовіччя о ХІХ століття. З латинської мови воно дійшло до наших днів завдяки більш широкому тлумаченню цього терміну бельгійським вченим, основоположником документації – науки про сукупність документів у галузі практичної діяльності – Полем Отле (1864-1944). Його основна праця, присвячена вивченню, систематизації та структуризації документа в сучасному його розумінні, називається “Трактат про документацію”. Очевидно, що документ виник майже одночасно з появою писемності у тих чи інших народів світу.

Сучасний документ, звичайно, відрізняється від документів стародавніх епох своєю стилістикою, способом написання, технікою та матеріалом виготовлення.

Найпоширенішим матеріалом для виготовлення документів у давнину була глина. До нас дійшли сотні тисяч клинописних текстів, які повідомляють науковцям про побут, природу, історію, науку та культуру стародавніх народів. Так, серед руїн палацу царя Атурбаніпала в Ніневії ареологи відкрили декілька кімнат, в яких, здавалося, хтось звалив тисячі клинописних табличок. Після підрахунку їх виявилося близько 30 тисяч. Ця бібліотека зберегла всю історію культури та соціальних стосунків населення Шумеру та Вавилону. Вавилонцям належить і слава першодруків. Один документ розмножувався в певній кількості і розсилався за призначенням. Відомі також клинописні документи з виготовлення синтетичних каменів.

В Стародавньому є Єгипті інформацію записували на папірусі. Найбільший відсоток інформації становлять державне листування, облікові та статистичні дані величезного бюрократичного управлінського апарату – фараонів усіх династій.

Великої популярності і поширення набуває з часом і такий матеріал для виготовлення документів, як пергамент. Пергамент, призначений для письма, - це за особливою технологією оброблена шкіра телят чи свиней. Пергаментні листи для запису інформації вперше стали використовувати у ІІ ст. до н.е.

На початку нашої ери в Китаї був винайдений папір. Китайці дуже довго тримали технологію виготовлення цього матеріалу в суворому секреті. Найпоширенішим матеріалом для виготовлення документів на Сході був тканини, зокрема шовк. По шовку писали чорною або червоною тушшю пензликами різної величини. Але зі збільшенням виробництва паперу шовк витіснився. Поступово і Європа в ранньому середньовіччі перейшла на папір як основний матеріал для виготовлення документів.

З удосконаленням виробництва і розповсюдження по всьому світу паперу він став найголовнішим матеріалом для виготовлення документів.

Різної щільності і фактури, папір використовувався і подекуди ще використовується у вигляді перфокарт та перфострічок, інформація на яких записується і зчитується з допомогою пристрою – перфоратора.

В сучасному діловодстві не обминули увагою і такий вид матеріалів для документування, як фотоплівка.

Документуються сьогодні видатні і важливі події на кіноплівці та магнітофонній стрічці – протокольні частини міжнародних урядових та науково-технічних контактів.

Містким і зручним у користуванні матеріалом для виготовлення документів є комп’ютерна дискета.

Майбутнє технологій документування – у використанні природних та синтетичних матеріалів-мінералів, в першу чергу кварцу.

Входять у практику діло ведення і документи – голограми. Голограма – документ, який містить зображення, запис і відтворення якого здійснюється за допомогою лазерного променя без використання лінз. Голограма може бути пласкою та об’ємною. Голографічний документ можна зображати та відтворювати в трьох вимірах.

Різноманіття матеріалів для виготовлення документів дає змогу створювати їх для різних цілей і, відповідно, різного призначення.

Отож, документ – матеріальний об’єкт із інформацією, зафіксованого, створеного людиною певним способом для передачі її в просторі і часі (визначення дано за ДСТУ 3017-95).

Виникнення справочинства

З далеких часів дійшли до нас різновиди документів, з допомогою яких ми пізнаємо історію своєї країни.

Необхідність у складанні документів виникає одночасно з появою писемності. Саме нагальна потреба в укладенні різноманітних документів (угод, договорів, тестаментів) і викликає появу писемності як засобу фіксації і збереження державної і приватної документації.

З розвитком писемності ділові папери стали засобом спілкування та передачі інформації.

Після створення давньоруської держави писемність стала необхідною для письмових зносин з іноземними діячами, укладання угод з іншими країнами. В умовах формування класового суспільства виникла потреба у складанні заповітів, записах боргів, укладанні торговельних купецьких контрактів, у написах на речах про їхнє призначення, приналежність. Важливі документи давньоруські князі зберігали пильніше, ніж коштовності. Відомо, що за князювання Ярослава Мудрого зібрання найдавніших грамот і договорі Русі з іншими країнами розміщувалися у Михайлівському приділі Софіївського собору. Вчені припускають, що саме тут були зосереджені і документи доволодитирівського часу. Одним з найбільш відомих сховищ ділових паперів був також Києво-Печерський монастир.

Через пожежі, княжі міжусобиці та монголо-татарську навалу більша частина пам’яток давньоруської доби загинула. Збереглися лише окремі з них – найдавніші рукописні книги, твори оригінальної давньоруської літератури. Всі вони сьогодні є не тільки пам’ятками писемності і літератури а й документами тогочасної епохи.

Важливими документами тогочасної епохи були княжі устави і “уроки”, а також церковні устави. Княжі устави спрямовувалися на доповнення або зміну внутрішніх державних норм і порядків. Під уроками розуміють постанови князів переважно фінансового характеру: про податки, донину на користь князя, судові поплатки. Церковні устави мали на меті впорядкувати правове становище церкви в державі, церковні суди, забезпечити церкву матеріально. Збереглися церковні устави князів Володимира і Ярослава. Перший відомий у копії ХІІІ ст., другий – ХІV століття.

Найважливішим історичним документом є наш найдавніший літопис «Повість временних літ», який також дійшов до нас не в оригіналі, а у пізніших списках.

На території західних слов’янських земель (у Чехії та Польщі) актові книги як особлива форма ведення діловодства виникли у ХІІІ сторіччі. На західноукраїнських землях, як зазначали у своїх працях видатні українські історики О.І.Левицький і В.О. Романовський, актові книги з’явились у ІІ половині ХIV сторіччя.

Я.Р.Даткевич[1] вважає, що вивчаючи проблему генезису цієї форми діловодства, не можна ігнорувати наявність актових книг в італійських, західнонімецьких центрах, як можливих шляхах їх проникненню в Україну.

Величезний масив актових книг відклався в результаті діяльності громадських і земських судів. В кожному повіті функціонували три судові установи: гродський, або адміністративний, земський і підкоморський суди.

Все, що відбувалося у судах, заносилося до актових книг. Більшість книг велося за подвійною системою: спочатку акти записувалися до чернетки – “протоколу” – за скороченою схемою, а потім переписувались у чистовик – індикту.

Свою подальшу реорганізацію і розвиток актове діловодство в судах дістало за Статутом 1566 року. В основному змісті документів простежується прагнення додержуватись канцелярської мови, хоч часто трапляються елементи живої розмовної мови, характерної для представників тодішнього феодального суспільства.

Актове діловодство проіснувало на території Правобережної України до 1840-х років.

До ХV століття у Московському князівстві система управління мала двірцево-вотчинний характер. Органами управління були так звані путі. Справочинство вели дяки, а при намісниках – писарчуки та піддячі. Створення Російської централізованої держави вимагало розвинутіших форм державного управління. У зв’язку з цим відбувалася поступова перебудова органів великокнязівського управління. На кінець ХV – початок ХVІ ст. склалася система приказів – центральних органів державного правління.

Усього приказів було близько 80, кожний з яких налічував від 3 до 400 показних людей. Канцелярії функціонували при кожному державному, духовному чи громадському закладі. Документи в них складали та оформляли фахівці за певними загальними правилами, що наслідувалися згідно з традицією.

Діяльність канцелярії, роботу окремих службовців зі створення офіційних текстів добре видно з елементів створюваних документів. Так, на кожному документі, що надходив до приказу, ставили дату оформлення.

Писали на вузеньких (15-17 см) смужках паперу, які за необхідності склеювали. Зворотний бік залишали чистим.

У діяльності приказів ХV- ХVІІІ ст. виробився сталий процес роботи з документами, який і дістав назву приказного діловодства. Діловодство стало вимагати значного досвіду, якого нерідко не мав начальник приказу – суддя. Документи поділяли на законодавчі, які виходили від органів державної влади, та розпорядчі, які складали органи управління.

Територія Лівобережної України, що на той час увійшла до складу Росії. У травні 1710 року гетьманом став генеральний писар Пилип Орлик, автор “Пактів”, або так званої “Бендерської Конституції і вільностей Запорізького війська”. Вихідним положенням цього документа була теза про незалежність України.

Діловодство в установах до ХVІІІ ст. велось згідно з канцелярськими традиціями і законодавством не регулювалося.

Застарілу систему приказів у 1717-1718 рр. змінили 12 колегій, кожна з яких відала певною галуззю чи сферою управління і підпорядковувалося Сенату. Згодом 13-ю колегією став Синод, що відав церковними справами. Остаточно структуру колегій визначив підписаний 1720 року “Генеральний регламент” державних колегій, що заклав засади організації діловодства в державних установах.

У ”Генеральному регламенті” докладно розкрито функції кожного підрозділу колегії. Найважливіші документи складав секретар, інші, за вказівкою секретаря, - канцеляристи. Частину документів писали за “генеральним формуляром”, тобто за обов’язковими формами.

Для відносин між вищою владою і владою на місцях встановлювалися відповідні види документів залежно від місця станови за ієрархічною градацією.

Для полегшення знаходження документів складали арфі віти установ та осіб, які мали до них якесь відношення. Були вироблені засади організації обліку, проходження та зберігання документів. Тоді є з’явилася назва “архів”.

Законодавчі та розпорядчі акти державної влади оформляли указами, регламентами, інструкціями, протоколами. До 1775 року важливу роль у житті українського народу відігравала Запорізька Січ.

Чергові реформи центрального державного апарату відбулися у 1810-1812 роках. 1810 року було затверджено вищий державний законодавчий орган – Державну Раду, а 1811 року створені центральні органи державного правління – міністерства з багатоступеневою структурою.

Постанова “Загальна установа міністерств” передбачала єдність форми складення документів за наведеними зразками. Ділові папери складного змісту мали три частини: вступ з викладом змісту справи, обґрунтування з посланнями на законодавство чи нормативні акти, клопотання або прохання.

Багато уваги цілісності діловодства і звітності приділяв один з видатних державних діячів того часу М.М.Сперанський. Його праці зробили великий внесок у те, що ми нині називаємо уніфікацією документів.

Виникла практика створення різноманітних “письмовників”, що надалі стало традицією. Вони вміщували зразу всіх видів документів (розпорядження, рішення, реляції, вказівки, накази, ділові листи).

15 березня 1917 року Тимчасовий уряд прийняв постанову “Про вдосконалення форм офіційних відносин та паперів”. Мовний ритуал у практиці складання ділових документів залишався.