Сама передача грузов из отдела хранения в отдел экспедиции производится по накладной материально ответственными лицами с распиской на третьем экземпляре накладной материально ответственных лиц отдела экспедиции. Два экземпляра накладной передаются в отдел экспедиции, третий — остается в отделе хранения.

Реестры приходных и расходных документов материально ответственные лица отделов сверяют с записями приемных актов и накладных. В случае расхождений материально ответственные лица, отвечающие за учет в отделе, устанавливают причину и исправляют ошибки путем выписки соответствующих документов на разницу с указанием причин по каждому отдельному случаю. Движение этих документов происходит так же, как и основных.

На выявленные расхождения составляется отдельный реестр расхождений по форме реестров приходных и расходных документов (приемных актов, накладных), который подписывается материально ответственными лицами и бухгалтером.

На основании приходных и расходных реестров с приложенными к ним документами (приемными актами, накладными) за подписями материально ответственных лиц отделов отделом хранения склада готовится товарный отчет. Он составляется в двух экземплярах, один из которых вместе со всеми приходными и расходными документами передается в бухгалтерию склада под расписку на втором экземпляре отчета, а второй экземпляр остается в отделе у материально ответственных лиц.

В отделе экспедиции производятся упаковка грузов с соблюдением установленных правил.

Экспедиция передает грузы по количеству мест либо заказчику, либо экспедитору для отправки получателям под расписку в книге регистрации отдела экспедиции.

Экспедитор, сопровождающий груз, сдает его получателю, у которого имеется постоянная или разовая доверенность.

При обнаружении недостачи, порчи, боя, образовавшихся в пути при доставке груза, сопровождающий совместно с получателем в обязательном присутствии представителя (материально ответственного лица) экспедиции, или отдела (если упаковка груза производилась в отделе хранения) составляет акт в 3 экземплярах, из которых первый направляется в бухгалтерию, второй — остается у получателя, третий сдается в экспедицию склада.

Вывоз (вынос) грузов с территории склада может осуществляться по пропускной системе. В этом случае приказом по складу устанавливается перечень должностных лиц, которым предоставлено право подписывать пропуск на вывоз (вынос) со склада товарно-материальных ценностей.

При вывозе (выносе) грузов с территории склада работник охраны отбирает пропуск, проверяет количество и качество товарно-материальных ценностей в натуре в соответствии с данными, указанными в пропуске. В случае расхождения, если в натуре оказалось большее или меньшее количество упаковок или несоответствие упаковок показанным в пропуске, работник охраны должен приостановить вывоз (вынос) грузов и немедленно вызвать заведующего или его заместителя и главного бухгалтера склада для выяснения причин расхождений.

Работник охраны на отобранных пропусках расписывается в строке «Проверил» и регистрирует их в книге по форме, установленной внутренним распорядком. На пропуске работник охраны проставляет порядковый номер по книге регистрации.

По окончании рабочего дня пропуска подбираются в хронологическом порядке (по номерам) и сдаются ежедневно под расписку в бухгалтерию склада. Во время приемки бухгалтерия по книге регистрации накладных проверяет соответствие количеств мест, указанных в пропуске и товарном документе. В бухгалтерии пропуска подшиваются за каждый месяц в отдельную папку и хранятся наравне с бухгалтерскими документами.

Упаковка и маркировка

Понятие «упаковка» имеет два значения:

1) упаковка — операции по защите груза (товара) с помощью специальных средств;

2) упаковка — средство или комплекс средств, обеспечивающих защиту груза (товара) от повреждений и потерь, а окружающей среды — от загрязнений.

Для разграничения этих понятий операции с грузами (товарами) будем называть упаковыванием, а сами средства — упаковкой.

Прежде всего отметим, что упаковывание более характерно для складских подразделений предприятий. Что касается товарных складов, то эта операция выполняется ими в том случае, если это прямо предусмотрено договором складского хранения.

Упаковывание может преследовать различные цели:

а) предохранение грузов (товаров) от повреждения, порчи, воздействия внешних климатических факторов на товар, а также воздействия груза (товара) на окружающую среду;

б) формирование товарных единиц по габаритам и весу;

в) контроль и учет количественных показателей грузов (товаров) при их отгрузке (выдаче);

г) обеспечение условий для выполнения погрузочно-разгрузочных работ, пакетирования, маркировки, складирования, хранения, последующей транспортировки;

в) предохранение грузов (товаров) от хищений.

Классификация тары и упаковки производится по различным основаниям.

1. В зависимости от функционального назначения:

а) производственная — тара, предназначенная для хранения, перемещения, складирования грузов (сырья, материалов, готовой продукции) в производстве, используемая как многооборотное средство пакетирования при межзаводских и междуведомственных перевозках;

б) транспортная — тара, образующая самостоятельную транспортную единицу. Она обеспечивает сохранность грузов (товаров) при транспортировке и хранении. Транспортная тара в свою очередь подразделяется на крупногабаритную (размеры которой превышают 1200 х 1000 х 1200 мм) и малогабаритную (размеры которой лежат в пределах 1200x1000x1200 мм);

в) потребительская — тара, поступающая к потребителю с продукцией и не выполняющая функцию транспортной тары. Ее основное назначение — обеспечить сохранность груза (товара) на всех этапах до передачи конкретному потребителю для использования по назначению.

2. В зависимости от количества груза (товара):

а) индивидуальная — тара, предназначенная для единицы продукции;

б) групповая — потребительская тара, предназначенная для определенного числа грузов (товаров).

3. В зависимости от кратности использования:

а) разовая — тара, предназначенная для однократного использования;

б) возвратная — тара, бывшая в употреблении, которая используется повторно;

в) многооборотная — тара, прочностные показатели которой рассчитаны на ее многократное применение.

4. По степени жесткости конструкции:

а) жесткая — тара, не меняющая форму и размеры при ее наполнении;

б) ягкая — тара, форма и размеры которой меняются при ее наполнении.

5. В зависимости от материала изготовления:

а) тара, изготовленная из одного материала (деревянная, тканевая, бумажная, картонная, металлическая, керамическая, полимерная, стеклянная и пр.);

б) комбинированная — тара, изготовленная из двух или более различных материалов.

6. В зависимости от конструктивных особенностей:

а) разборная — многооборотная тара, конструкция которой позволяет разобрать ее на отдельные части и вновь собрать, соединив сочленяющие элементы;

б) неразборная — тара, конструкция которой не позволяет разобрать ее на отдельные части;

в) складная — тара, конструкция и свойства которой позволяют сложить ее без нарушения сочленения элементов и вновь придать таре первоначальную форму;

г) разборно-складная — тара, сочетающая в себе конструктивные особенности разборной и складной тары.

7. В зависимости от прочностных показателей:

а) прочная — тара, нечувствительная к воздействию динамических нагрузок;

б) хрупкая — тара, чувствительная к воздействию динамических нагрузок.

По основаниям 6 и 7 также выделяется штабелируемая тара (тара, конструкция и прочностные показатели которой позволяют укладывать ее в устойчивый штабель) и нештабелируемая.

8. В зависимости от замкнутости: закрытая (тара, конструкция которой предусматривает применение крышки или другого вида затвора) и открытая.

9.В зависимости от герметичности: герметичная (тара, конструкция которой обеспечивает непроницаемость газов, паров и жидкостей) и негерметичная.

10. В зависимости от принадлежности:

а) залоговая — тара, принадлежащая промышленным предприятиям, стоимость которой входит в стоимость грузов (товаров);

б) инвентарная — тара, принадлежащая конкретному предприятию и подлежащая возврату этому предприятию.