I. Общие положения

1. Секретарь руководителя относится к категории технических исполнителей.

2. На должность секретаря руководителя назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

3. Назначение на должность секретаря и освобождение от нее производится приказом директора фирмы.

4. Секретарь должен знать:

4.1. Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности предприятия.

4.2. Положения, инструкции, иные нормативные документы по ведению делопроизводства.

4.3. Структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений.

4.4. Организацию делопроизводства.

4.5. Методы оформления и обработки документов.

4.6. Архивное дело.

4.7. Машинопись.

4.8. Правила пользования приемно-переговорными устройствами.

4.9. Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.

4.10. Правила печатания деловых писем с использованием типовых форм.

4.11. Основы этики и эстетики.

4.12. Правила делового общения.

4.13. Правила эксплуатации вычислительной техники.

4.14. Основы административного права и законодательства о труде.

4.15. Правила внутреннего трудового распорядка.

4.16. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

5. Секретарь подчиняется непосредственно руководителю фирмы.

6. На время отсутствия секретаря руководителя (болезнь, отпуск, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

II. Должностные обязанности

Секретарь:

1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.

2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

3. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

4. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.

5. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

6. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает их качественное их редактирование.

7. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

8. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

9. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

10. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.

11. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.

12. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.

13. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных.

14. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

15. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

16. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

Заключение

В заключение данной работы следует отметить, что разработанная система управления предприятием «Туроператор» вполне конкретна и полноценна. Что значит, что такая система управления осуществима в современных условиях существующего туристского рынка.

В работе учтены все факторы управления – от организационно-правовых, до человеческих.

Работа выполнялась с проекцией на современные условия деятельности большинства туристских предприятий, с учетом разнообразия потребительского рынка, а также туристских предложений на современном рынке.

Структура предприятия, его управления отвечает всем нормам и правилам управления современными предприятиями.

Список литературы

1. Биржаков М.Б. Введение в туризм: Учебник. Издание 6-е, переработанное и дополненное. – СПб.: «Издательский дом Герда», 2004. — 448 с.

2. Ф. Маркетинг в туризме. / сост. Ю.Н.Борисова, Н.И.Гагарин, Ю.В.Забаев, А.И.Сесёлкин. - М.: РМАТ, 1996;

3. Котлер. Основы маркетинга. - М.: Прогресс, 1991;

4. Кубышкин Н. И. Менеджмент туризма. – Минск: Новое издание, 2004;

5. Чудновский А. Туризм и гостиничное хозяйство. – М: Бизнес книга, 2003;

6. Internet

- www. Oriontour2005.ru

- www. Travel.ru

- www. Turist.ru … и другие.