Перш, ніж почати розгляд сутності інформаційного забезпечення органів внутрішніх справ, ми повинні дослідити поняття „інформація”.

Згідно із ст.1 закону України "Про інформацію" під інформацією слід розуміти документовані або публічно оголошені відомості про події та явища, що відбуваються у суспільстві, державі та навколишньому природному середовищі.

Із вищевказаного поняття можна сформулювати висновок про те, що інформація в ОВС – це відомості, які відображають стан злочинності, охорони громадського порядку та умови зовнішнього середовища, характеризують сили та засоби, а також, результати діяльності ОВС [6, с.134].

Поняття „інформація” в соціальній сфері за своїм значенням найближче підходить до понять „дані”, „відомості” з усіма притаманними їм властивостями: вірогідність, повнота, первинність, вторинність, старіння тощо. Згідно до коментованих статей закону України "Про інформацію" під комп'ютерною інформацією розуміються не самі дані, а форма їх представлення у машинному вигляді, тобто сукупність символів яка зафіксована у пам'яті комп'ютера, або на машинному носії (дискеті, оптичному, магнітооптичному диску, магнітній смузі або іншому матеріальному носії). При розгляді справ слід враховувати, що за певних обставин й фізичні поля можуть виступати носіями інформації [10, с.5]. За джерелами отримання інформації її поділяють на первинну і вторинну, за формою фіксації - на документальну і недокументальну; за способом передачі – на ручну та механізовану; за способом обробки – на вихідну та оброблену.

Без інформації немає процесу управління, без неї неможливо сформулювати цілі управління, оцінити ситуацію, визначити проблеми, спрогнозувати розвиток подій, підготувати управлінські рішення, проконтролювати їх виконання. Сфера охорони правопорядку є надзвичайно динамічною, комплексною, вона потребує постійного вдосконалення, взаємодії правоохоронних структур, що можливе тільки при належному інформаційному забезпеченні [4, с.240].

У цьому плані варто навести точку зору Р.А. Калюжного, з якою ми повністю погоджуємося. Він, зокрема, вважає, що при організації системи інформації в органах внутрішніх справ необхідно враховувати ряд вимог, реалізація яких забезпечує її ефективність, а саме: інформація має бути, по-перше, необхідною; по-друге, достатньою; по-третє, мінімальною; по-четверте, вірогідною; по-п'яте, надійною; по-шосте, сучасною; по-сьоме, оперативною, по-восьме, систематичною, по-дев’яте такою, яка може використовуватися для машинної обробки, тобто мінімально формалізованою і з максимальною уніфікацією носіїв інформації. На жаль, на практиці ці вимоги виконуються далеко не завжди. Так, загалом, відомо, що без необхідної вірогідності інформації про об'єкт управління не можна достатньо професійно, грамотно і ефективно організувати його роботу, навіть використовуючи і найсучасніші та найбільш досконалі методи управління. Підвищення вірогідності інформації при цьому можна здійснити, наприклад, за рахунок скорочення ланок опрацювання, підвищення відповідальності за вірогідність даних, більш широкого впровадження сучасних технологічних засобів тощо [13, с.172].

Відмітимо, що чим складніше та масштабніше завдання постає перед ОВС, тим відповідно і вищі критерії оцінки до інформації яка стосується його: її аналізу та захисту. Захист інформації розглядається як діяльність, спрямована на запобігання витоку інформації з обмеженим доступом (інформації, що складає таємницю ), а також по запобіганню різноманітного роду несанкціонованих і небажаних умисних впливів на інформацію та її носії, тобто діяльність, спрямована на захист інформації [6, с. 130].

Адже, без добре налагодженої інформаційної роботи ОВС перевага завжди буде на боці злочинців, які зможуть вільно вибирати час та місце вчинення злочину та мати необмежені можливості для цього. Інформаційно-аналітична робота – невід’ємна складова управлінської діяльності на всіх рівнях функціонування ОВС. Це стосується в першу чергу боротьби зі злочинністю. Hе знаючи реального стану справ на місцях, не можливо попередити негативні тенденції, оперативно керувати силами та засобами, вчасно надавати підпорядковуваним органам та підрозділам необхідну допомогу, впливати на організацію та кінцевий результат їх роботи [12, c. 258]. Саме інформаційна робота є самостійною функцією управління правоохоронних органів. Це сукупність суворо регламентованих операцій, що проводяться над інформацією і її носіями. До складу таких операцій входять збір, підготовка, обробка даних. У свою чергу, збір містить у собі фіксацію і передачу даних. Підготовка поєднує приймання, редагування, формалізацію даних. Обробка складається із введення, збереження даних, обробки масивів інформації [8, c. 53].

Інформаційна робота має потребу в її організації. Організація інформаційної роботи - це вплив на дану роботу з метою її оптимізації, тобто одержання найбільш ефективного результату при найменших зусиллях і витратах. Інформаційна робота плюс її організація складають поняття інформаційного забезпечення. Інформаційна робота - складова частина інформаційної системи, який притаманні наступні компоненти: люди (персонал), інформація, технічні засоби, методи, процедури збору та перетворення інформації [4, c. 3].

Підводячи підсумки по розглянутому питанню, можемо сформулювати висновок про те, що визначення змісту й обсягу початкової інформації, необхідної для здійснення ефективного управління органами внутрішніх справ, має велике значення для функціонування усієї інформаційної системи, оскільки, наявність вказаної інформації дозволяє визначити перспективи змін обсягу роботи органів внутрішніх справ, зробити висновки про те, на яких ділянках роботи мають бути зосереджені основні зусилля органів внутрішніх справ, які регіони, об'єкти й галузі економіки вимагають більшого профілактичного впливу, як найбільш раціонально розподілити сили і засоби ОВС, як їх використати, які корективи потрібно вносити у форми і методи їх роботи.