Выполнять проекты в том или ином виде приходится любому предприятию, не говоря уже об отраслях, сильно ориентированных на проекты ( строительной, нефтехимической отраслей, производства товаров широкого потребления, из сферы услуг и пр.) Поэтому средства управления проектами теоретически должны занимать немаловажное место в корпоративных информационных системах. Формализованные методы управления проектами позволяют планировать инвестиционную деятельность, учитывать проектные риски, оптимизировать использование имеющихся ресурсов и избегать конфликтных ситуаций, анализировать фактические показатели и своевременно корректировать ход работ, а также накапливать и анализировать опыт реализации проектов. Важно не только правильно выбрать подходящий пакет или комплект пакетов, но и тщательно продумать - и осуществить - его внедрение.

Как известно, основная задача руководителя проекта - обеспечить выполнение работ в установленные сроки, в рамках выделенных средств и с соответствующим качеством. Для успешной реализации проекта недостаточно составить технико-экономическое обоснование - нужно еще составить подробный план, учитывающий требования по использованию ресурсов, оперативно контролировать исполнение работ, отслеживать сроки и соблюдать ограничения по объему финансирования, своевременно внося коррективы в допустимых размерах. Это и является сутью процесса управления.

Классификация программного обеспечения для управления проектами

Первые системы УП позволяли представить проект в виде сети, рассчитать ранние и поздние даты начала и окончания работ проекта и отобразить работы на временной оси в виде диаграммы Гантта. Позже, в системы были добавлены возможности ресурсного и стоимостного планирования, средства контроля за ходом выполнения работ.

Использование систем долгое время ограничивалось традиционными областями - крупными строительными, инженерными или оборонными проектами и требовало профессиональных знаний. Однако, за последнее десятилетие ситуация в области использования ПО календарного планирования резко изменилась.

  Благодаря повышению мощности и снижению стоимости персональных компьютеров, а также, при участии таких корпораций, как Microsoft и Symantec, программное обеспечение и методики управления, доступные раньше только состоятельным организациям, пришли на рабочие столы и вошли в повседневную практику менеджеров и сотрудников средних и малых компаний.

  В настоящее время на рынке представлено значительное количество универсальных программных пакетов для персональных компьютеров, автоматизирующих функции планирования и контроля календарного графика выполнения работ. Среди наиболее популярных можно привести следующие:

o Primavera Project Planner (P3) (Primavera);

o Microsoft Project (Microsoft);

o Time Line (Time Line Solutions);

o Open Plan (Welcome Software);

o Artemis Views (Artemis Management Systems);

o CA-Super Project (Computer Associates International Inc.);

o Project Scheduler (Scitor Corp.);

o TurboProject (IMSI);

o Project Workbench (Applied Business Technology);

o Spider Project (Технологии управления Спайдер);

  Многие специалисты по разработке и внедрению систем управления проектами разделят ПО на профессиональные и настольные (непрофессиональные). Профессиональные системы предоставляют более гибкие средства реализации функций планирования и контроля, но требуют больших затрат времени на подготовку и анализ данных и, соответственно, высокой квалификации пользователей. Второй тип пакетов адресован пользователям-непрофессионалам, для которых управление проектами не является основным видом деятельности. От пользователей, использующих пакеты планирования лишь время от времени при необходимости спланировать небольшой комплекс работ или ввести фактические данные по проекту трудно ожидать серьезных затрат времени и усилий на то, чтобы освоить и держать в памяти какие-либо специфические функции планирования или оптимизации расписаний. Для них более важным является простота использования и скорость получения результата.

Практически все системы календарного планирования и контроля обладают сходным набором функций:

2.1. Функциональные особенности программных средств управления проектами

     Как правило, современные системы календарного планирования, распространяемые на рынке, обеспечивают основной набор функциональных возможностей, которые включают в себя:

1. Средства описания комплекса работ проекта, связей между работами и их временных характеристик:

2. Средства поддержки информации о ресурсах и затратах по проекту и назначения ресурсов и затрат отдельным работам проекта.

3. Средства контроля за ходом выполнения проекта.

4. Удобные графические средства представления структуры.

· Диаграмма Гантта;

· PERT диаграмма;

· Средства создания отчетов;

Кроме того, следующие дополнительные возможности должны быть рассмотрены при выборе пакета планирования:

· Сортировка данных;

· Критерии отбора данных;

· Возможности печати;

· Средства обмена данными;

· Работа в сети;

· Работа с несколькими проектами;

· Языки программирования и разработки макроопределений.

2.2. Перечень параметров для оценки применимости пакета УП (требования к продукту):

Требования к размерности. Многие  программные продукты позволяют управлять проектами, состоящими из тысяч работ. Недорогие пакеты при этом используют оперативную память компьютера. Дорогие пакеты гарантируют управление очень большими проектами независимо от оперативной памяти компьютера. В то же время и у дорогих пакетов могут быть ограничения, существенные для ваших целей.

Требования к языку (руссифицированность программы).

Требования к структуризации. Все пакеты позволяют создавать и использовать для отчетности, иерархические структуры работ проекта (разбиение проекта на подпроекты, фазы, пакеты работ и т.д.). Однако в жизни этого может оказаться недостаточно. Перечень некоторых из возможных структур, предназначенных для планирования и отчетности в реальных серьезных проектах приведен в таблице.

Требования к типам работ

Требования к типам ресурсов.

Требования к назначениям. Управление ресурсами – ключевой элемент реального управления. Ресурсы могут иметь различные производительности, могут быть взаимозаменяемыми, производиться на одних работах и потребляться на других. Некоторые ресурсы могут быть командными, то есть работать только вместе, другие использоваться на работах проекта независимо.

Требования к календарям. Требования к учету затрат.

Требования к составлению расписания работ.       

Требования к фильтрации данных, Требования к учету и контролю хода работ.

     Требования к входным и выходным документам.

  2.3. Техника выбора пакета управления проектами (перечень имеющихся средств)

    При выборе подходящего пакета управления проектами полезно составить свой собственный перечень существенных параметров и оценить важность этих параметров в баллах. Пример такого перечня:

1) Качество составляемых расписаний выполнения работ (оптимальность использования ресурсов проекта),

2) Размеры проекта, поддающегося расчету (количество работ, ресурсов, связей, календарей),

3) Возможность использования в проектах нормативных баз, присущих области применения,

4) Возможность проведения стоимостного анализа и формирования отчетных документов, требуемых в области применения,

5) Гибкость - возможность использования в проекте дополнительной информации, присущей области применения,

6) Возможность использования в проектах множественных иерархических структур работ, проведения выборок и сортировок по любым используемым показателям и в том числе, определяемых пользователями,

7) Возможность использования в проектах различных иерархических структур ресурсов,

9) Легкость освоения,

10) Полнота документации,

11) Качество оформления выходных документов,

12) Возможности экспорта и импорта данных - связь с другими программами, базами данных,

13) Возможность вывода информации в Интернет,

14) Возможность управления мультипроектами - планирование работы организаций,

15) Возможность групповой работы с одним проектом,

16) Скорость работы,

17) Удобство работы с графическим интерфейсом,

Однако важными для пользователя являются простота изучения и использования системы, а также качество дополнительной консультационной поддержки данной системы на рынке.

Описание MS Project

Одним из наиболее распространенных программных продуктов, предназначенных для управления проектами, является Microsoft Project. На сегодняшний день - MS Project представляет собой оптимальный набор программных инструментов для управления проектами со стандартным офисным интерфейсом, что является немаловажным фактором для большинства пользователей, работающих с пакетом MS Office.

Основные особенности пакета:

· иерархические коды структур для задач и ресурсов;

· расходуемые материалы как вид ресурсов;

· месяц как единица длительности работ;индивидуальные календари для задач;

· графические индикаторы для наглядного представления "проблемных" задач;

· поля с формулами вычислений, определяемыми пользователями;

· две шкалы времени (основная и вспомогательная);

· указание приблизительного периода выполнения задачи (с последующим уточнением);

· создание шаблонов проектов.

Улучшены функции поддержки иерархической структуры работ (WBS), определения приоритетов для задач, выравнивания загрузки ресурсов, расчета критического пути в группе проектов, просмотра сетевой диаграммы проекта.

Microsoft Project (стандартный выпуск) позволяет руководителям проектов динамично управлять календарными планами и ресурсами, получать сведения о состоянии проекта и анализировать его данные. Интуитивные инструменты Microsoft Project обеспечивают руководителей и участников рабочих групп необходимыми данными, помогающими соблюсти сроки проекта и его бюджет. Далее представлены свойства данной программы:

Позиционирование

Динамичное планирование позволяет руководителям проектов и участникам рабочей группы быстро оценить влияние изменений, внесенных в задачи или ресурсы.

Категории пользователей

Стандартный выпуск Microsoft Project предназначен для руководителей проектов и специалистов по планированию, чья работа требует особых профессиональных знаний. Некоторые руководители используют программное обеспечение для управления проектами только с целью отслеживания задач, тогда как другие — еще и для отслеживания затрат и ресурсов, а также для управления ими. Важной составляющей их работы является передача данных о состоянии проекта и других сведений многочисленной рабочей группе.

Интеграция с Microsoft Office

С помощью Microsoft Project можно преобразовать списки задач, созданные в Microsoft Excel или Outlook, в календарные планы. Есть также возможности импорта и экспорта, например шаблон списка задач Excel, что значительно облегчает переход от использования Excel к использованию Microsoft Project.