Существуют различные трактовки термина «организация». В одних случаях он употребляется для обозначения деятельности по упоря­дочению всех элементов определенного объекта во времени и простран­стве. Такое толкование близко к понятию «организовывать». Во мно­гих других случаях организация рассматривается как объект, обладаю­щий упорядоченной внутренней структурой. В нем сочетаются много­образные связи (физические, технологические, экономические, пра­вовые) и человеческие отношения. Организация как объект представ­ляет собой целостный комплекс взаимосвязанных элементов (свой­ство организационной сложности) и особое единство с внешним ок­ружением. Для нее характерна целенаправленность функционирова­ния и развития. Организация — это самоорганизующаяся система на всех этапах своего жизненного цикла.

Разумеется, такой сложный организм, каким является современ­ная организация, не может быть понят только с позиций рассмотре­ния его формальной структуры и разложения его на отдельные части. Наряду со структурным подходом, отражающим преимущественно статику организации, ключевое значение имеет поведенческий под­ход, нацеленный на выявление динамики организации и ставящий в центр исследований человека, систему отношений между людьми, их компетентность, способности, мотивации к труду и достижению ус­тановленных целей. Людей побуждают объединяться в организации и взаимодействовать в их рамках физические и биологические ограни­чения, свойственные каждому человеку в отдельности, и цели, дости­жение которых требует коллективных усилий. Дополняя друг друга, люди объединяют свои усилия и влияют на поведение организации в целом в интересах повышения ее эффективности. [8, стр.5]

Организация представляет собой сознательно координируемое соци­альное образование с определенными границами, которое функционирует на относительно постоянной основе для достижения общей цели или целей.[1] Под словами «сознательно координируемое» понимается управление, под словами «социальным образованием» – то, что организация состоит из людей или групп лиц, взаимодействующих между собой.

Каждая организация имеет свое предназначение - миссию, во имя которой люди объединяются и осуществляют свою деятельность. Миссия представляет собой базис, точку опоры для всех плановых ре­шений организации, для определения ее целей и задач; создает уверенность, что организация преследует непротиворе­чивые, ясные, сравнимые цели; помогает сосредоточить усилия работников на выбранном на­правлении, объединяет их действия; вызывает понимание и поддержку внешних участников орга­низации (акционеров, финансовых фирм и т. д.).

Примерная характеристика миссии организации в обоб­щенном виде включает:

- предлагаемые продукты или услуги;

- место и роль в системе рыночных отношений;

- цели организации (выживание, рост, доходность);

- технологию (процессы, инновации);

- философию (базовые взгляды, ценности, мотивации);

- внутреннюю концепцию (сильные стороны, степень конкурен­тоспособности, факторы выживания);

- внешний образ, имидж (ответственность перед партнерами, по­требителями, обществом в целом).

Осуществляя свою миссию, организация доби­вается достижения определенных целей.

Цели организации – это конкретизация миссии организации в форме, доступной для управления процессом их реализации.

Иными словами, цели организации – это конкретное состояние отдельных характеристик организации, достижение которых является для нее желательным и на достижение которых направлена ее деятельность. [2]

Цели организации задаются извне или вырабатываются внутри нее, с учетом этих целей выбирается структура организации.

Определение организации предусматривает необходимость фор­мального координирования взаимодействия работников. Структура организации определяет, каким образом должны быть распределены задачи, какой должна быть субординация, каковы формальные коор­динирующие механизмы и модели взаимодействия. Для организации характерны комплексность, формализация определенное соотноше­ние централизации и децентрализации. Комплексность рассматрива­ет степень дифференциации в рамках организации. Она включает уро­вень специализации или разделения труда, количество уровней в ие­рархии организации и степень территориального распределения под­разделений организации. Под формализацией понимаются заранее раз­работанные и установленные правила и процедуры, определяющие поведение работников. Некоторые организации минимально опери­руют с такими стандартными директивами. Другие имеют все типы правил, инструктирующих работников по поводу того, что они могут и чего не могут делать. Соотношение централизации и децентрализа­ции определяется уровнями, на которых вырабатываются и принима­ются управленческие решения в организации. В некоторых организа­циях процесс принятия решений очень централизован, разрешением проблем занимаются высшие руководители. В других случаях приня­тие решений децентрализовано, ответственность делегируется вниз по иерархии управления. Принятое соотношение централизации и де­централизации определяет характер и тип устанавливаемой органи­зационной структуры управления. [11, стр.15]

Всесторонний анализ внутреннего строения организации обеспе­чивается с помощью системного подхода. Система — это набор взаи­мосвязанных и взаимозависимых частей, составленных в таком поряд­ке, который позволяет воспроизвести целое[3]. Уникальной характерис­тикой при рассмотрении систем являются внутренние отношения ча­стей. Каждая система характеризуется как дифференциацией, так и интеграцией. В системе используются разнообразные специализиро­ванные функции. Каждая часть организации выполняет свои опреде­ленные функции. Для того чтобы поддерживать отдельные части в одном организме и формировать завершенное целое, в каждой систе­ме осуществляется интеграция. Для этого используются такие средст­ва, как координация уровней иерархии управления, прямое наблюде­ние, правила, процедуры, курс действий.

Хотя организации распадаются на отдельные части или составные элементы, они сами являются подсистемами в рамках более крупной системы. Существуют не только системы и подсистемы, но и сверхсистемы. Классификация этих понятий зависит от особенностей пред­мета анализа. При этом целое не является простой суммой частей, поскольку систему следует рассматривать как их единство.

Различают системы открытые и закрытые. Понятие закрытой сис­темы возникло в физике. Это система, являющаяся самосдерживае­мой. Ее главная характеристика заключается в том, что она сущест­венно игнорирует эффект внешнего воздействия. Совершенной сис­темой закрытого типа была бы та, которая не принимает энергии от внешних источников и не дает энергию внешней среде. Закрытая ор­ганизационная система имеет малую применяемость.

Открытая система предполагает динамическое взаимодействие с окружающим миром. Организации получают сырье и людские ресур­сы из внешней среды. Они зависят от внешних клиентов и заказчи­ков, потребляющих их продукцию.

Разграничение систем на открытые или закрытые не является жестким, раз навсегда установленным. Открытая система может стать закрытой, если контакты с окружением сокращаются со временем. В принципе возможна и обратная ситуация. Открытые системы тя­готеют к усложнению структуры и дифференциации. Иными слова­ми, рост открытой системы сопровождается повышением уровня спе­циализации ее элементов и усложнением структуры, нередким рас­ширением границ системы или созданием новой сверхсистемы. Если деловое предприятие растет, то наблюдается значительная его диф­ференциация и усложнение его структуры. Создаются новые специа­лизированные отделы, приобретаются новые виды сырья и материа­лов, расширяется ассортимент выпускаемой продукции, организуют­ся новые сбытовые конторы.

Все системы имеют вход, трансформационный процесс и выход. Они получают сырье, энергию, информацию, другие ресурсы и пре­образуют их в товары и услуги, прибыль, отходы и т. п. Открытые сис­темы имеют, однако, некоторые специфические черты. Одна из таких черт - это признание взаимозависимости между системой и внешней средой. Существует граница, которая отделяет систему от ее окруже­ния. Изменения во внешней среде влияют на один или несколько ат­рибутов системы, и наоборот, изменения в системе воздействуют на окружение. Внешняя среда организации схематично представлена на рис. 1.1. Организация должна отражать состояние внешней среды. В основе ее построения лежат предпосылки экономического, научно-технического, политического, социального или этического характе­ра. Организация должна создаваться так, чтобы она нормально функ­ционировала. Должен обеспечиваться вклад каждого ее члена в об­щую работу и эффективная помощь работникам в достижении постав­ленных целей. В этом смысле действенная организация не может быть статичной. Она должна оперативно отслеживать все изменения внеш­ней среды, оценивать их и выбирать наилучшую ответную реакцию, способствующую достижению ее целей. Она должна эффективно ре­агировать на воздействия внешней среды.

Рис. 1.1. Внешняя среда организации

Принципиальное значение для функционирования организаций имеет обратная связь. Открытые системы постоянно получают инфор­мацию из внешней среды. Это помогает приспособиться и позволяет предпринимать корректировочные действия по исправлению неже­лательных отклонений параметров системы. Здесь под обратной свя­зью понимается процесс, позволяющий получать приток в систему информации или денег для модифицирования производства выпус­каемой продукции или налаживания выпуска новой продукции.

Нужно учитывать и то, что организации укомплектовываются людьми. Очевидно, что при группировке видов деятельности и рас­пределении полномочий внутри любой организационной системы необходимо учитывать недостатки и привычки людей.

Поведение членов организации может рассматриваться как ее вну­тренняя среда. В организации постоянно возникают проблемы, могу­щие изменить ее положение. Чтобы все элементы организации дейст­вовали и были разумно скоординированы, необходимо непрерывное поступление ресурсов. Производственный аппарат изнашивается, технология устаревает, материалы нужно пополнять, работники уволь­няются. Чтобы обеспечить жизнеспособность организации, эти ресур­сы необходимо, не прерывая производственного процесса, заменять элементами равной производительности.

Другие внутренние проблемы возникают из-за недостатков взаи­модействия и скоординированности разных участков организации. Одной из причин того, что работники уходят, а акционеры не желают вкладывать свои сбережения, является неудовлетворенность этих групп условиями труда и вознаграждением за участие в организации, и это недовольство может стать таким сильным, что возникнет угроза самому существованию организации. Внутренняя среда организации схематически показана на рис. 1.2.

Рис. 1.2 Внутренняя среда организации

Для организации характерен циклический характер функциони­рования. Выходная продукция системы обеспечивает средства для нового инвестирования, что позволяет повторять производственный цикл. Доходы, полученные промышленными организациями, долж­ны быть достаточно адекватными для оплаты кредитов, труда рабо­чих и погашения займов, если цикличность деятельности устойчива и обеспечивает жизнеспособность организации.

Отметим, что организационные системы предрасположены к со­кращению или распадению на части. Поскольку закрытая система не получает ресурсы из внешней среды, она может со временем сокра­щаться. В отличие от нее открытая система характеризуется негатив­ной энтропией, т. е. она может реконструировать себя, поддерживать свою структуру, избежать ликвидации и даже вырасти, потому что при­ток ресурсов извне превышает их отток из системы. Приток ресурсов для предотвращения энтропии поддерживает некоторое постоянство обмена ресурсами, в результате чего достигается относительно стабиль­ное положение. Даже несмотря на то, что существует постоянный при­ток новых ресурсов в систему и их постоянный отток, обеспечивается определенная сбалансированность системы. Когда открытая система активно перерабатывает ресурсы в выходную продукцию, она оказы­вается тем не менее способной поддерживать себя в течение опреде­ленного времени. Исследования показывают, что большие и сложные организационные системы имеют тенденцию к дальнейшему росту и расширению. Они получают определенный запас прочности, выхо­дящий за пределы обеспечения только выживаемости. Многие под­системы в рамках системы имеют возможность получать ресурсов больше, чем требуется для производства продукции.

С ростом организации ее высшие руководители вынуждены все в большей мере передавать полномочия по выработке решений ниже­стоящим звеньям. Однако поскольку руководители высшего уровня отвечают за все решения, их роль в организации изменяется: от выра­ботки решений руководители высшего уровня переходят к управле­нию процессами выработки решения. В результате увеличение разме­ров организаций приводит к необходимости разделения труда в сфере управления. Одна группа — руководители высшего уровня — обладает первичными полномочиями и несет ответственность за определение характера системы управления организацией, т. е. процесса, с помо­щью которого должны разрешаться проблемы организации. Другая группа руководителей подчиняется руководству высшего уровня, ее основная обязанность состоит в выработке решений.

Открытые системы добиваются согласования двух, часто кон­фликтных стратегий. Действия по поддержанию сбалансированности системы обеспечивают взаимодействие с внешней средой, что, в свою очередь, предотвращает резкие изменения, которые могут разбалансировать систему. Напротив, действия по приспособляемости систе­мы к различным изменениям позволяют адаптироваться к динамике внутреннего и внешнего спроса. Одна стратегия, например, ориенти­рована на обеспечение стабильности системы путем покупки, техни­ческого обслуживания и ремонта оборудования, набора и обучения работников, использования правил и процедур. Другая стратегия со­средоточивается на изменении системы посредством планирования, изучения рынка, развития производства новой продукции и т. п. И то, и другое необходимо в интересах выживания организации. Стабиль­ные организации, которые не способны адаптироваться к изменению условий, долго просуществовать не смогут. То же самое можно сказать о приспособляемых к изменениям, но нестабильных, т. е. неэффек­тивных, организациях. [12, стр. 38]

Организационная система может достичь своих целей, используя различные комбинации ресурсов и стратегий. Вот почему необходи­мо рассматривать разнообразные формы и способы решения возни­кающих проблем, а не искать какой-либо один «оптимальный» вы­ход, приводящий к быстрым результатам.