В последнее время все больше предприятий сталкиваются с проблемой улучшения управляемости компании: улучшение контроля и ускорение бизнес- процессов, улучшение возможности их отслеживания и возможности получение метрик, характеризующих качество исполнения бизнес- процессов. Единственным способом реализации подобных задач является внедрение автоматизированной системы, выполняющие вышеуказанные функции. Однако в настоящее время попытка решения задачи внедрения такой системы наталкивается на существенные сложности, связанные с отсутствием на рынке адекватного предложения.

В современной организации руководитель сталкивается с необходимостью решать множество задач в условиях дефицита рабочего времени. Среди основных источников проблем в работе современного менеджера можно выделить следующие:

o Большое количество процессов, в которых задействован руководитель, исполняющий при этом разные роли: инициатора, ответственного исполнителя, контролера.

o Огромное количество документов, которые требуют согласования, уточнения, реакции, отслеживания, исполнения.

o Необходимость контролировать своевременное исполнение заданий и отслеживание взятых на себя обязательств.

o Постоянно растущие объемы дополнительной информации, необходимой для принятия управленческих решений.

С каждым днем все большее значение приобретает оперативность в принятии решений, контроль исполнения решений, рациональное использование накопленной информации и предыдущего опыта.

Тема автоматизации процессов документооборота становится в последнее время все более и более актуальной. Все больше компаний достигает необходимого уровня зрелости, и приходит к необходимости формализации бизнес процессов и внедрения средств для их автоматизации. С другой стороны к настоящему моменту компании прошли длительный путь по созданию своих информационных систем, что обеспечивает потенциальные возможности для реализации задач подобного уровня сложности. Однако менеджеры информационных систем сталкиваются с большими проблемами при определении методики и выборе программного обеспечения, которое способно обеспечить адекватные средства для реализации задач данного класса.

Исходя, из этого предлагаю внести в работу предприятия следующие мероприятия:

1.Обеспечивать единые механизмы хранения и доступа к данным.

В приложениях автоматизации управления используются данные, представленные в разном виде - в виде структурированной информации, файлов документов и их изображения, данных полнотекстовых индексов, справочной информации, а также записей каталога пользователей.

Подобное разнообразие данных, хранящихся в системе, предъявляет особые требования к обеспечению целостности хранимых данных. В том случае, если данные приложений не хранятся в едином централизованном хранилище, и система не обеспечивает единого унифицированного интерфейса взаимодействия с данными, то существенно усложняется обеспечение целостности данных системы, увеличиваются расходы на ее сопровождение, обеспечение резервного копирования и восстановления данных.

Система должна обеспечить единый механизм доступа ко всем данным системы. Все данные должны быть доступны только прикладному сервису системы и не могут быть модифицированными пользователями и приложениями непосредственно.

2.Поддерживать единые механизмы разграничения и управления правами доступа.

Система должна поддерживать единые механизмы аутентификации и разграничения прав доступа ко всей информации. В противном случае пользователю понадобится вводить множество паролей, а администратору - вести большое количество списков пользователей для разных приложений. На практике система должна обеспечивать единые средства аутентификации, интегрированные со средствами аутентификации Windows, а также обеспечивать возможность доступа к информации, как в локальной сети, так и при соединении с системой через Интернет.

 С другой стороны, при раздаче прав на использование объектов системы, администраторы должны использовать унифицированный интерфейс управления правами доступа, в идеале - стандартный диалог управления безопасностью Windows.

3.Предоставлять пользователям общие средства навигации и доступа к данным.

Особенностью системы управления является то, что она реализует большое количество приложений на базе единой платформы. В связи с этим необходимо обеспечить пользователям системы унифицированные средства доступа к приложениям. В качестве такового могут быть использованы, Microsoft Windows Explorer, Microsoft Outlook, Internet Explorer или средства организации Internet портала, например Microsoft Share Point Portal Server.

Универсальное клиентское рабочее место должно обеспечивать динамическое управление табличными представлениями данных и отчетов.

4.Поддерживать общую структуру справочников.

Огромную проблему при внедрении приложений автоматизации управления создает отсутствие в организации единых справочных данных, как правило, дублируются в приложениях, внедряемых в компании, что приводит к существенному снижению эффективности использования информации, содержащихся в базах данных. Например, информация о контрагентах компании накапливается в системе управления контактами, базах данных рассылки, системе управления сбытом и бухгалтерской программе, что не позволяет воспользоваться информацией, накапливаемой в данных системах с единой точки зрения, например, проанализировать зависимость объема продаж от проведенной рекламной компании. То есть, справочная информация не может быть использована как источник для поиска и структурирования информации в системе. Кроме того, при централизации хранения и управления справочной информацией существенно снижается стоимость ее сопровождения.

5.Обеспечивать интегрированные средства поиска.

Ключевой вопрос успешного использования приложений автоматизации управления в качестве источника знаний о работе компании - наличие в них интегрированных средств поиска информации. Необходимо, чтобы средства поиска системы позволяли искать данные во всей системе, вне зависимости от приложений, в которых порождалась информация, и месторасположения информации. Необходимо обеспечить комбинированные средства поиска, включающие структурированные запросы, полнотекстовый поиск, поиск по классификаторам. Система должна обеспечивать сохранение типичных запросов в качестве шаблонов, а также возможность разграничения прав доступа на разные типы поисковых запросов.

6.Поддерживать единые средства управления жизненным циклом приложений и маршрутизации документов.

Приложения автоматизации управления и документооборота обеспечивают автоматизацию основных управленческих процедур компании. Данные, накапливаемые в них, содержат крайне важную информацию, которая позволяет судить об эффективности тех или иных бизнес процессов в организации. В связи с этим, крайне важно обеспечить интегрированные средства управления жизненным циклом приложений этой группы. Наличие таких механизмов обеспечит:

· Наблюдаемость процессов

· Накопление и доступ к информации об эффективности процессов

· Экономию за счет сокращения простоев

· Возможность организации схем распределенной обработки информации, включение клиентов компании в бизнес процесс

· Обеспечение удобства пользователей за счет использования унифицированного доступа к заданиям

7.Обеспечивать интегрированные средства управления и администрирования приложений.

Интегрированные средства управления приложениями обеспечивают существенное снижение совокупной стоимости владения информационной системой. Упрощается процесс внедрения каждого следующего приложения за счет сокращения сложности обучения администраторов, отсутствия необходимости инсталлировать дополнительное программное обеспечение, средств резервного хранения данных. Существенно упрощается аудит работы системы и изменение конфигурации приложений.

8.Обеспечивать общее пространство адресации всех объектов системы.

При внедрении приложений автоматизации управления крайне важно обеспечить возможности их интеграции с системами электронной почты и календарного планирования средствами управления контактами и другими базовыми приложениями, уже функционирующими в информационной системе организации. Подобного рода интеграция возможна в том случае, если приложения системы автоматизации управления обеспечивают средства адресации к объектам, таким как отдельные файлы документов и их версиям, учетным карточкам объектов, табличным представлениям и отчетам, папкам приложений и записям справочников.

    9.Предоставлять унифицированные средства разработки (настройки) приложений и общего набора компонентов, используемых для встраивания в приложения.

Единые механизмы разработки приложений позволяют обеспечить преемственность при разработке и внедрении приложений на базе системы. Наличие подобных инструментов обеспечивает:

· Возможность экономии при расширении функциональности

· Однократное обучение разработчиков и специалистов по внедрению системы

· Предсказуемость развития системы

При внедрении приложений, обладающих указанным преимуществом, появляется возможность использования отдельных функций приложений управления, таких как хранение файлов и справочной информации, средств маршрутизации документов в других приложениях информационной системы. Например, появляется возможность добавить функции создания архива документов в ERP системы.

Сегодня существует два альтернативных подхода к автоматизации задач управления в организации. Первый заключается в последовательной реализации отдельных приложений, автоматизирующих отдельные процессы управления. Второй - во внедрении платформы для реализации комплексной системы автоматизации управления процессами и создание на ее базе приложений, интегрированных в единый комплекс.

10.Внедрение комплекса приложения, реализующие «фиксированную» функциональность.

Примерами такого рода приложений могут служить системы автоматизации канцелярии, средства автоматизации контроля исполнения, системы управления проектной документацией. Основным достоинством такого подхода является относительно невысокая стоимость и достаточно быстрое получение эффекта от внедрения приложений. Приложения данной группы идеально подходят для автоматизации специализированных рабочих мест ориентированных на выполнение рутинных операций изолированных от остальных участков автоматизации предприятия, например, таких как рабочее место менеджера в организации и горные мастера – начальники смены на участке.

Однако в современной организации все чаще возникает необходимость комплексной автоматизации управления. Для решения этой задачи приложения должны охватывать множество рабочих мест. Причем, один пользователь может участвовать в разных процессах обработки документов в разных ролях. Например, пользователь может выполнять роль согласующего лица в системе согласования распорядительных документов, быть ответственным за формирование проектной документации в системе управления проектами, контролировать исполнение заданий в системе контроля исполнения.

 Успешно решая изолированные задачи, конечные приложения не позволяют объединить все функции в единую систему управления документами и процессами в компании, что существенно ограничивает эффективность внедрения подобных приложений и ограничивает потенциальные возможности ее использования в будущем. Альтернативой подобному подходу является внедрение комплексной системы автоматизации управления на базе единой программной платформы.

11.Внедрение комплексного решения на базе платформы автоматизации управления имеют свои достоинства и недостатки.

Внедрение платформы автоматизации управления позволяет избежать проблем возникающих при "кусочной автоматизации" задач управления, но выбор базовой платформы автоматизации является нетривиальной задачей.

Таким образом, для ЗАО «Артель ТРУД» затраты на современное программное обеспечение составят:

Таблица 3

Затраты на программное обеспечение ЗАО «Артель ТРУД»

При ручном способе решения исследуемых задач затраты определяется по формуле

Зд = [(Вуч / Др × ds) × (Ом + П + Осн) ] / 2,

где Р – число работников, участвующих в решении задач ручным способом в течение года (2 чел.);

Вуч – время участия каждого работника в решении задач ручным способом в течение года, в часах.

При расчёте времени для решения задачи предположим, что в месяц у менеджера уходит 2 недели (8 × 14 = 112 часов), при этом в течении месяца менеджер тратит время на оформление документов (2 × 21 = 42 часа). Для ввода информации потребуется ориентировочно месяц, т.к. информацию придётся набивать дважды, для различных программ выданных в данных структурах (8 × 20 = 160 часов).

Итого: (112 +42) × 12 = 1848 + 160 = 2008 часов

П – премия, предусмотренная для работников, участвующих в решении задач, принято брать в размере 30% от ОТ, т. е.2333 тенге.;

Осн – отчисления на социальные нужды (20%),

10% - пенсионный фонд;

Затраты ручным методом = [ (2008 / 8 × 20) × (6358 + 2333 + 3773) ] / 2 = 31 128

Эг = 31 128 – 14 000 = 17128 тенге

Данное мероприятие позволит производить выбор наиболее экономических и эффективных вариантов ведения горных работ, обогатительных и биогидрометаллургических процессов с учетом проблем экологии, экономии сырья, материалов энергоресурсов, механизации и автоматизации производства.

Таблица 4