Средства обработки документов состоят из:

• фальцевальных, биговальных и бумагорезательных машин (фольдеры);
• листоподборочных и сортировальных машин и устройств;
• переплётного (скрепляющего и склеивающего) оборудования: стиплеры, нитки с иголками, клей, другие крепежные механизмы и материалы, а также сшиватели, брошюраторы и др.;
• конвертовскрывающих и резательных машин;
• машин для нанесения защитных покрытий на документы (ламинаторы и лакокрасочные станки);
• адресовальных, штемпелевальных и франкировальных машин;
• устройств уничтожения документов (шредеры) и др.

Оформление документов, придание им удобной, единообразной формы, удобство хранения, использования и т.п. после их копирования, размножение и в других ситуациях базируются на применении средств и методов оформления и переплёта и т.п. Для этого используют: адресовальные и маркировальные машины, фальцевальные, листоподборочные и сортировальные устройства, резальное, брошюровальное и переплётное оборудование, ламинаторы и другие устройства.

Фальцевальные устройства выполняют различные виды фальцовки (сгибания) бумаги по заданному формату и аккуратно складывают её.

Листоукладочные машины – аппараты вибрационного типа, предназначенные для выравнивания пачки бумаги. С этой целью обычно используют “джоггеры” – устройства, сталкивания (выравнивания) пачки бумаги и снятия с неё статического электричества. Рекомендуется их применять перед печатью, фальцовкой и брошюровкой.

Листоподборочные машины (коллаторы) автоматически подбирают (сортируют) отпечатанные листы в блоки, например, для изготовления брошюр, книг и т.п.

Брошюровальные устройства предназначены для автоматической фальцовки и скрепления брошюр. Относятся к оборудованию, используемому для сшивания и (или) переплёта документов и называются брошюровщиками или брошюраторами. Обычно с этой целью используются аппараты с пластиковыми, металлическими пружинами и термопереплётные аппараты.

Оборудование с пластиковыми пружинами для переплёта документов позволяет придать сшиваемым документам аккуратный и достаточно эстетичный вид. Оборудование с металлическими пружинами работает аналогично, но материал для пружин используется иной, что отражается в особенностях скрепления данным способом.

Оборудование для термопереплёта позволяет изготавливать книги и брошюры практически типографского качества. Компактные термопереплётные машины (англ. “биндеры”) делают надёжный переплёт с помощью специальных обложек с нанесённым на их корешок термо-клеем. К качеству бумаги предъявляются минимальные требования. Максимальная толщина проклеиваемой стопы 70 мм (более 500 листов), а продолжительность процесса составляет 30–40 секунд. При работе на машинах этого типа получается очень прочное и долговечное соединение – застывший клей эластичен и книга не рассыпается при многократном или неаккуратном её использовании.

При выборе переплетных устройств следует обратить внимание на такие параметры, как производительность и возможность работы с разными форматами. Если объёмы документов превышают 200 листов, то лучше иметь аппарат, обладающий функцией регулировки глубины перфорации. Обычно для небольших объёмов и партий используют сшиватели.

Сшиватель документов (“степлер”) применяется для соединения листовых документов в делопроизводстве, скрепления их в пачки при помощи металлических скобок (иногда бесскобочным способом, посредством деформации бумаги при сильном сжатии её ребристыми пластинами). При сшивании скобка под нажимом толкателя (ножа) отделяется от пакета скобок, заправленных в магазин сшивателя, и прокалывает блок бумажных листов. После этого концы скобок попадают в фигурные выемки металлические пластины-основания и загибаются. В сшивателях толкатель может приводиться в движение вручную, или электроприводом. Сшиватели различных моделей позволяют скреплять при помощи скобок от 3–5 до 100 и более листов.

К сшивателям относят и проволокошвейные машины, скрепляющие скобками блоки бумаги толщиной до 45 мм (несколько сотен листов). Скобки формируются в машине из стальной проволоки диаметром 0,4–0,8 мм. Обычно эти машины применяются на полиграфических предприятиях.