Для учета личного состава, начисления и выплат заработной платы используют следующие унифицированные формы первичных учетных документов:

· Приказ (распоряжение) о приеме на работу – составляется на каждого члена трудового коллектива работником отдела кадров или лицом, ответственным за прием работников. На обратной стороне приказа руководитель подразделения, в котором будет работать работник, указывает, в качестве кого может быть использован новый работник, его разряд, оклад, испытательный срок. После этого приказ визируется в соответствующей службе с целью подтверждения оклада и его соответствия штатному расписанию и подписывается руководителем организации.

· Личная карточка – заполняется на каждого работника организации в одном экземпляре. В восьми ее разделах содержатся общие сведения о работнике (Ф.И.О., дата и место рождения, образование и др.), сведения о воинском учете, назначении и перемещении, повышении квалификации, переподготовке, отпуске, аттестации и дополнительные сведения.

· Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу – составляется в двух экземплярах в отделе кадров при оформлении перевода работника из одного подразделения в другое. Один экземпляр остается в отделе кадров, второй передается в бухгалтерию. Приказ визируется руководителями соответствующих структурных подразделений и подписывается руководителем организации. На оборотной стороне приказа дается справка о несданных имущественных ценностях.

· Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска – принимается для оформления ежегодного отпуска и отпусков других видов. Содержит все необходимые сведения для расчета отпускных сумм и удержаний.

· Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора – составляется в двух экземплярах в отделе кадров и подписывается руководителем подразделения организации и ее руководителем. В приказе указывают причину и основание увольнения, номер и дату постановления профкома, давшего согласие на увольнение. В форме Т-8 содержится расчет по начисленным и удержанным суммам, и приводятся данные о несданных имущественных ценностях.

· Табель учета использования рабочего времени (Ф - Т-12) и расчета заработной платы и табель учета использования рабочего времени (Ф № Т-13) – применяют для осуществления табельного учета и контроля трудовой дисциплины. Форма Т-12 предназначена для учета использования рабочего времени и расчета заработной платы, а форма Т-13 – только для учета использования рабочего времени. При использовании формы № Т-13 оплату труда начисляют в лицевом счете, расчетной ведомости или расчетно-платежной ведомости.

Табельный учет охватывает всех работников организации. Каждому из них присваивается определенный табельный номер, который указывается во всех документах по учету труда и заработной платы. Сущность табельного учета заключается в ежедневной регистрации явки работников на работу, ухода с работы, всех случаев опозданий и неявок с указанием их причины, а также часов простоя и часов сверхурочной работы.

Табельный учет осуществляют бухгалтер, бригадир или мастер в табеле учета использовании рабочего времени. Для упрощения табельного учета можно ограничиться лишь регистрацией в нем отклонений от нормальной продолжительности рабочего дня.

Отметку о неявках или опозданиях делают в табеле на основании соответствующих документов – справок о вызове в военкомат, суд, листков о временной нетрудоспособности и др., которые работники сдают табельщикам; время простоев устанавливается по листам о простое, а часы сверхурочной работы – по спискам мастеров.

Учет выработки рабочих в организациях осуществляют мастера, бригадиры и др. работники, на которых возложены эти обязанности. Для учета выработки применяют различные формы первичных документов (наряды на сдельную работу, ведомости учета выполненных работ и др.).

Учет выработки, а вместе с тем и выбор той или иной формы первичного документа зависит от многих причин – характера производства, особенностей технологии производства, организации и оплаты труда, системы контроля и качества продукции, обеспеченности производства мерной тарой, весами, счетчиками и другими измерительными приборами.

Оформленные первичные документы по учету выработки и выполненных работ вместе со всеми дополнительными документами передаются бухгалтеру.

Для определения суммы заработной платы, подлежащей выдаче на руки работникам, необходимо определить сумму заработка работников за месяц и произвести из этой суммы необходимые удержания. Эти расчеты проводятся обычно в расчетно-платежной ведомости, которая кроме того, служит и документом, по которому производят выплаты заработной платы за месяц.

В левой части этой ведомости записывают суммы начислений заработной платы по ее видам, а в правой – удержания по их видам и сумму к выдаче. На каждого работника в ведомости отводят одну строку.

Аванс за первую половину месяца обычно выдают по платежным ведомостям. Сумму аванса обычно определяют из расчета 40 % заработка по тарифным ставкам или окладам с учетом отработанных работниками дней.

Заработная плата из кассы в течении трех дней. По истечении этого срока кассир против фамилий работников, не получивших заработную плату, делает отметку «задепонировано», составляет реестр невыданной заработной платы и на титульном листе ведомости указывает фактически выплаченную и не полученную работниками суммы заработной платы. Суммы не выплаченной в срок заработной платы по истечении трех дней сдают в банк на расчетный счет.

Выплаты, не совпадающие со временем общей выдачи зарплаты, производят по расходным кассовым ордерам, на которых делают пометку «Разовый расчет по заработной плате».

Все расчеты по заработной плате с работником бухгалтер записывает в расчетные книжки, которые хранятся у работников и сдаются ими в бухгалтерию только на время записи.

Расчетно-платежная ведомость выполняет несколько функций – расчетного документа, платежного документа и, кроме того, служит регистром аналитического учета расчетов с работниками по заработной плате.

Однако на практике использовать расчетно-платежные ведомости для подсчета средней зарплаты за какой-либо предшествующий период времени неудобно, поскольку необходимо делать трудоемкие выборки из различных ведомостей.

Поэтому на предприятиях на каждого работника открывают лицевые счета, на лицевой стороне которых записывают необходимые сведения о работнике, а на оборотной стороне – все виды начисления и удержаний из заработной платы за каждый месяц. По этим данным легко рассчитать средний заработок за любой период времени.

По истечении каждого месяца для правильности записей в карточках необходимо составлять оборотные ведомости по аналитическим счетам, т.е. приходится дважды дублировать одни и те же записи. Такого дублирования можно избежать, если использовать расчетные ведомости с вкладными листами, сброшюрованными в тетради, открываемые на полугодие или год. В этом случае отпадает необходимость составления лицевых счетов и оборотных ведомостей по ним, поскольку в расчетной ведомости с вкладышами обеспечивается накопление данных о расчетах с работниками за любой период времени.

Для получения аванса за первую половину месяца в банк представляют следующие документы: чек, платежные поручения на перечисление денежных средств в бюджет по удержанным налогам, на перечисление сумм, удержанных по исполнительным документам и личным обязательствам, а также на перечисление платежей на соц. нужды (в фонды – пенсионный, соц. страхования, занятости, обязательного мед. страхования).

Список литературы

1. Козлова Е. П. «Бухгалтерский учет» – 2-е издание, доп. – М: Финансы и статистика, 1997 – 576с.

2. Кондраков Н. П. «Бухгалтерский учет. Учебное пособие» - М: ИНФРА-М, 1997 – 560 с.

3. Пошерстник Е. Б. «Самоучитель по бухгалтерскому учету» - СПб, 1999 – 441 с.

4. Безруких П. С. и др. «Бухгалтерский учет: Учебник» - М: Бухгалтерский учет, 1994 – 528 с.

5. Нидяз Б. и др. «Принципы бухгалтерского учета» - М. 1993

6. Власова В.. М. «Бухгалтерский учет в торговле» - М., 1996 – 176 с.

7. Бипко В. А. «Бухгалтерский учет денежных средств и ценных бумаг» - М., 1996 – 185 с.

8. Хендриксен Э. С. «Теория бухгалтерского учета» - М., 2000 – 576 с.

9. Мизиковский Е. А. «Бухгалтерский учет» - М., 1999 – 540 с.