8.1 В офисах фирм для приема и отправки факсимильных сообщений обычно исполь­зуют отдельный факс-аппарат. Но и любой установленный в офисе компьютер можно приспособить для работы с факсами. Здесь многое зависит от организации работы офиса и распределения обязанностей сотрудников. Программы, позво­ляющие имитировать работу факс-аппарата, появились довольно давно, но есть факторы, сдерживающие их широкое распространение: сложность в управлении и необходимость настройки на соответствующий модем. Однако время идет, появляются все новые удачные образцы программ. Есть два интересных приложения, которые полезно иметь в своем арсенале программных средств.

8.2 Программа WinFax Pro

Программа WinFax Pro создана известной компанией Symantec, разработчиком таких известных программ, как Norton Commander или Norton Utilities. Пользовательский интерфейс построен на основе папок, позволяющих создавать, отправлять и принимать факсы, вести телефонную книгу и т.д.

После установки программы на Панели задач появляется значок «Контроллер факсов» (Controller). С его помощью можно запустить основной компонент программы: Message Manager.

WinFax Pro использует собственный формат файлов, хранящих факсимильные сообщения, поэтому для создания бланка факса (cover page) надо использовать встроенные средства. Нужно выбрать команду File > New > Cover Page и вариант «Create new cower page now». Будет автоматически открыта папка Cover Pages. Программа активизирует окно диалога и предоставит три пути создания бланка факса.

Using the Cover Page Design Wizard. Будет запущен мастер бланков. Создание бланка идет по принципу выбо­ра параметров. На втором шаге надо будет выбрать способ размещения заголовка и логотипа. Третий шаг позволяет ввести текстовые данные бланка, например, но­мер телефона и факса организации. На четвертом шаге определяются такие пара­метры, как рамка факса, заголовок сообщения и подпись, которую можно ввести со сканера.

После завершения работы мастера будет автоматически открыт редактор бланке. Даже если вы не хотите ничего менять на бланке, необходимо сохранить полученный бланк. Все бланки хранятся в файлах типа CVP. Поскольку на бланке могут присутствовать объекты, бланк не может быть конвертирован в какой-нибудь стандартный графический формат.

Using the Cover Page Designer tools. Мы сразу попадаем в редактор бланков. Можно конструировать бланк «с чистого листа». Инструменты редактора нам уже знакомы. Панель для создания объектов очень похожа на аналогичную панель программы Kodak Imaging, a кнопки для выравнивания объектов такие же, как в редакторе Word 97. Назначение инструментов для форматирования текста тоже не вызывает сомнений. Есть на главной панели и кнопка включения сетки для точной установки элементов бланка.

Using an existing cover page as template. Предлагается использовать существующий бланк как шаблон. Выбирать есть из чего. В папке Cover (на диске) находите более двухсот заготовок бланков и более трехсот рисунков к ним. Как же выбрать подходящий? На самом деле лучше использовать другой путь: выбрать на право панели Message Manager папку Cover Pages, на появившейся схеме — категорию (например «Business»), а затем, выделив мышью первый шаблон в списке, нажимать клавишу со стрелкой вниз и просматривать на экране эскизы бланков. А когда мы найдем что-нибудь интересное, двойной щелчок мышью на имен бланка позволит подключить редактор, а дальше все просто: надо модернизировать бланк и сохранить файл с оригинальным именем.

Но это все бланки. А как создать факс?

 Кнопка «Send New Fax» служит для создания нового факсимильного сообщения.

В окне редактора факсов в левом верхнем углу окна имеются строки для ввода имени и телефона получателя, а также названия организации. Если вы заполнили эти строки, данные нужно переместить в зону «Recipients», то есть в список получателей факса. Справа имеется список из телефонной книги: из него можно извлекать координаты «адресатов» или, наоборот, пополнять его во время создания нового факса. Необходимые для этого кнопки расположены так, что не понять их назначение невозможно.

В нижней части окна имеются зоны для выбора бланка и создания сообщения. Но зона, отведенная для ввода текста, обычно оказывается слишком маленькой. Поэтому для включения полноэкранного режима используется кнопка Fill, а для выхода из этого режима — кнопка Return. Для просмотра готового сообщения слу­жит кнопка Preview. Она особенно удобна в том случае, когда сообщение располо­жено на нескольких листах. Здесь использован уже известный нам по программе Kodak Imaging режим просмотра страниц с эскизами. После того как факс готов, его можно сохранить в виде файла командой File > Save as File или отправить, нажав кнопку Send.

Не следует путать бланки факсов и сами факсы. Бланк — это шаблон, а факс - документ. Форматы файлов, в которых они хранятся, различны. Бланки представ­ляют собой файлы типа CVP и находятся на диске в папке WinFax\Cover. Отправляемые факсы хранятся в файлах типа EXJ, а принятые – в файлах типа EXRсе факсы размещаются в папке WinFax/Data.

После того, как в программе появляются готовые к отправке факсы, контроллер WinFax Pro предпринимает попытку установить связь и передать сообщения. Если эта попытка оказывается неудачной по какой-либо причине, работа по отправке возобновляется с определенной периодичностью. Так что если у нас есть факсы, которые не надо отправлять, их надо удалить из папки Outbox, чтобы не загружать компьютер бессмысленной и даже вредной работой. Конечно, если модем отключен от телефонной линии, программа ни не сможет передать, но будет тормозиться работа всей системы в целом.

Принимать факсимильные сообщения можно в двух режимах: автоматическом и ручном. Режим приема выбирается при помощи меню Receive или команд контроллера факсов. В последнем случае надо выбрать пункт контекстного Met указать модем, который должен использоваться для приема факса.

Для выбора опции режима приема надо воспользоваться командой Tools > Set Program Setup в окне программы Message Manager и щелкнуть два раза на значке Receive.

Ручной режим отличается тем, что запускается по команде пользователя, независимо от работы телефонной линии. Допустим, нам позвонили и попросили принять факс. Тогда надо, не вешая трубку (телефон и компьютер должны быть подключены к одной телефонной линии), запустить программу Message Manage выбрать команду Receive > Manual Receive Now. Программа задаст вопрос: «Answer the call now?». Как только вы нажмете кнопку «Yes», начнется диалог двух машин: вашего компьютера и удаленного факс-аппарата. По сигналам из динамика модема можно понять, что начался прием данных.

Некоторые организации рассылают факсы в режиме «горячей линии». Иными словами, достаточно дозвониться по указанному номеру и нажать кнопку «START» факс-аппарата, чтобы получить прайс-листы или другую стандартную информацию. WinFax Pro можно использовать и в этом случае. Дозвониться можно, например, с обычного телефона, подключенного параллельно модему. Как только услышите в трубке резкий высокий звуковой сигнал, означающий, что чужой факс на проводе, опять выберите команду Receive > Manual Receive Now. Трубку телефона во время приема можно не вешать. Обычно передающий факс-аппарат автоматически разрывает соединение после передачи данных.

После того как факс получен, он помещается в папку Receive Log. Выберите ( Здесь с помощью команды Tools > Fax Viewer можно открыть редактор для просмотра сообщений. Интересно, что в верхней части его полосы вертикальной прокрутки есть значок, который служит для управления панелями инструментов. На факсе можно делать пометки, ставить «полыхаевские» штампы, рисовать. Факс может сохранить как документ типа FXR.

Поскольку принятый факс является изображением, даже если содержит текст для его конвертации в текстовый документ нужны специальные средства. В программу WinFax Pro встроен модуль распознавания символов — Optical Character Recognition (OCR). Когда просматриваете факс, этот модуль можно запустить командой Tools > OCR. Текстовая информация, содержащаяся в факсимильном со­общении, будет преобразована в обычный текст. Дальше при помощи настроек модуля OCR выбе­рите команду Toots > Setup OCR, а в окне диалога — один из трех вариантов действий по умолчанию: продолжить работу в текстовом редакторе WinFax, скопировать текст в буфер обмена или сохранить дан­ные в текстовом файле. Конечно, нет полной гарантии, что вся информация будет адекватно преобразована в текст. Скорее всего, в документе будут ошибки, кото­рые придется исправить вручную. Но, тем не менее, модуль распознавания - большое подспорье в работе.

8.3 Программа VentaFax

У WinFax Pro, при всей «продвинутости» этой программы, есть два недостат­ка. Во-первых, она имеет англоязычный интерфейс, а во-вторых, занимает боль­ше 50 Мбайт на жестком диске. Поэтому в качестве альтернативы рассмотрим русскую программу для работы с факсами.

Программа VentaFax разработана петербургским НПК «Объединение Вента». Окно программы показано на рисунке. Здесь использована интересная идея управле­ния программой. Изображение факс-аппарата в окне является действующим. С помощью кнопок (которые надо нажимать мышью) можно набрать телефонный номер, а кнопка с изображением телефона включает процедуру набора номера. Режимы работы факса (автоматический/ручной, прием/передача, старт/стоп) тоже устанавливаются кнопками. Используется даже изображение телефонной трубки факс-аппарата: щелчок на нем открывает телефонную записную книжку. Для человека, который умеет работать с факсом, многое становится понятно с первого взгляда. Изучению подлежат лишь встроенные средства программ создания факсов и их учета.

Инструменты программы вызываются кнопками, расположенными на главной панели. Программа имеет встроенный редактор факсов, телефонную книгу (справочник), журналы приема и передачи. При необходимости можно использовать внешний текстовый редактор.

В программу также заложена возможность рассылки факсов по расписанию. Пользовательский интерфейс программы продуман настолько хорошо, что теряет значение даже то, что программа русскоязычная: все и так понятно без слов. Интересно, что разработчики программы не ограничились визуализацией одного факс-аппарата. В программе есть действующие часы, календарь и панель модема; индикацией всех необходимых сигналов.

Заключение.

В настоящее время Интернет стал одним из самых эффективных средств телекоммуникаций. Он намного дешевле, чем междугородная телефонная связь, позволяет передавать сообщения намного быстрее телеграфа. С его помощью проще всего провести конференцию, причем участникам даже не придется отлучаться о своих рабочих мест. Интернет позволяет быстро установить контакт со множеством организаций. Он дает возможность проводить рекламные кампании, получать коммерческую информацию, совершать сделки. Интернет пользуется большинством людей, занятых бизнесом.

10. Список литературы:

1. А.Гончаров «Компьютер для менеджера», С-Петербург, 2001 г

2. А.Левин «Работа с Windows», С-Петербург, 2005 г

3. Н.Макарова «Информатика», Москва, 2000 г

4. А.Горячев, Ю.Шафрин «Практикумм по информационным технологиям», Москва, 2002 г