На стадии принятия налоговой отчетности все представленные в ее составе документы подвергаются визуальному контролю на предмет их соответствия следующим требованиям:

полнота представления налоговой отчетности. На данной стадии работник налогового органа устанавливает фактическое наличие всех документов отчетности, установленных законодательными и иными правовыми нормативными актами для соответствующей категории налогоплательщиков. При этом лицо, принимающее налоговую отчетность, не вправе отказать в ее принятии по причине отсутствия в составе этой отчетности какого-либо предусмотренного действующими законодательными и иными нормативными актами документа. Здесь может возникнуть следующие трудности: налогоплательщики приносят налоговую отчётность не вовремя, не в полном составе, бывает приносят лишнюю, ненужную документацию;

наличие полного наименования (Ф.И. О) налогоплательщика, идентификационного номера налогоплательщика, периода, за который составлена отчетность, подписи налогоплательщика (руководителя и главного бухгалтера организации - налогоплательщика), а также полнота заполнения иных предусмотренных в формах отчетности реквизитов. В случае отсутствия оснований для заполнения какого-либо реквизита в соответствующей строке (графе) бланка налоговой отчетности должен быть поставлен прочерк либо на этом бланке должна быть сделана запись об отсутствии оснований для заполнения данных строк (граф), заверенная подписью налогоплательщика (руководителя и главного бухгалтера организации-налогоплательщика).;

четкое заполнение реквизитов форм отчетности: отсутствие символов, неподдающихся однозначному прочтению, не оговоренных в установленном порядке исправлений, записей карандашом и т.п.

В соответствии с пунктом 2 статьи 80 Налогового кодекса Российской Федерации налоговому органу запрещается отказывать в принятии налоговых декларации.

Обязанность налогоплательщика по представлению налоговым органам документов налоговой отчетности не может считаться исполненной при наличии, как минимум, одного из нижеприведенных оснований, не позволяющих идентифицировать представленный документ, как документ отчетности:

а) отсутствие в представленном документе какого-либо из обязательных реквизитов, предусмотренных нормативными правовыми актами для подобного рода документов;

б) нечеткое заполнение отдельных реквизитов документа, делающее невозможным их однозначное прочтение, заполнение их карандашом;

в) наличие не оговоренных подписью налогоплательщика (руководителя организации-налогоплательщика) исправлений;

г) составление отчетности на иных языках, кроме русского.

При выявлении таких фактов налоговый орган должен уведомить налогоплательщика о неисполнении им вышеназванной обязанности, а также о применении к налогоплательщику, в случае непредставления им документов налоговой отчетности по установленной для подобного рода документов форме в установленный законодательством о налогах и сборах срок, мер ответственности, предусмотренных Налоговым кодексом Российской Федерации.

На каждом документе принятой налоговой отчетности проставляется дата ее принятия, штамп или отметка налогового органа и подпись ответственного лица, принимающего отчетность. По просьбе налогоплательщика (его представителя) на остающихся у него копиях отчетности налоговый орган проставляет указанные выше реквизиты.

Не позднее следующего рабочего дня с момента принятия налоговая отчетность подлежит регистрации лицами, осуществляющими ее принятие, и передается в отделы, ответственные за проведение камеральных налоговых проверок.

Работникам отделов, ответственных за проведение камеральных налоговых проверок, не позднее рабочего дня, следующего за днём получения налоговой отчетности, формируются в двух экземплярах реестры в разрезе налогов, с указанием даты принятия налоговой отчетности, даты составления и передачи реестров в отдел учет и отчетности. Указанные реестры передаются в отдел учета и отчетности вместе с налоговыми декларациями для проведения соответствующих начислений сумм налогов по данным налогоплательщика. После проведения соответствующих начислений в лицевых счетах налогоплательщиков, реестры вместе с налоговыми декларациями возвращаются под расписку с указанием даты возврата в Отделы, ответственные за проведение камеральных налоговых проверок, для проведения камеральной проверки.

Не позднее шести рабочих дней с момента-истечения срока представления в налоговый орган налоговой отчетности, отделы, ответственные за проведение камеральных проверок, должны осуществить сверку списка стоящих на учете налогоплательщиков, обязанных представлять документы налоговой отчетности к соответствующему сроку, с данными о ее фактическом представлении. По результатам указанной сверки, а также с учетом конкретных обстоятельств, связанных с нарушением срока представления налоговых деклараций или иных документов, работники отделов, ответственных за проведение камеральных проверок, составляют проекты постановлений о применении к налогоплательщику, виновному в нарушении установленного срока представления налоговой отчетности, мер ответственности, предусмотренных нормами Налогового кодекса Российской Федерации, а также протоколы об административном правонарушении; и проекты постановлений о применении мер административной ответственности к виновным лицам. При этом, налоговый орган в соответствии с предоставленным ему согласно статье 31 Налогового кодекса Российской Федерации правом может вызывать на основании письменного уведомления в налоговый орган должностное лицо организации налогоплательщика или индивидуального предпринимателя для дачи пояснений по обстоятельствам, имеющим значение для принятия решения в связи с указанным налоговым правонарушением.

Основанием для неприменения мер ответственности за совершение налогового правонарушения или уменьшения размера штрафа могут являться обстоятельства, исключающие вину налогоплательщика или смягчающие ответственность за совершение налогового правонарушения, согласно статьям 111 и 112 Налогового кодекса Российской Федерации.