Серед завдань, що вирішуються кадровою службою, найбільш традиційною представляється документування трудових правовідносин. В процесі їх виникнення і встановлення виникає значний об'єм всіляких документів. Найбільша частина документів кадрової служби пов'язана з рухом кадрів.

Документування руху кадрів - невід'ємний обов'язок будь-якої організації (підприємства, установи), незалежно від масштабів його діяльності і організаційно-правової форми. Як було сказане вищим, під рухом кадрів розуміють:

прийом на роботу;

переведення на інший роботові;

звільнення;

надання відпусток;

відряджання.

При оформленні будь-якій з названих процедур працівник пише заяву (або начальник структурного підрозділу складає доповідну записку), які є підставою для видання розпорядливого документа. Керівник організації видає наказ. Крім того, прийом на роботу може супроводитися укладенням трудового договору (контракту), заповненням працівником анкети (особистого аркуша по обліку кадрів), складанням працівником кадрової служби особистої картки (форма Т-2). При переведенні на інший роботові працівника використовується такий документ, як вистава. Оформлення чергових відпусток пов'язане із складанням кадровою службою графіка відпусток. При здійсненні працівником вчинків, пов'язаних з невиконанням або неналежним виконанням своїх обов'язків, порушенням трудової дисципліни, він пише пояснювальну записку або відділ кадрів фіксує порушення складанням акту. Навіть таке не найповніше перерахування видів документів, що створюються кадровою службою, свідчить про їх різноманіття.

Склад документів кадрової служби в реальності значно ширший, оскільки спілкування з будь-якою сторонньою організацією неодмінно оформляється листами, а, наприклад, проведення атестації персоналу супроводиться заповненням цілого ряду документів: протоколу засідання атестаційної комісії, атестаційного аркуша, висновків керівників структурних підрозділів. Крім того, складаються такі організаційні документи, як положення про відділ кадрів, посадові інструкції її співробітникам.

Кваліфіковане ведення документації по особовому складу належить до необхідних професійних навиків працівника кадрової служби, при цьому документування будь-яких процедур повинне проводиться з дотриманням встановлених загальнодержавних правил оформлення документів. Необхідність документування по певних правилах встановлена законодавчо.

Найбільш ефективним способом створення раціональних норм документування є уніфікація і стандартизація документів.

Уніфікація в документоведенні розглядається як скорочення вихідної кількості форм документів і приведення їх до одноманітних правил оформлення.

Стандартизація - це процес встановлення і вживання стандартів, під якими розуміється зразок, еталон, модель, що приймаються за початкових для зіставлення з ними інших подібних об'єктів. Стандарт як нормативно-технічний документ встановлює комплекс норм, правив, вимог до об'єкту стандартизації і затверджується компетентним органом. Вживання стандартів сприяє поліпшенню якості створюваного виробу (документа).

Стандартизація - складний процес, до складу якого входять такі елементи, як типізація і уніфікація. Це методи стандартизації, які можуть здійснюватися і як самостійні види роботи.

Система документації - сукупність документів, взаємозв'язаних по ознаках походження, призначення, вигляду, сфери діяльності, єдиних вимог до їх оформлення . Система документації складається в процесі реалізації в органах влади і управління, в установах, організаціях і підприємствах тієї або іншої управлінської функції; склад документів, які в неї входять, призначений для документування певних видів діяльності, наприклад планерування, фінансування, обліку. Системи документації класифікують по галузях діяльності і окрім типових систем документації виділяють також системи документації по охороні здоров'я, освіті (загальному і спеціальному), нотаріальні, судові і ін.

Уніфікована система документації (УСД) створюється по єдиних правилах і вимогах і повинна містити інформацію, необхідну для управління в певній сфері діяльності.

Зазвичай вона складається з одного-двох державних стандартів, сукупності загальноросійських уніфікованих форм, що взаємопов'язали, забезпечують документоване представлення даних в певних видах господарської діяльності, засобів їх ведення, нормативних і методичних документів по їх розробці, веденню і вживанню. Безпосередніми розробниками конкретних форм документів і систем документації є міністерства (відомства), що здійснюють координацію тієї або іншої галузі діяльності.

Особливість документів по особовому складу - їх одночасна уніфікація у складі двох уніфікованих систем документації: організаційно-розпорядливою і первинною обліковою. Наказ по особовому складу можна розглядати як документ розпорядливої дії, підтверджуючої наявність юридичного факту виникнення (зміни, припинення і ін.) трудового договору. Проте цей же наказ реєструє факт виникнення (розірвання) трудових правовідносин, і в цьому випадку він є первинним обліковим документом, підставою, що служить, для створення інших облікових документів. Оскільки єдиного відомства, яке координувало б кадрову діяльність, ніколи не існувало, те відомство, що здійснює уніфікацію організаційно-розпорядливої документації, підготувало систему документації по особовому складу, а органи статистики - форми документів по обліку особового складу. Перша система використовувалася в органах влади і управління, друга - в організаціях будівництва і промисловості. На сьогоднішній день ця що історично склалися особливість зберігається: одна частина установ і організацій веде облік особового складу в текстових формах документів, а інша - в табличних. Тому працівник кадрової служби повинен знати вимоги, що діють, до оформлення кадрових документів і уміти використовувати їх в практичній діяльності.

Порядок оформлення документів, що входять в систему организаційно­розпорядчої документації, вимоги до бланків і текстів визначений . По вимогах, закладених в цьому стандарті, розробляються текстові бланки документів, складаються накази про прийом, переклад, звільнення і ін., а також протоколи, листи, доповідні і пояснювальні записки. Окрім державного стандарту, до складу уніфікованої системи організаційно-розпорядливої документації входить альбом уніфікованих форм документів, що створений в розвиток вимог стандарту і містить конкретні форми документів (структура і штатна чисельність, штатний розклад, графік відпусток і ін.). Альбом містить приклади оформлення всіх кадрових документів, а для складних і об'ємних документів (положення, посадова інструкція) не лише склад і розташування обов'язкових реквізитів, але і обов'язкову структуру тексту.

Інструкція про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах і організаціях встановлює значення трудової книжки як основного документа про трудову діяльність працівника, закріплює порядок її оформлення, видачі, обліку і ведення, правила видачі вкладиша і дубліката трудової книжки. Інструкція відноситься до тих нормативних актів, які повною мірою регламентують порядок здобуття і ведення трудової книжки, і є незамінним довідковим посібником в діяльності фахівця кадрової служби.

У практичній роботі із створення і оформлення документів все більше значення набуває кодування техніко-економічної і соціальної інформації.

До нормативних документів відносяться і Міжгалузеві укрупнені нормативи часу на роботи по комплектуванню і обліку кадрів. Трудовитрати працівників кадрових служб, пов'язані з підготовкою і обробкою кадрової документації, впливають на штатну чисельність кадрових служб. За допомогою нормативів можна обгрунтувати необхідну чисельність працівників кадрових служб, оскільки сумарна трудомісткість виконуваних робіт - одна із складових частин формули розрахунку штатної чисельності, включеної в Укрупнені нормативи. Але основне значення цього документа - регламентація складу кадрових документів, а також послідовності виконуваних операцій:

- при оформленні документів при прийомі на роботу і звільненні робітників і службовців;

- оформленні і обліку трудових книжок;

- оформленні документів по обліку руху кадрів;

- складанні статистичної звітності по обліку особового складу; складанні довідок, розробці планів і виконанні інших робіт; роботі по табельному обліку;

- роботі бюро пропусків;

- роботі військово-облікового столу.

Міжгалузеві нормативи часу містять і перерахування всіх необхідних операцій по документуванню і є, крім того, нормативним документом в частині організації діловодства кадрової служби, оскільки містять прищепила реєстрації і необхідні реєстраційні форми, встановлюють порядок зберігання документів відділу кадрів.

Склад кадрової документації

До складу кадрової документації входять наступні документи:

- трудовий договір (контракт);

- наказ (розпорядження) про прийом на роботу;

- особиста картка;

- облікова картка науковця;

- наказ (розпорядження) про переведення на інший роботові;

- наказ (розпорядження) про надання відпустки;

- наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту);

- табель обліку використання робочого часу;

- табель обліку використання робочого часу і розрахунку заробітної плати;

- особисті заяви працівників підприємства;

- графіки відпусток;

- доповідні записки;

- акти.

Трудовий договір (контракт) полягає у письмовій формі між працівником і адміністрацією підприємства в особі керівника підприємства і повинен містити наступні основні реквізити: назву вигляду документа, дату і місце складання, текст, підписи, друк. Контракт складається в двох екземплярах, один з яких залишається на підприємстві, а інший зберігається у працівника.

Висновок

Значення розглянутої теми: «Рух кадрів на підприємстві», на мій погляд, дуже великий. Можна з упевненістю сказати, що тема цікава, і в той же час складна. Для менеджера поважно навчитися чітко представляти динаміку кадрів на підприємстві, а тим більше поважно, навчитися управляти цим процесом, не порушуючи внутрішнього устрою організації і встановлених законодавством норм. Поза сумнівом, тема є більш – управлінською, ніж чисто економічною.

ЛІТЕРАТУРА

1.  Бреддік У. Менеджмент в організації. - М.:ИНФРА-М, 1997. - 344 с.

2. Ховард До., Коротков Е. Прінципи менеджменту : Управління в системі цивілізованого підприємництва : Учеб.пособіє. - М.:ИНФРА-М, 1996. - 224 с.   

3. Ськавітін А. В. Методічеськие підходи до управління текучістю кадрів. – Адміністративно-управлінський портал(Aup.ru).

4. Генкин Б.М. Економіка і соціологія праці. Підручник для Вузів. 3-е видання. – М.:НОРМА, 2001. – 448 с.

5. Кокорев В.П. КУРС ЛЕКЦІЙ З МЕНЕДЖМЕНТУ. - Барнаул: Видавництво БГУ (Навчально-методичне об'єднання за освітою в області менеджменту), 1997. - 231с.

6. Кодекс законів про працю України.-К., 1998.

7. Закон України Про оплату праці.-К., 1997..       

8. Л. Безтелесна, Г. Міщук, С. Мартинюк. Удосконалення механізму мотивації продуктивності найманих працівників // Україна: аспекти праці.- 2006.- №1.

9. О. Попова. Особливості управління системою мотивування в процесі стратегічного управління підприємством // Економіка.- 2006.- №12.

10. Л. Потьомкін. Сучасні тенденції організації оплати праці // Україна: аспекти праці.- 2003.- №7.

11. Ментальний чинник у сфері праці: проблеми теорії та практики/ Д.П. Богиня, М.В. Семикіна.-Київ: «Шторм», 2003.-382с.