Окреслюючи цілі та напрямки розвитку діяльності підприємства, його керівництво має визначити необхідні для їхньої реалізації ресурси, у тім числі трудові.

Планування трудових ресурсів на діючому підприємстві починається з оцінки їхньої наявності. Останнє передбачає інвентаризацію робочих місць, виявлення кількості тих, хто працює на кожній операції, що забезпечує реалізацію кінцевої мети (створення продукції, надання послуг). Аналіз і дальші розрахунки проводяться за категоріями працівників (робітники, керівники, спеціалісти, службовці), а для кожної з них – за професіями, спеціальностями, розрядами. Щодо працівників розумової праці, то в цьому разі можна використати систему інвентаризації трудових навичок або спеціальностей, тобто реєстрацію професійних навичок службовців із зазначенням кількості працівників, які володіють ними.

Розрахунки чисельності спираються не лише на кількісну та якісну оцінку самих трудових ресурсів, а й на можливий рівень їхнього використання та на аналіз факторів, які впливають на цей рівень, – технічних, організаційних, соціально-економічних.

Об'єктами аналізу в такому разі стають [7, 79]:

– номенклатура продукції, що виготовляється, та послуг, що надаються;

– утрати робочого часу та причини таких;

– характер та порівняльний рівень технологічних процесів і устаткування;

– прогресивність та відповідність сучасним вимогам організації праці та виробництва;

– рівень мотивації трудової діяльності;

– норми обслуговування та виробітку, рівень фактичного виконання норм тощо.

Визначення планової чисельності персоналу залежить від специфіки підприємства, особливостей його функціонування. Зокрема [7, 80]:

1) розрахунки за обсягом будуть різними для підприємств масового та серійного виробництва у порівнянні з підприємствами одиничного й дослідного виробництва;

2) підприємство, яке докорінно диверсифікує свою діяльність, натрапить на значно більші проблеми в розрахунках ніж підприємство, що тільки збільшує обсяги виробництва чи надання послуг;

3) підприємству, виробництво на якому має ритмічний характер протягом усього року, незнані проблеми виробництва сезонного характеру, у тім числі щодо розрахунків чисельності персоналу.

За умови значних організаційних змін (наприклад створення нового підприємства) оцінка майбутніх потреб у трудових ресурсах є досить складним завданням. У цьому разі використовують типові структури, моделі, аналоги.

За визначення чисельності на перспективний період необхідно враховувати фактори зовнішнього середовища, а саме [7, 81]:

– ринкову кон'юнктуру, зв'язану з тим чи тим видом діяльності;

– циклічність розвитку економіки, передбачення можливого загального економічного спаду;

– регіональні особливості ринку праці (переміщення виробничих потужностей в регіони з нижчою вартістю праці);

– державні (урядові) програми, замовлення, контракти (згідно з останніми підприємство зобов'язане створювати нові робочі місця);

– юридичні аспекти (закони, договори з профспілками і т. ін.), що регулюють трудові відносини, захищають інтереси окремих категорій населення та працівників;

– можливості використання тимчасового наймання працівників, надомної праці.

Техніка розрахунків планової чисельності окремих категорій працівників визначається конкретною специфікою їхньої професійної діяльності та галузевими особливостями функціонування того чи того підприємства.

Але в будь-якому разі вона має базуватись на врахуванні можливої економії затрат праці за факторами.

Розглянемо систему необхідних (основних) розрахунків на прикладі промислового підприємства.

Передовсім для виявлення загальної (здогадної) чисельності промислово-виробничого персоналу на плановий період використовується метод коректування базової чисельності [7, 81]:

Ч_пл = Ч_б × ΔV / 100 ± ΔЧ

де Ч_пл – чисельність промислово-виробничого персоналу, що необхідна для забезпечення планового обсягу виробництва, осіб;

Ч_б – базова (очікувана) чисельність, осіб;

ΔV – плановий темп зростання обсягу виробництва продукції, %;

ΔЧ – сумарна зміна чисельності за пофакторним розрахунком можливого зростання продуктивності праці, осіб.

Точнішим є метод розрахунку планової чисельності на підставі повної трудомісткості виготовлення продукції [7, 82]:

Ч_пл = Σ₁ / Т_рп × К_вн,

де Σ₁ – повна трудомісткість виробничої програми планового року (включає технологічну трудомісткість, трудомісткість обслуговування та управління виробництвом), нормо-годин;

Т_рп – розрахунковий ефективний фонд часу одного працівника, годин;

К_вн – очікуваний коефіцієнт виконання норм.

Чисельність робітників, що зайняті на роботах, які нормуються ( ), розраховується за формулою [7, 82]

де t_і – планова трудомісткість одиниці n-го виду виробу, нормо-годин;

т_і – кількість виробів n-го виду, одиниць;

п – кількість видів виготовлюваних одиниць.

Чисельність основних робітників, зайнятих на ненормованих роботах ( ), – контроль технологічного процесу, управління апаратами, машинами та іншим устаткуванням, розраховується за нормами обслуговування, а саме [7, 82]:

 = m_о × П_зм × К_ro / Н_об

де т_о – кількість об'єктів, що обслуговуються (агрегатів і т. ін.);

П_зм – кількість змін роботи на добу;

Н_об – норма обслуговування одного агрегату (машини) – кількість об'єктів на одного робітника.

К_rо – коефіцієнт переводу явочної чисельності в облікову, який розраховується за формулою [7, 83]

К_rо = 100 / (100 – f),

де f – плановий процент невиходів робітників на роботу.

Чисельність робітників (в основному допоміжних), для яких неможливо встановити норми обслуговування та розрахувати трудомісткість робіт ( ), визначається за формулою [7, 82]:

 = П_рм × П_зм × К_ro,

Де П_рм – кількість робочих місць.

Чисельність працівників управління спеціалістів, службовців розраховується за кожною функцією методом прямого нормування, якщо дані щодо трудомісткості є достатньо вірогідними.

За браком інформації або надмірною трудомісткістю розрахунків можна пропонувати метод нормування чисельності цих категорій персоналу з використанням кореляційної залежності типу [7, 83]

, або

,

де  – нормативна (планова) чисельність працівників управління за конкретною функцією;

х₁, х₂, ... х_n – значущість факторів, що визначають чисельність працівників за даною функцією;

U₁, U₂, ... U_n – показники ступеня за чисельного значення факторів;

а₀ – постійний коефіцієнт рівняння нормативної залежності;

а₁, а₂, ... а₃, – коефіцієнти регресії (показники ступеня або коефіцієнти), що визначають міру впливу кожного фактора на чисельність працівників.

За встановлення чисельності управлінського персоналу керуються типовими штатними розкладами (схемами, моделями), виробленими наукою управління та практикою у тій чи тій сфері діяльності.

Додаткова потреба персоналу на перспективний (плановий) період заявляється на підставі порівняння його фактичної наявності та потреби на плановий період за окремими професіями та кваліфікаціями.

Вона розраховується як очікуваний приріст з урахуванням компенсації зменшення (вихід на пенсію, призов до армії та ін.), заміни практиків спеціалістами тощо.