Понятие об архивном фонде, виды архивных фондов

Поможем в ✍️ написании учебной работы

Имя

Поможем с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой

Нажимая кнопку "Продолжить", я принимаю политику конфиденциальности

Содержание

Введение. 3

1. Понятие об архивном фонде, виды архивных фондов.. 6

2. Архивная коллекция как вид архивного фонда.. 13

2.1 Состав, структура, комплектование архивной коллекции. 13

2.2 Экспертиза ценности документов архивных коллекций. 16

2.3 Систематизация документов архивных коллекций и формирование единиц хранения. 17

3. Примеры формирования некоторых архивных коллекций 22

3.1 Архив по истории диссидентов. 22

3.2 Архивные коллекции Центрального государственного архива литературы и искусства С. Петербурга. 25

3.3 Архивные коллекции Государственного архива РФ.. 27

Заключение. 28

Библиографический список литературы.. 29

Приложение. 30

Введение

Актуальность темы курсовой работы. Документы являются продуктами хозяйственной, научной, художественной и других форм деятельности ряда поколений людей. В результате каждое последующее поколение получает их в совокупности с другими орудиями, средствами и продуктами материального и духовного производства в качестве «социального наследства».

В понятие «социальное наследство» включаются не только высокие достижения культуры, но и весь объединённый опыт, воплощённый в сознании (памяти) людей и продуктах их деятельности. При этом каждое новое поколение находится перед выбором, что из наследия, утратившего свою непосредственную практическую ценность, необходимо сохранить, что «забыть», а что из сохранённого использовать в новом качестве.

Так, возникает проблема выбора социально-значимой информации о прошлом, проблема использования отобранной информации для нужд настоящего и будущего.

Общественная или социальная память – механизм, обеспечивающий социальную преемственность. Социальная память общества – совокупность социальных средств и институтов, осуществляющих отбор и преобразование некогда актуальной социальной информации в информацию о прошлом (ретроспективную) с целью сохранения и использования накопленного общественного опыта и передачи его из поколения в поколение.

Архивы являются самой ценной частью социальной памяти, так как они долговечны, специально создаются для хранения документов и концентрируют информацию о наиболее глубинных сторонах жизни именно данного общества. Иначе говоря, архивы реализуют важнейшую социальную функцию – обеспечивают долговременную память общества.

Одной из отличительных черт общественного сознания и научной культуры нашего времени, связанных с попытками осмыслить прошлое, создать объективную картину исторического развития и использовать опыт прошлого в практической деятельности, является интерес к архивам и ретроспективной документной информации.

Целью курсовой работы является изучение и исследование научной организации формирования архивных коллекций.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1. Дать понятие архивного фонда и рассмотреть основные виды архивных фондов.

2. Исследовать архивную коллекцию как один из видов архивного фонда.

3. Раскрыть состав, структуру и способы комплектования архивных коллекций.

4. Рассмотреть порядок проведения экспертизы ценности документов архивных коллекций.

5. Охарактеризовать методику систематизации документов архивной коллекции и формирование единиц хранения.

6. Показать примеры формирования архивных коллекций.

Историография.

На Руси документы хранились в княжеских сокровищницах вместе с казной и библиотекой. Множество документов хранилось в ризницах монастырей вместе с ценной церковной утварью; их собрания пополняли дарения князей и бояр. В конце XV в., когда образовались приказы —центральные учреждения управления, часть документов из великокняжеского архива была передана им, другие же документы великокняжеского архива с XVI в. вошли в состав Государственного архива России.

Этот архив в XVI в. хранил наиболее документы личной канцелярии царя, Боярской думы, Посольского приказа. В нем, кроме документов удельных княжеств, хранились документальные акты и переписка за XIV — XVI вв., отражающие внешнюю и внутреннюю политику государства и имеющие общегосударственное значение. В архивах хранились дела трех видов; отдельные документы — грамоты, столбцы, книги и тетради.

При Петре I появился архив, сложившийся из документов Кабинета его императорского величества, бывшего сначала личной канцелярией царя, а затем пополнявшийся документами общегосударственной важности по вопросам дипломатическим, политическим, финансовым, строительным, военным, а также перепиской Петра I с иностранными и отечественными государственными деятелями.

Ценными документами располагали архивы центральных учреждений.
Например, Коллегия иностранных дел имела два архива: в Петербурге хранились дела с 1720 г. и небольшая часть документов бывшего Посольского приказа, в Москве — основная часть дел Посольского приказа.

В конце 60-х годов XVIII в. был создан Межевой архив, хранивший документы генерального межевания, проводившегося с 1765 г. до середины XIXв. Значительный интерес представляют документы министерств, созданных в 1802 г. вместо коллегий. Архивы их утратили свою самостоятельность и стали организовываться в каждом департаменте, что привело к распылению документов и ухудшило их сохранность. Однако во второй четверти XIX в. департаментские архивы министерств стали объединяться в общеминистерские.

Большинство документов ликвидированных учреждений использовались в работе Сената и коллегий мало, но стали все чаще использоваться учеными для написания исторических трудов. В связи с этим правительство издало Указ о создании исторических архивов. Первым из них стал Московский архив коллегии иностранных дел, хранивший документы бывшего Посольского приказа и документы по истории царской семьи.

На основе документов бывшего Разрядного приказа был создан Разрядно-
Сенатский архив, хранивший документы по внутренней истории России. В начале 70-х годов XVIII в. были созданы Петербургский и Московский архивы старых дел, сосредоточившие дела ликвидированных в 60 — 70-е годы центральных и местных учреждений. В январе 1786 г. был создан Поместно-Вотчинный архив, хранивший документы о помещичьем землевладении.

Примеры формирования некоторых архивных коллекций

Заключение

Цель курсового исследования достигнута путём реализации поставленных задач.

В результате проведённого исследования по теме " Принципы формирования архивных коллекций" можно сделать ряд выводов:

Документы Архивного фонда Российской Федерации учитываются по архивным фондам, архивным коллекциям, единицам хранения.

Под архивным фондом понимается совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой.

Понятие "архивный фонд" включает несколько видов обособленных комплексов документов, хранящихся в государственных архивах и имеющих свои особенности.

Архивная коллекция – фонд, представляющий собой совокупность отдельных документов, образовавшихся в деятельности различных фондообразователей и объединенных по одному или нескольким признакам.

В основе комплектования архивной коллекции лежит признак логической связи, т.е. она собрана искусственно.

Документы коллекций в зависимости от их характера и состава формируются в единицы хранения в соответствии с авторским, хронологическим, географическим или тематическим признаком.

Архивные коллекции могут быть собраны каким-либо лицом и поступить в таком виде в архив (коллекция древних рукописей, автографов, нотных рукописей и т.п.), а могут быть созданы в архиве по тому же признаку из разрозненных документов или дел разных учреждений с целью создания благоприятных условий для их всестороннего использования.

Состав архивной коллекции может пополняться вновь поступившими документами и изменяться в связи с передачей отдельных документов во вновь образуемые фонды.

Библиографический список литературы

Источники

1. Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22 октября 2004 года № 125 ФЗ (с изменениями, внесенными Федеральным законом от 4 декабря 2006 года № 202-ФЗ).

2. Федеральный Закон «Об обязательном экземпляре документов» от 29декабря 1994г. № 77-ФЗ.

3. Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ
от 18 января 2007 г. № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук».

4. Основные правила работы архивов организаций. Одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г. - М.: ВНИИДАД, 2002.

Литература

5. Булюлина Е. В. Архивоведение: Учебно-методическое пособие. Волгоград: Издательство ВолГУ, 2003. 96с.

6. Банасюкевич В.Д. Формирование Архивного фонда Российской Федерации: Современный этап //Секретарское дело. № 1.1998. С. 23-25.

7. Георгиевская Л.С. Формирование и научное описание архивных коллекций.// "Отечественные архивы", научно-практический журнал. – 2006. - № 4

Электронные ресурсы

8. Архив общества «Мемориал». //http://www.memo.ru/history/.htm

9. Архивные коллекции Центрального государственного архива литературы и искусства С. Петербурга// http://www.rusarchives.ru/guide/cgalispb/shtml

10. Документы по истории России XIX – начала XX вв.// www. garf-2.narod.ru

Приложение

Порядок формирования архивной коллекции "Хроника событий

социально-экономического развития Пермской области"

(утв. распоряжением Губернатора Пермской области

от 22 июля 2005 г. N 323-р)[6]

1. Формирование архивной коллекции документов в аппарате администрации области осуществляет специалист, готовит ее к передаче в государственный архив (далее - специалист).

2. Пресс-служба губернатора области формирует блок аудио-, фото-, видеоматериалов, газетных публикаций и других документов, относящихся к мероприятиям с участием губернатора области и его заместителей, и с описанием каждого документа передает специалисту, который формирует соответствующее дело.

3. Консультанты-референты заместителей губернатора области организуют сбор документов по проводимым мероприятиям с участием исполнительных органов власти области и структурных подразделений аппарата администрации области, в т.ч. пресс-службы губернатора области. Сформированный блок документов по мероприятию передается специалисту с описанием каждого документа. Кроме того, консультанты-референты формируют дела по проводимым значимым совещаниям с участием губернатора области и его заместителей. Дела хранятся у консультантов-референтов в течение года, затем передаются специалисту для передачи в архив.

4. На исполнительные органы государственной власти, структурные подразделения аппарата администрации области возлагается ответственность за формирование документов по организуемым ими мероприятиям с участием губернатора области и его заместителей.

5. Исполнительные органы государственной власти области, структурные подразделения аппарата администрации области формируют блок документов, отражающих все события международного, российского, областного уровня, происходящие как на территории Пермской области, так и за ее пределами, без участия губернатора области и его заместителей.

6. Организационный отдел аппарата администрации области:

формирует дела по мероприятиям регионального, федерального и международного уровня, проводимым администрацией области, включая документы как на бумажных, так и на электронных и других носителях;

включает в перечень участников наиболее значимых мероприятий представителей комитета по делам архивов области для обеспечения инициативного документирования.

7. Специалисты органов государственной власти области, структурных подразделений аппарата администрации области, ответственные за проведение мероприятий, передают подготовленные и обработанные документы специалисту.

8. Документы, передаваемые в архивную коллекцию, должны быть укомплектованы в папки либо в коробки, на которые нанесена надпись о теме мероприятия. Оформление документов должно соответствовать следующим требованиям:

фотодокументы помещены в конверты, на которых указаны дата, место, информация об участниках, изображенных на фото;

на видеокассетах указывается дата, место, тема мероприятия, информация об участниках;

на аудиокассетах указывается дата, место, информация об участниках, чей голос записан на кассете;

газетные публикации подписаны с указанием даты, номера и названия издания;

прилагаются афиши, пригласительные билеты, протоколы, стенограммы, письма и другие материалы, относящиеся к данному мероприятию, а также сканированные документы в электронном виде с пояснениями.

9. Комитет по делам архивов области принимает участие в документировании значимых событий, происходящих на территории Пермской области, с участием губернатора области и его заместителей. В государственных архивах формируется архивная коллекция под единым названием "Хроника событий социально-экономического развития Пермской области".

10. Ежеквартально специалист передает по описям документы, а государственные архивы принимают их для формирования архивной коллекции.

11. Аппарат администрации области обеспечивает специалистов, участвующих в формировании архивной коллекции, необходимым инвентарем (папки, специальные коробки, CD-диски, дискеты, аудио-, видеокассеты, в т.ч. профессиональные, материалы для фотосъемок и т.д.).

[1] Ст. 3 Федерального закона от N125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"

[2] Федеральный закон от 29.12.94 N 77-ФЗ "Об обязательном экземпляре документов".

[3] http://www.memo.ru/history/.htm

[4] http://www.rusarchives.ru/guide/cgalispb/content.shtml

[5] Документы по истории России XIX – начала XX вв.// www. garf-2.narod.ru

[6] http://www.gorarchiv.ru/index.htm

Содержание

Введение. 3

1. Понятие об архивном фонде, виды архивных фондов.. 6

2. Архивная коллекция как вид архивного фонда.. 13

2.1 Состав, структура, комплектование архивной коллекции. 13

2.2 Экспертиза ценности документов архивных коллекций. 16

2.3 Систематизация документов архивных коллекций и формирование единиц хранения. 17

3. Примеры формирования некоторых архивных коллекций 22

3.1 Архив по истории диссидентов. 22

3.2 Архивные коллекции Центрального государственного архива литературы и искусства С. Петербурга. 25

3.3 Архивные коллекции Государственного архива РФ.. 27

Заключение. 28

Библиографический список литературы.. 29

Приложение. 30

Введение

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1. Дать понятие архивного фонда и рассмотреть основные виды архивных фондов.

2. Исследовать архивную коллекцию как один из видов архивного фонда.

3. Раскрыть состав, структуру и способы комплектования архивных коллекций.

4. Рассмотреть порядок проведения экспертизы ценности документов архивных коллекций.

5. Охарактеризовать методику систематизации документов архивной коллекции и формирование единиц хранения.

6. Показать примеры формирования архивных коллекций.

Историография.

Понятие об архивном фонде, виды архивных фондов

Архивный фонд Российской Федерации - исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению.[1]

В состав Архивного фонда РФ входят находящиеся на территории Российской Федерации архивные документы – независимо от источника их образования, вида носителя, места хранения и формы собственности.

Архивный фонд — учетная и классификационная единица Архивного фонда РФ, представляющая собой часть документального фонда, принятого на государственное хранение, либо сформированная в архиве совокупность документов, исторически или логически связанных между собой. Как понятие классификационной и учетной единицы определение "архивный фонд" удобно, но следует отметить, что это понятие включает несколько видов обособленных комплексов документов, хранящихся в государственных архивах и имеющих свои особенности.

Практическое осуществление классификации документов по архивным фондам называется фондированием.

Весь комплекс документов, образующихся в деятельности учреждения или отдельного лица (семьи, рода), составляет его документальный фонд.

Учреждение (или лицо), образующее в процессе своей деятельности документальный фонд, называется фондообразователем.

Часть документального фонда, имеющая историческое, политическое, народно-хозяйственное, научное, социальное, культурное значение составляет архивный фонд и подлежит государственному хранению.

Разновидностями архивного фонда являются:

- архивный фонд государственного органа, органа местного самоуправления, организации, состоящий из образовавшихся в процессе их деятельности документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов;

- объединенный архивный фонд, состоящий из образовавшихся в процессе деятельности двух или более организаций, а также граждан документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, имеющих между собой исторически и/или логически обусловленные связи;

- архивный фонд личного происхождения (семьи, рода), состоящий из образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного гражданина, семьи, рода архивных документов, включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации.

К архивному фонду приравнивается совокупность отдельных документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, образовавшихся в деятельности разных источников комплектования архива (фондообразователей), объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, номинальному, объектному, авторскому, хронологическому и другим) (далее - архивная коллекция).

Работа по фондированию документов осуществляется:

- в делопроизводстве учреждений, в процессе формирования дел на основе номенклатур и отбора документов структурных подразделений для постоянного хранения;

- в ведомственных архивах при отборе документов для передачи в госархивы;

- в государственных архивах при необходимости создания объединённых архивных фондов и архивных коллекций, исправление ошибок фондирования, описания документов, переработки описей.

Фондирование заключается в определении (уточнении) границ фондовой принадлежности и хронологических границ документов фондов и в формировании архивных фондов (объединённых архивных фондов, архивных коллекций)

В пределах архивного фонда учетно-классификационной единицей является единица хранения документов. Единицы хранения должны быть описаны, систематизированы, внесены в описи и оформлены в порядке, обеспечивающем их учет, поиск и использование.

Единицы хранения (дела) архивного фонда систематизируются в пределах фонда согласно схеме систематизации. Систематизация документов фонда проводится в делопроизводстве и в архиве организации при подготовке документов к передаче в государственные архивы.

Схема систематизации единиц хранения (дел) фонда является основанием для внутренней организации архивного фонда и закрепляется описью (описями) дел фонда.

Распределение дел внутри фонда по делениям схемы систематизации проводится с учетом следующих признаков:

структурного (в соответствии с принадлежностью единиц хранения к структурным подразделениям);

хронологического (по периодам или датам, к которым относятся документы);

функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного (с учетом функций, отраслей и направлений деятельности организации, тем и вопросов, которых касается содержание документов);

номинального (по делопроизводственной форме - видам и разновидностям документов);

корреспондентского (по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались документы);

географического (в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими наименованиями, с которыми связано содержание документов, их авторы, корреспонденты);

авторского (по названиям организаций или фамилиям лиц, которые являются авторами документов).

Как правило, единицы хранения группируются последовательно по признакам, применение которых окажется наиболее целесообразным для всех или отдельных групп документов фонда.

Сочетание структурного и хронологического признаков дает два варианта схемы систематизации: хронологически-структурный и структурно-хронологический.

Хронологически-структурная схема систематизации применяется по отношению к фондам действующих организаций (учитывая дальнейшее пополнение фондов) и ликвидированных организаций с часто менявшейся структурой. По этой схеме дела группируются прежде всего по времени их создания (годам, периодам), а в пределах каждой хронологической группы - по структурным подразделениям организации.

Структурно-хронологическая схема систематизации применяется по отношению к фондам организаций, имевших стабильную структуру, изменения которой происходили редко и были несложны. При систематизации по этой схеме дела группируются прежде всего по структурным подразделениям организации, а в пределах каждой структурной группы - по времени их создания.

Хронологически-функциональная или функционально-хронологическая схемы систематизации применяются по отношению к фондам организаций с часто менявшейся структурой.

При систематизации дел по хронологически-функциональной схеме их группировка происходит вначале по хронологическому признаку, а затем по функциям (видам, направлениям деятельности) организации. При этом подгруппы дел располагаются с учетом значимости функций организации (руководство, финансирование, учет и отчетность и т.д.) или по классификатору самой организации.

При систематизации дел по функционально-хронологической схеме дела группируются вначале по функциям деятельности организации, а затем по хронологическому признаку.

Хронологически-тематическая или тематически-хронологическая схемы систематизации применяются по отношению к небольшим по объему фондам, а также отдельным архивным коллекциям.

Хронологически-номинальная и номинально-хронологическая схемы применяются, как правило, для систематизации дел фондов бесструктурных организаций.

Комплектование архива включает:

- определение источников комплектования архива в соответствии с его профилем:

- определение состава документов, подлежащих приёму в архив;

- приём документов в архив.

Комплектование архива осуществляется в соответствии с принципами: принадлежности документов к составу Архивного фонда РФ; соблюдения прав собственности на документы; происхождения и территориальной принадлежности документов; недробимости фондов.

Государственные и муниципальные архивы комплектуются документами Архивного фонда РФ, образующимися в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, предприятий и граждан и имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение.

Комплектование архива включает:

- определение источников комплектования архива в соответствии с его профилем:

- определение состава документов, подлежащих приёму в архив;

- приём документов в архив.

Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в государственной или муниципальной собственности, по истечении сроков их временного хранения в государственных органах, органах местного самоуправления либо государственных и муниципальных организациях передаются на постоянное хранение в соответствующие государственные и муниципальные архивы.

Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в частной собственности, поступают в государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки, организации Российской академии наук на основании договоров между этими архивами, музеями, библиотеками, организациями Российской академии наук и собственниками указанных документов.

Передача на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы обязательного бесплатного экземпляра документов осуществляется в порядке, установленном законодательством Российской Федерации об обязательном экземпляре документов[2].

Государственные органы, органы местного самоуправления, государственные и муниципальные организации обеспечивают в соответствии с правилами, установленными Федеральным архивным агентством, отбор, подготовку и передачу в упорядоченном состоянии документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств органов и организаций, передающих документы.

Негосударственные организации обеспечивают отбор и передачу в упорядоченном состоянии в государственные и муниципальные архивы находящихся в их владении архивных документов, отнесенных к федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации или муниципальной собственности.

При реорганизации государственных органов архивные документы в упорядоченном состоянии передаются правопреемникам реорганизуемых государственных органов.

При изменении структуры органов местного самоуправления архивные документы в упорядоченном состоянии передаются вновь формируемым органам местного самоуправления.

Документы личного происхождения поступают в государственные архивы:

- от фондообразователей, передающих архивы лично или по завещанию;

- от лиц, владеющих архивом по праву наследования;

- от собирателей и коллекционеров;

- из общественных организаций (творческих союзов и так далее);

- из нотариальных контор как выборочное имущество;

Дата: 2019-05-29, просмотров: 243.

12 3 4 Следующая ⇒