Автомобільна техніка та автомобільне майно, що використовуються у ЗС України в мирний та воєнний час, є державною власністю і підлягають обов'язковому обліку, використанню, за призначенням ощадливому та законному витрачанню.

Облік АТ і АМ організується і ведеться згідно з вимогами постанови Кабінету Міністрів України від 04.08.2000 року № 1225 “Про затвердження положення про порядок обліку зберігання, списання та використання військового майна в Збройних Силах", Положення з ведення бухгалтерського обліку у ЗС України.

Облік матеріальних засобів АС ведеться з метою:

своєчасного забезпечення органів управління і відповідальних посадових осіб АС достовірними даними про наявність, рух, вартість та якісний (технічний) стан матеріальних засобів, необхідних для планування та забезпечення боєготовності та боєздатності військ;

установлення належного контролю за умовами зберігання, законністю, доцільністю та ефективністю використання (витрачання) матеріальних засобів;

підготовки вихідних даних для складання бухгалтерської та інших форм звітності, установлених Табелем термінових донесень та Державної статистичної звітності.

Обліку підлягає вся АТ та АМ незалежно від їх призначення, джерел надходження і мети придбання. Облік повинен бути своєчасним, достовірним і точним. При цьому непорушні запаси підлягають обліку окремо від техніки і майна поточного забезпечення.

Облік матеріальних засобів полягає в оформленні установленими виправдними документами здійсненних господарських операцій і відображені у книгах (картках) обліку, інших сучасних технічних засобах, показників про кількість, якісний (технічний) стан та заводські номери, вартість (ціну), а також про його рух, втрату та нестачу.

Керівництво організацією обліку матеріальних засобів в цілому у військовій частині здійснює командир частини; відповідальність за організацію та ведення бухгалтерського обліку з автомобільної служби у військовій частині несуть начальник фінансово-економічного органу, начальник автомобільної служби, начальник складу АМ, командири підрозділу та інші уповноважені посадові особи.

Начальник фінансово-економічного органу відповідає за:

стан бухгалтерського обліку засобів служби у військовій частині;

правильність відображення цін на засоби служби (згідно з довідниками цін);

своєчасне і правильне проведення записів в книгах і картах обліку;

своєчасне проведення звірки даних обліку фінансово-економічного обліку з даними обліку складу АМ та підрозділів;

своєчасну звітність матеріально-відповідальних осіб військової частини;

реєстрацію і збереження облікових документів у діловодстві.

Начальник автомобільної служби відповідає за:

стан обліку АТ і АМ, підпорядкованої йому служби у військовій частині (з’єднанні), у тому числі виданого в підрозділи, а також за облік АТ за роками виготовлення та заводськими номерами машин і строками введення їх в експлуатацію;

своєчасне проведення у книгах обліку записів, пов’язаних з переміщенням і зміною (технічного) стану АТ і АМ;

кількісний, якісний, вартісний облік АМ на складі АМ та своєчасне проведенням звіряння обліку з фінансово-економічним органом військової частин (з’єднання);

законність, своєчасність і правильність оформлення первинних документів за їх реєстрацією та зберіганням;

своєчасне проведення звіряння даних за обліком служби з обліком складу та підрозділів;

підготовку довідкових матеріалів про забезпечення військової частин (з’єднання) автомобільною технікою і майном;

правильне складання і своєчасне подання звітних документів за службу.

Командир підрозділу несе відповідальність за стан кількісного та якісного обліку матеріальних цінностей служби у підрозділі.

Начальник складу АМ відповідає за:

своєчасність, законність і правильність здійснення записів, пов’язаних з переміщенням і зміною якісного (технічного) стану майна в книгах (картках) складського обліку;

правильність підрахування вартості фактично виданого майна;

проведення своєчасних звірок показників обліку АМ на складі з даними обліку АС та фінансово-економічного органу;

своєчасну звітність перед АС та фінансово-економічним органам;

збереження облікових документів складу і своєчасною здачею їх до АС та фінансово-економічного органу.

У фінансово-економічному органі ведеться облік АТ та АМ у кількісних, якісних, обліково-номерних та вартісних показниках у Національній валюті України.

Начальник АС військової частини (з’єднання) оформляє всі первинні документи, які реєструє у фінансово-економічному органі.

Облікові документи, в залежності від їх призначення, поділяються на первинні облікові, регістри бухгалтерського обліку та документи допоміжного характеру. Перелік документів та порядок їх оформлення і подання визначається Тимчасовим Положенням з бухгалтерського обліку у ЗС України та керівними документами з організації експлуатації військової автомобільної техніки.

Первинні облікові документи - накладні, наряди, рознарядки, видаткові роздавальні відомості, акти, атестати тощо - призначені для оформлення операцій, пов'язаних з рухом і зміною якісного (технічного) та вартісного стану матеріальних засобів і є підставою для запису у книгах та картках обліку.

Регістри бухгалтерського обліку - це книги, картки обліку, накопичувальні та оборотні відомості тощо, які призначені для відображення наявності, руху та якісного (технічного) стану матеріальних засобів за відповідний період у військовій частині в цілому, а також у підрозділах, складах, майстернях, відділах зберігання та інших об’єктах.

Документи допоміжного характеру - всі інші документи, що призначені для сприяння виконанню операцій, пов'язаних з рухом і зміною якісного (технічного) і вартісного стану матеріальних засобів.

В додатку 44 наведений перелік основних документів, за якими ведеться бухгалтерський облік наявності та руху АТ та АМ.

Виконані первинні документи після запису в книгах (картках) обліку складу зроблених за ними операцій, зв'язаних з рухом і зміною якісного (технічного) стану матеріальних засобів, наприкінці робочого дня здаються в автомобільну службу під розписку в книзі реєстрації облікових документів. Облікові документи зберігаються у військовій частині протягом термінів, установлених відповідними керівними документами:

книги і картки обліку АТ і АМ, прибутково-видаткові документи (наряди, рознарядки, накладні, акти прийому тощо) - 3 роки;

акти технічного (якісного) стану, здачі і прийому з ремонту - 1 рік;

книги обліку роботи машин, витрати ПММ, ремонту (обслуговування) техніки і майна - 1 рік.

Контроль за веденням обліку матеріальних засобів здійснюється з метою забезпечення його своєчасності, повноти і точності, а також законності та збереженості матеріальних засобів. При цьому надається також допомога посадовим особам військової частини у виконанні функціональних обов'язків з обліку матеріальних засобів.

Контроль проводиться як посадовими особами військової частини, старшими начальниками, а також спеціально призначеними особами та комісіями.

Командир військової частини проводить планові і позапланові перевірки наявності, стану і обліку матеріальних засобів служби особисто, а також через посадових осіб і внутрішні перевірочні комісії. Начальник фінансово-економічного органу зобов’язаний забезпечити перевірку бухгалтерського обліку в структурних підрозділах.

Контроль ведення обліку матеріальних засобів посадовими особами і внутрішніми перевірочними комісіями військової частини здійснюється і документально оформляється в порядку, встановленому Положенням у військовому (корабельному) господарстві у ЗС України. Кожна перевірка наявності і стану матеріальних засобів повинна обов'язково включати звірення облікових даних підрозділу, складу, що перевіряється, з обліковими даними відповідної служби військової частини (з'єднання) та фінансово-економічного органу.

Посадові особи (комісії), що проводили перевірку ведення обліку, фактичної наявності і стану матеріальних засобів, зобов'язані відображати результати перевірки в актах перевірки (інвентаризації). Інвентаризація проводиться в частині один раз на рік до 25 листопада.

Звірки наявності техніки та майна командири підрозділів зі службою проводять щомісячно до кінця місяця.

Усі недоліки за веденням обліку, зберіганню матеріальних засобів і облікових документів, виявлені при перевірці, негайно усуваються за розпорядженням відповідного командира (начальника служби).

Відповідно до табеля термінових донесень військові частини подають за підсумками року наступні звітні документи:

повідомлення про потреби, наявність, технічний стан і рух автомобільної техніки форма 1/ЦАВТУ з додатком про наявність автомобільних шин і акумуляторних батарей до 5 січня;

повідомлення про залишки і потребу автомобільного майна (заявка і план постачання), форма 4/ЦАВТУ до 10 січня;

повідомлення про наявність і потреби паркового устаткування (заявка і план постачання), форма 4В/ЦАВТУ до 15 січня;

повідомлення про ремонт автомобільної техніки, форма 5/ЦАВТУ до 5 січня;

повідомлення про наявність і технічний стан обігових агрегатів, форма 6/ЦАВТУ до 5 січня;

повідомлення про експлуатацію автомобільної техніки, форма 7/ЦАВТУ до 5 січня;

повідомлення про вихід з ладу автомобільної техніки (поломки, аварії), форма 7А/ЦАВТУ до щоквартально до 10 числа.

Військові частини представляють повідомлення начальнику автомобільної служби корпусу до 5 січня, а начальник автомобільної служби корпусу старшому начальнику до 10 січня.

Повідомлення форм 4/ЦАВТУ і 4В/ЦАВТУ представляються відповідно до 10 і 15 січня. Повідомлення форми 7А/ЦАВТУ представляються щоквартально до 10 числа з початку кожного наступного кварталу. Порядок складання звітних документів приведено у поясненнях до форм повідомлень.

Контроль за дотриманням законодавства про бухгалтерський облік ОВТ військових частин і з’єднань здійснюється вищестоящими службами та контрольно-ревізійними органами МО України.