Документы, поступившие от клиентов, других учреждений банков, а также составляемые самим банком в процессе оформления и отражения по счетам соответствующих операций совершают определенное движение. Это последовательное продвижение документов от клиента в банк, внутри банка по его подразделениям, а также обратное движение данного документа к клиенту представляет собой документооборот. Если выполняемая операция отражается на счетах, находящихся в разных учреждениях банков, то в документооборот включается движение документов и между этими банками.

В более узком смысле, под документооборотом или точнее под внутри банковским документооборотом понимается последовательное продвижение документов в банке по всем инстанциям их проверки, обработки, оформления и бухгалтерского учета.

Правильная организация документооборота имеет большое значение, ведь она обеспечивает равномерную нагрузку учетно-операционного аппарата, создает нормальный режим его рабочего дня, содействует повышению производительности труда. Правильно организованный документооборот дает возможность выполнить работы в короткие сроки, осуществлять эффективный контроль за правильностью операций.

Четкая организация документооборота, сокращение его продолжительности имеют большое значение в решении задачи ускорения оборачиваемости оборотных средств обслуживаемых предприятий и организаций. Поэтому все вопросы дальнейшего совершенствования документооборота приобретают особое значение в новых рыночных условиях хозяйствования.

Правилами ведения бухгалтерского учета и отчетности в учреждениях банков устанавливается определенный порядок организации документооборота и рабочего дня учетно-операционного аппарата. Рабочий день учетно-операционных работников устанавливается таким образом, чтобы не задерживать продвижение документов в процессе их приема, обработки, оформления, учета, отправки другим учреждениям банков.

Порядок прохождения документов внутри учреждения банка определяется рядом ключевых моментов. В частности, содержанием выполняемых операций, организационной структурой учетно-операционного аппарата, его квалифицированностью, степенью механизации учетной работы и т.д. Применение вычислительной техники ускоряет и улучшает качество обработки банковской информации. Использование компьютерной сети банка дает возможности значительно сократить регистры бухгалтерского учета, освободить операционных работников от выполнения целого ряда работ. Например, от выполнения операции по отчислению средств доходов республиканского бюджета в местные бюджеты и т.д. Меньшая загруженность учетно-операционного аппарата дает ему возможность более качественно и быстро выполнять работу.

Для обеспечения ритмичности работы в учреждениях банков устанавливается график документооборота. В нём указывается время прохождения документов по всем участкам их обработки и оформления. Графики утверждаются руководителями учреждений.

Для обеспечения равномерного поступления денежно-расчетных документов от предприятий и организаций учреждений банка составляется график обслуживания клиентуры. Как видно из названия, в этих графиках указываются часы обслуживания конкретных клиентов (прием документов, выяснение отдельных вопросов и т.д.).

Документы принимаются от предприятий и организаций соответствующими ответственными исполнителями или специальными работниками /доверенными лицами, имеющими большой опыт работы, или через специальные ящики (или через новую дистанционную электронную систему "клиент-банк"). Эти ящики устанавливаются в учреждении банка в удобном для клиентов месте. Документы сдаются в пакетах. На пакетах указываются данные, необходимые для передачи их по назначению, номера расчетных счетов предприятий и организаций, операционных групп, которым документы должны быть переданы, абонентских ящиков, через которые клиентам выдается выписка из их лицевых счетов и другие документы. Документы не должны долго задерживаться в ящиках. Их вынимают не реже одного раза в час. Затем они передаются операционным работникам.

Применение традиционных специальных ящиков или папок дает банкам возможность принимать документы в течение всего рабочего дня. Работникам операционного отдела документы непосредственно можно сдать только в первой половине дня, т.е. в часы, когда учреждение банка работает с клиентурой. В настоящее время вместо традиционных ящиков используются специальные папки с документами, которые хранятся у ответственных исполнителей и также гарантируют соблюдение банковской тайны.

Часть документов поступает через предприятия связи к работникам экспедиции. После разборки документы передаются соответствующим работникам операционного отдела для обработки и совершения счетных записей. Работники экспедиции не должны задерживать документацию, поэтому свой рабочий день они начинают до начала операционного дня.

Денежно-расчетные документы, поступившие в учреждение банка в течение операционного дня, в этот же день обрабатываются, а оформляемые ими операции отражаются по соответствующим балансовым и вне балансовым счетам. Если же документы поступили после окончания операционного дня, то они проводятся по счетам на следующий день.

Порядок прохождения документов внутри банка по отдельным инстанциям их обработки и учета устанавливается с соблюдением основных правил документооборота. Приходные кассовые документы поступают к соответствующему операционному работнику. После проверки и оформления они внутренним порядком передаются в кассу. После приема кассой вносимых клиентом наличных денег операция отражается в учете.

Денежные чеки, которыми оформляется выдача клиентам наличных денег, сначала поступают к ответственным исполнителям, которые определяют возможность списания сумм со счетов хозорганов. Так как по этим операциям должен осуществляться дополнительный контроль, то чеки внутренним порядком передаются контролеру: проверив правильность оформления, он передает его кассиру для выдачи наличных денег. Кассовый журнал после сверки с кассиром суммы оплаченных чеков передается для отражения в учете.

Расчетные документы по безналичным перечислениям, например, платежные поручения, сначала направляются операционному работнику, ведущему счет плательщика, для оформления оплаты и списания суммы платежа с его счета. Затем -- ведущему счет поставщика для зачисления на счет последнего.

Оплата денежно-расчетных документов с расчетных счетов клиентов производится за счет имеющихся на них средств к началу дня и текущих поступлений на эти счета в течение операционного дня. Оплата документов со счетов предприятий и организаций в настоящее время осуществляется в календарной очередности поступления документов в учреждение банка. Однако, в первую очередь, предприятие должно рассчитаться с бюджетом, т.е. перечислить необходимые налоги и другие виды платежей в бюджет.

Порядок прохождения документов внутри банка зависит, как уже указывалось, также от содержания выполняемой операции. Поэтому особенности документооборота по отдельным операциям будут рассматриваться в последующих темах курса при изучении порядка обработки, контроля и учета соответствующих операций.

Часть документов сначала поступает к работникам кредитного отдела и финансирования, и кредитования капитальных вложений, затем в операционный отдел. Для того чтобы оформляемые ими операции могли быть получены работниками операционного отдела не позднее установленного времени.

Документы по иногородним операциям должны быть как можно быстрее отправлены другим учреждениям банков. Для этого они должны своевременно поступить от клиентов и быть обработаны учреждением банка. Установлен следующий порядок: расчетные документы, сданные предприятиями и организациями в банк не позднее, чем за два часа до окончания рабочего дня, обязательно в тот же день должны быть проверены, обработаны и отправлены в соответствующие учреждения банка; документы, поступившие на инкассо в течение двух последних часов рабочего дня, могут быть отправлены в банк плательщика на другой день.

Большие возможности для ускорения документооборота и повышения качества обработки информации создает её прямой ввод в компьютерную сеть. Внедрение этого метода передачи информации предъявляет высокие требования к её качеству. В 1995 году в учреждениях банков республики была введена так называемая электронная почта. Она внесла существенные изменения в организацию документооборота по банковским операциям и, прежде всего, по безналичным расчетам. Теперь, например, при расчетах платёжными поручениями плательщику достаточно представить в банк 2 экземпляра вместо 4-х. В результате достигается, с одной стороны, сокращение количества документов, проходящих через банк, а с другой стороны, ускоряется зачисление средств на счета клиентов.