Рабочие отношения в администрации кожууна определены следующими документами:

1.Устав.

2.Правила внутреннего трудового распорядка.

3.Инструкция по делопроизводству.

4. Положение о муниципальной службе.

5.Положение об утверждении наименования должностей муниципальных служащих.

6.Положение об оплате труда муниципальных служащих.

7. Положение о предоставлении отпусков муниципальным служащим.

8.Положение о поощрении и дисциплинарной ответственности.

9.Положение об аттестации муниципальных служащих.

10. Положение о ведении реестра муниципальных служащих.

11.Должностные инструкции для обслуживающего персонала.

12.Положение об оплате труда обслуживающего персонала.

13.Положение о предоставлении отпусков обслуживающему персоналу.

Кадровая документация:

1.Аттестационные документы.

2.Декларации о доходах.

3.Личные дела формируются согласно внутренней описи вложенной в личное дело.

Все документы организации представлены двумя большими группами:

- получаемые извне, от других организаций (входящие документы);

- созданные в самой организации.

Входящие документы классифицируются по корреспондентам:

- от вышестоящих инстанций, в том числе от органов власти и управления (от них идут руководящие документы, различные предписания, приказы, требующие выполнения, и т.п.);

- от других организаций, не находящихся в соподчиненной связи с данной организацией;

- частные лица, присылающие письма, заявления, жалобы.

По видам документы классифицируются:

- распорядительные (постановления, решения, приказы, распоряжения, указания);

-информационно-справочные (акты, справки, докладные записки, письма и т.д.);

- учетно-отчетные и др.

По характеру содержания можно разделить на инициативные (которые в свою очередь делятся на требующие ответа или исполнения или присланные для сведения) и ответные, т.е. документы, полученные в ответ на запрос самой организации.

Документы, созданные в организации, четко делятся на две группы:

- внутренние, созданные для нужд самой организации, и циркулирующие внутри ее;

- исходящие, предполагающие при создании отправку в другие организации.

Исходящие документы так же, как входящие, можно классифицировать по видам и по корреспондентам, которым они направляются. Их также делят на документы, по которым ожидается ответ, и документы, направленные просто для сведения.

В администрации кожууна внутренний поток документов предусматривает выполнение записей в соответствующих журналах с установленными параметрами:

-Журнал регистрации входящей корреспонденции (дата и индекс документа, корреспондент, краткое содержание, отметка об исполнении документа);

-Журнал регистрации исходящей документации (входящий № документа, дата регистрации, от кого поступил с датой и № документа, по вопросу (краткое содержание) документа, резолюция руководства (кому и когда передан документ для исполнения), отметка об исполнении и отправке ответа, номер дела, где находится документ или копия документа).

-Журнал учета обращений граждан Российской Федерации (№ п/п, дата получения обращения, ФИО направившего обращение, краткое содержание обращения, ФИО должностного лица, ответственного за рассмотрение обращения, результат рассмотрения обращения (исх., дата ответа)).

-Журнал регистрации приказов по администрации (№ приказа, дата, содержание приказа);

-Журнал регистрации приказов по кадрам (№ приказа, дата, содержание);

-Журнал регистрации трудовых договоров работников (№ п/п, дата приема на работу, заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, ФИО владельца трудовой книжки, серия и № трудовой книжки, профессия и категория работника, наименование места предприятия (с указанием структурного подразделения), куда принят работник, дата и № приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого произведен прием работника, расписка ответственного лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку, получено за заполненные трудовые книжки или вкладыши в них, дата выдачи на руки трудовой книжки при увольнении (прекращении трудового договора), расписка работника в получении трудовой книжки).

Техническое обеспечение

По результатам проведенного анализа имеющегося парка техники, выяснилось, что никакого прикладного ПО, кроме Microsoft Office, в большинстве случаев не использовалось. Дорогостоящие многофункциональные компьютеры использовались фактически как пишущие машинки.

Притом даже этот смешной процент вычислительных ресурсов использовался крайне неэффективно — например, принтеров было всего несколько на все компьютеры, а так как они не были объединены в единую сеть, для печати с некоторых компьютеров приходилось сохранять документы на внешних носителях и распечатывать их на компьютерах с подключенными к ним локально принтерами, что приводило к потерям времени как сотрудников, выполняющих эти функции, так и тех, для кого эти документы печатались.

В бухгалтерии использовался пакет прикладного ПО 1С:Бухгалтерия 7.7 с бюджетной конфигурацией. Договора на информационное сопровождение данного пакета не было, поэтому за годы использования программа потеряла актуальность, появились несоответствия с вышедшими после установки многочисленными нормативными актами. Это приводило к увеличению загрузки бухгалтерии в связи с появлением большого количества рутинных задач, как то: заполнение вручную изменившихся форм регламентированной отчетности, выделение некоторых участков учета для ведения либо в программы сторонних разработчиков, в электронные таблицы и даже для расчета вручную.

На всех компьютерах были установлены различные операционные системы Microsoft — Windows XP, Windows 2000, Windows 98 и даже Windows 95, а также разные версии пакета Microsoft Office (95, 97, 2000, XP, 2003) что вызывало проблемы совместимости документов, подготовленных на разных компьютерах.

Легитимность использования части ПО, установленного на компьютерах, вызывала весьма серьезные опасения. После детального анализа выяснилось, что большая часть компьютеров имеет предустановленные лицензионные операционные системы Wi№dows XP. Но ни одной лицензии на Microsoft Office не было, что, учитывая стоимость этого пакета и количество установленных копий, является хищением в особо крупных размерах в соответствии со статьёй 146 часть 3 пункт В Уголовного кодекса РФ.