Для создания таблицы раскрываем приложение Excel Microsoft Office. После ввода названия таблицы заполняем заголовки столбцов и форматируем их. Для этого выбираем команды меню Формат Столбец Ширина и устанавливаем необходимые значения ( в соответствии с количеством символов в каждом поле, оговоренном в структуре базы данных). После ввода заголовков столбцов выбираем соответствующий вид форматирования. Для этого используем пункты меню Формат Ячейки и активизируем соответствующие вкладки: Число, Выравнивание, Шрифт. В числовых полях задаем 2 знака после точки, выравнивание в тестовых полях устанавливаем по правому краю ячейки, выравнивание числовых полей выполняем по центру.

 После форматирования заголовков стролбцов приступаем к заполнению 1-й строки. Вводим исходные данные и в вычисляемых полях записываем расчетные формулы.

2.2. Заполнение таблицы с помощью Мастера форм.

Дальнейшее заполнение данных выполняем с помощью пунктов меню Данные Форма (в этот момент курсор должен быть установлен на ячейке в области создаваемой таблицы). При этом открывается окно диалога Мастера форм с заполненной первой записью исходной базы данных.

Щелкая на клавише «Добавить» в окне диалога и последовательно заполняя пустые поля исходными данными, создаем исходную базу данных.

Ведение базы данных.

Ведение базы данных заключается в корректировке существующих данных, добавлении новых, удалении полей, содержащих ненужную или ошибочную информацию. В соответствии с заданием выполним операции по редактированию, добавлению, удалению информации. При работе в среде электронных таблиц для этого могут быть использованы различные средства.

Редактирование полей.

Добавим к существующей базе поле, которое отражает порядковый номер записей в базе. Для этого установим курсор в ячейку первого столбца и активизируем пункт меню Вставка Столбцы. В появившемся пустом столбце запишем название поля и заполним его. Результат поместим в новый файл. Удаление полей осуществим с помощью команд меню Правка Удалить Удалить столбец. При этом курсор необходимо установить в поле , которое собираемся удалить. На Рис. 2.6 показан вид базы данных с добавленным полем №, а на Рис.2.7 показана база данных, из которой удалили поля № и «Бригада».

Редактирование записей

 Для удаления записей из базы данных необходимо эти записи выделить и активизировать команды меню Правка Удалить Строку . В результате выполнения этих действий строка, в которой был установлен курсор будет удалена. Для добавления строк в базу данных необходимо выполнить следующие действия: активизировать команды меню Вставка Строки. В результате в базу данных будет добавлена пустая строка над строкой, в которой находился курсор. Далее заносим нужные сведения в добавленную строку.

в ячейке сохранится откорректированная информация. Добавим к исходной базе строку, содержащую информацию о рабочем Васечкине и исправим фамилию Иванов на Иванченко в 1-й записи. При редактировании можно также пользоваться окном диалога Мастера форм.

2.4.Начальная обработка данных.

 2. 4.1. Добавление суммы по столбцам.

 Добавим в числовых полях суммирование по столбцам.

Формулы для вычисления сумм в ячейках F27, G27,H27,I27,J27 будут выглядеть соответствующим образом.

 F27=СУММ(F7:F26); G27=СУММ(G7:G26); H27=СУММ(H7:H26);

 I27=СУММ(I7:I26) J27=СУММ(J7:J26)

 2.4.2. Добавление суммирования по критерию.

 Используем функцию СУММЕСЛИ для добавления суммы по заданному условию. В соответствии со справкой Мастера формул функция может быть представлена в общем виде как СУММЕСЛИ(диапазон; условие; диапазон_суммирования) В нашем случае просуммируем премиальный фонд ветеранам труда (стаж должен превышать 10 лет). Расчетная формула примет вид:

G27=СУММЕСЛИ(E7:E26;>10;G7:G26)

Результат использования формулы приведен на Рис. 2.10.

Сортировка базы данных.

Простая сортировка по полю.

 Для обычной сортировки базы данных по одному полю ( по возрастанию или по убыванию) необходимо воспользоваться пунктом меню Данные Сортировка или пиктограммами на графическом меню.

Сортировка по возрастанию        Сортировка по убыванию

Рис.2.11. Пиктограммы сортировки.

При этом курсор должен быть установлен в поле, которое будем сортировать. Для сортировки по возрастанию по полю «Стаж» установим курсор на ячейку в этом поле и выберем направление сортировки «по возрастанию». Результат сортировки представим на Рис.2.12.

   Рис.2.12. Сортировка по полю «Стаж» по возрастанию.