Время - это ресурс, с которым можно разумно обращаться, но которым можно и серьезно злоупотреблять. Занимаясь слишком многим одновременно, трудно добиться результата во всем, поэтому мы должны выбрать, как распределить время, при этом важен и способ, которым мы осуществляете подобный выбор. На распределение времени влияет много факторов, в том числе следующие:

• Обычные требования работы;

• Чрезвычайные или дополнительные требования, возникающие в работе;

• Ожидания окружающих;

• Личные надежды и стремления;

• Чувство долга и уже взятые на себя обязательства;

• Привычная практика.

Поскольку многие решения о том или ином использовании времени принимаются неосознанно и инстинктивно, время зачастую тратится без какой-либо оценки реальной полезности таких затрат. Менеджеры должны относиться ко времени как к ценному ресурсу, подобному деньгам в банке. Время предоставляет возможности, и управление временем обеспечит расширение этих возможностей [12].

Цели, содержащие направление действий, должны также указывать скорость движения. Это необходимо для того, чтобы менеджеры могли хорошо распределить свое время и другие ресурсы. Если цель не имеет временных границ, нет и никакой возможности следить за своими успехами.

В ООО «Рационал» некоторые менеджеры выполняют значительный объем работы в ограниченные сроки, другие жалуются, что не могут достичь определенных результатов из-за «недостатка времени». Для последних возможность научиться более эффективно и разумно распоряжаться временем поистине драгоценна. Начав изучать использование времени, мы пришли к некоторым из следующих оценок:

• Я позволяю себе тратить свою время на других.

• Я растрачиваю время на мелочи.

• Я позволяю отнимать у себя время эмоциям.

• Я не умею достаточно хорошо планировать и, как следствие, создаю себе работу, требующую дополнительных затрат времени.

• Я делаю то, что могли бы выполнить другие.

• Я не добиваюсь целей в поставленные мною, сроки.

Ключ к улучшению использования времени - это осведомленность.

Наблюдать за затратами своего времени менеджерам помогает оценка, действительно ли затраты времени соответствуют нуждам. Они задают себе следующие вопросы:

• Что я испытываю, делая определенную работу?

• Какие свои способности я использую?

• Каков результат моих временных затрат?

• Испытываю ли я напряжение в данный момент?

• Действительно ли я полон энергии и сил?

• Как и почему я решил потратить время именно на это?

Следует обратить внимание: эти вопросы служат лишь для получения информации, не для вынесения суждений. Если мы не удовлетворены собой, наши суждения могут затруднить процесс обучения и внесения изменений. Тут более полезно просто посмотреть на то, как мы тратим время, и собрать эти наблюдения. Это мало-помалу повлияет на нашу самооценку, и перемены произойдут сами - собой. Ключом к такому методу наблюдения и обучения является самосознание. Менеджеры на предприятии располагают ограниченным количеством времени и должны, вкладывая его, максимизировать свои результаты.

Менеджеры в ООО «Рационал» рационально распоряжающиеся временем, имеют четыре общих черты:

1. Они бережливо относятся к своему времени, осознавая, что это бесценный ресурс, требующий разумного обращения с ним. Прежде чем принять решение о выделении времени на какую-либо конкретную деятельность они оценивают, так ли уж она полезна. Деятельность, которая не обещает весомых результатов, сразу же отвергается.

2. Они совершенствуют умение делегировать свои полномочия. Перераспределение полномочий представляет собой процесс передачи задач от одного лица к другому. С передачей своей ответственности за выполнение задачи, полномочий и возможностей по ее решению высвобождается время на более ценную деятельность.

3. Они планируют использование времени. Составляется расписание действий, готовится та или иная форма сетевого плана, чтобы обеспечить выбор рационального решения.

4. Их подход к решению проблем основан на оценке его эффективности. При возникновении трудностей и в моменты, когда необходимо найти решение, менеджеры, эффективно использующие время, выбирают такой метод, который приведет к эффективному решению проблемы.

Менеджеры, способные управлять собой, характеризуются следующим: поддерживают свое здоровье, ограничивают рабочее время, следят за равновесием между личной и деловой жизнью, планируют и устраивают себе перерывы для отдыха, разумно относится к своим поездкам, свободно выражают эмоции, стремится к самопознанию, хорошо используют время, развивают разумное общение с окружающими, смотрят на неудачи как на нечто в целом неизбежное и даже полезное, обладают большим чувством собственного достоинства, способны сносить неодобрение и даже нелюбовь к себе, избегают стрессов, принимают не каждый вызов, берут на себя только те нагрузки, с которыми могут справиться. Однако не все менеджеры в ООО «Рационал» способны эффективно управлять собой.

У каждого возникает немало проблем, связанных с дефицитом времени. Изо всех человеческих ресурсов этот ресурс, пожалуй, самый желанный, дефицитный и невосполнимый. Однако менеджеру эту общую для большинства людей проблему приходится решать весьма специфическими методами.

Менеджеры предприятия, умеющие правильно пользоваться своим временем, добиваются нужного результата прежде всего с помощью грамотного планирования своей деятельности. Иными словами, они сначала думают, а потом делают, - а не наоборот. Они не жалеют времени на обдумывание своих будущих действий, особенно в тех случаях, когда требуется предварительная постановка целей. Еще больше времени они тратят на систематическое обдумывание способов решения проблем, для которых характерна периодическая повторяемость [1].

Большинство из них тратят колоссальное количество времени - мелкими порциями, пытаясь оценить эффективность и качество работы своих подчиненных. Но те, кто умело пользуется своим временем, никогда не позволяют себе подобной роскоши. Они предпочитают оценивать своих подчиненных систематически - раз в год. Таким образом, потратив лишь несколько часов, они получают ответы на все интересующие их вопросы, и принимают соответствующие решения, касающиеся, например, заработной платы каждого подчиненного, его продвижения по службе и распределения работ между сотрудниками предприятия.

Менеджер, умело пользующийся своим временем, никогда не тратит много времени на модификацию технологии производства продукции, выпускаемой их предприятием. Для этого они раз в году выделяют, например, несколько дней и вырабатывают основы политики компании, цели и правила проведения модификации технологии, необходимые объемы этой модификации. Затем они сразу же определяют требуемые для этой модификации ресурсы (трудовые и материальные). Если они сталкиваются с периодически повторяющимся кризисом, то не жалеют времени на выяснение его причин и поиск способов предотвратить его повторение. Это действительно может потребовать немало времени, но в долгосрочной перспективе обеспечивает несомненный выигрыш. Менеджеры, умело пользующиеся своим временем, как правило, тратят гораздо больше времени на общение со своими руководителями, чем на разговоры с подчиненными. Разумеется, они стремятся поддерживать хорошие отношения с подчиненными и никогда не уклоняются от общения с ними, но это общение для них своего рода "побочный продукт", производство которого не требует особых усилий с их стороны. Они никогда не обсуждают с подчиненными свои собственные проблемы, зато знают, как заставить подчиненных поведать об их проблемах. Они, например, охотно тратят время на устраиваемые каждые полгода встречи с подчиненными, во время которых каждый работник излагает менеджеру свои цели, планы и потребности (включая возможную помощь со стороны менеджера, если таковая требуется). Раз в полгода менеджер может потратить целый день на подобные индивидуальные беседы с каждым из своих подчиненных. Таким образом, в промежутке между этими беседами менеджеру не приходится уделять много времени общению с ними [19].

Менеджер, как правило, тратит немало времени на рассмотрение проблем своего руководителя и обдумывание способов, которыми он мог бы помочь решению этих проблем. Иными словами, он принимает на себя часть ответственности за судьбу своего босса, рассматривая ее в неразрывной связи со своей собственной судьбой как менеджера. В результате ему, скорее всего, не понадобится дополнительное время для разрешения противоречий, вытекающих обычно из путаницы целей и точек зрения.

Можно сделать вывод, что рабочее время подлежит нормированию. Нормирование - важнейшая составная часть, можно сказать, база управления рабочим временем. Установление прогрессивных норм времени необходимо для определения многих производственных факторов: численности работников, ИТР и служащих, их заработной платы, определения итогов работы, а также материального и морального стимулирования.

Менеджеры в ООО «Рационал» обычно начинают свой рабочий день раньше своих подчиненных и до их прихода составляют и уточняют для них задания, а также предпринять все необходимые меры для их успешного выполнения.