Оплата труда как элемент издержек производства и обращения относится на соответствующие счета бухгалтерского учета с кредита счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»:

на дебет счета 20 — для производственных рабочих основных цехов;

на дебет счета 23 — для рабочих вспомогательных производств;

на дебет счета 25 — для общецехового персонала;

на дебет счета 26 — для общезаводского персонала;

на дебет счета 44 — для персонала торговли (коммерции).

Суммы заработной платы по указанным счетам распределяются ежемесячно на основании первичных документов (нарядов, расчетов и платежных ведомостей, лицевых счетов, ордеров и т.п.).

Причитающийся заработок показывается в этих документах по структурным подразделениям, службам и видам выплат. Поэтому указанные документы выполняют двойную роль:

• по ним рассчитываются с работниками;

• они являются формой аналитического учета.

По документам, сгруппированным в зависимости от направления расходования средств на оплату, составляется машинограмма — ведомость распределения заработной платы по направлениям затрат, т. е. по отдельным счетам бухгалтерского учета.

В зависимости от варианта учетной политики начисление оплаты отпусков может проводиться двумя способами:

1) созданием резерва отпусков, включая платежи на социальное страхование, если они носят неравномерный характер в течение года.

Дебет счетов 20, 23, 25, 26, 44 и др., кредит счета 96 «Резервы предстоящих расходов»:

• начисление сумм отпускных за счет резерва дебет сч. 96 и кредит сч. 70;

• начисление единого социального налога дебет сч. 96 и кредит сч. 69;

• удержания из сумм отпускных дебет сч. 70 и кредит сч. 68, 69, 76, 73;

• выплата отпускных через кассу дебет счета 70 и кредит счета 50.

Резервирование средств на оплату отпускных работникам организации обеспечивает равномерность включения средств по месяцам отчетного года в себестоимость выпуска продукции.

До окончания отчетного года (в конце декабря) бухгалтерия контролирует правильность образованного резерва на оплату отпусков;

2) прямым отнесением затрат на счета учета:

дебет счетов 20, 23, 25, 26, 28, 44 и др., кредит счета 70.

Заработная плата, не выданная работнику в установленное графиком время, депонируется на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» на отдельном субсчете.

В отдельных случаях заработная плата может начисляться за счет других источников, например:

• по капитальным работам дебет счета 08 и кредит счета 70;

• сбыту продукции дебет счета 44 и кредит счета 70;

• начислению дивидендов дебет счета 75 и кредит счета 70.

Учитывая специфику удержаний из заработной платы, аналитический учет по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» ведут в лицевых счетах, которые открывают в начале года на каждого сотрудника (штатного, нештатного, совместителя).

В течение года в лицевых счетах отражаются суммы начисленной заработной платы, надбавки и доплаты, единовременные выплаты, пособия по листам временной нетрудоспособности и другие выплаты с указанием всех удержаний и сумм к выдаче. По окончании каждого отчетного года лицевые счета сдаются на хранение в архив.

В соответствии с действующим законодательством по труду из сумм начисленной заработной платы удерживают налог на доходы физических лиц, суммы по исполнительным листам судебных органов, по заявлению работников (на определенные цели) и в других случаях.

Порядок исчисления налога на доходы физических лиц установлен ст.225 НК РФ. При определении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме, а также в виде материальной выгоды. Доходы, не подлежащие налогообложению, перечислены в ст.217 НК РФ. При определении налоговой базы по доходам, облагаемым по ставке 13%, применяются налоговые вычеты, порядок и размеры которых определены ст. 218 НК РФ.

Порядок удержания алиментов по исполнительным листам определен Семейным кодексом РФ, вступившим в силу в марте 1995г., и Временной инструкцией о порядке удержания алиментов.

Удержания из начисленной заработной платы отражают по дебету счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" и кредиту счетов: 68 "Расчеты по налогам и сборам" - на сумму налога на доходы физических лиц; 28 "Брак в производстве" - на суммы удержаний с виновников брака; 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" - на суммы за товары, проданные в кредит, по ссудам банков, по предоставленным займам, на суммы, взысканные в возмещение недостач, уплаченных штрафов; 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" - на суммы по исполнительным документам и других счетов.

Корреспонденция счетов по операциям начисления заработной платы, других выплат и удержаниям из начисленных выплат.

3.2 Порядок оформления расчетов с персоналом по оплате труда

Для определения суммы заработной платы, подлежащей выдаче на руки работникам, необходимо определить сумму заработка работников за месяц и произвести из этой суммы необходимые удержания. Эти расчеты производят в расчетно - платежной ведомости (форма N Т-49, приложение №1), которая, кроме того, служит и документом для выплаты заработной платы за месяц.

В ряде организаций (особенно крупных) вместо расчетно - платежных ведомостей применяют отдельно расчетные ведомости (форма N Т-51, приложение № 2) и платежные ведомости (форма N Т-53, приложение № 3). В расчетной ведомости содержатся все расчеты по определению сумм заработной платы, подлежащих выплате работникам. Платежную ведомость используют лишь для выплаты заработной платы.

Аванс за первую половину месяца обычно выдают по платежным ведомостям. Сумму аванса обычно определяют из расчета 40% заработка по тарифным ставкам или окладам с учетом отработанных работниками дней.

Расчетно-платежная ведомость (ф. № Т-49) и платежная ведомость (ф. № Т-53) закрываются двумя суммами — выплачено наличными и депонировано.

По окончании выплаты заработной платы персоналу по каждому структурному подразделению все платежные ведомости (ф. № Т-53) заносятся в Журнал регистрации платежных ведомостей (ф. № Т-53а, приложение № 4).

Кроме того, в бухгалтерии на каждого работника открывается лицевой счет (ф. № Т-54, приложение № 5), а в условиях автоматизированного учета ф. № Т-54а (приложение № 6). Срок хранения лицевых счетов — 75 лет.

Выплаты, не совпадающие со временем выдачи заработной платы (внеплановые авансы, отпускные суммы и т.п.), производят по расходным кассовым ордерам.

В бухгалтерском учете делаются проводки:

-при выдаче аванса за первую половину месяца:

1) Д-т 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»-К-т 50 «Касса»;

-при выплате заработной платы за вторую половину месяца:

2) Д-т счетов 20, 23, 25, 26,29,44 - К-т счета 70 - начислена заработная плата за первую (вторую) половину месяца;

3) Д-т счета 70 — К-т счетов 68 «Расчеты по налогам и сборам», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» - произведены удержания из сумм начисленной заработной платы;

4) Д-т счета 70 — К-т счета 50 — выплачена заработная плата из кассы организации.