Согласно данному Положению, все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учётными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учёт. Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерскую службу документов и сведений обязательны для всех работников организации. Здесь же рассматриваются обязательные реквизиты, которые должны содержать учётные документы (о них писалось выше.) В положении указывается перечень лиц, имеющих право подписи первичных учётных документов. Положение указывает на то, что первичный учётный документ должен быть составлен в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным - непосредственно по окончании операции. При реализации товаров, продукции, работ и услуг с применением контрольно - кассовых машин допускается составление первичного учётного документа не реже одного раза в день по его окончании на основании кассовых чеков. Согласно Положению, создание первичных учётных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учёте производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота, а своевременное и качественное оформление первичных учётных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учёте, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

Положение содержит порядок внесения исправлений в кассовые, банковские и другие документы. По сути своей, Положение по ведению бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчетности в РФ содержит основные моменты, широко и полно рассмотренные в ФЗ «О бухгалтерском учёте» от 23.02.1996 г.

3.4 Постановление Госкомстата РФ № 20 от 24 марта 1999 г. "Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учётной документации"

В соответствии с данным постановлением в унифицированные формы первичной учётной документации (кроме форм по учёту кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учётной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно - распорядительным документом организации.

Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учётной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться. При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичной учётной документации допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк, включения дополнительных строк и вкладных листов для удобства размещения и обработки информации.

Существуют и другие документы, на основании которых ведётся учёт и оформление первичной учётной документации. Это письмо Минфина РФ от 01.08.2001 N 16-00-14/364 "Об утверждении альбомов унифицированных форм первичной учётной документации", Постановление Госкомстата России от 30.10.97г. №71а. " Об утверждении Альбома новых унифицированных форм первичной учётной документации и другие.

Итак, ведение первичных учётных документов осуществляется в строгом соответствии с определёнными нормативными документами, которые можно представить как 4-х уровневую систему. К ним относят Федеральный закон «О бухгалтерском учёте», а также различные Положения и Постановления Правительства РФ.

Рекомендации по совершенствованию системы организации первичного учёта на предприятии

В целях совершенствования системы организации первичного учёта на предприятии любой формы собственности можно дать следующие рекомендации:

- определить ответственного за составление графиков документооборота лиц и поручить им своевременное доведение данных графиков до исполнителей. Таким образом, будет решено сразу несколько проблем: графики будут доводиться до исполнителей единовременно (путём массовой рассылки), выполнение графиков будет проще отследить (один человек аккумулирует информацию лучше, чем несколько), общий график получить от одного человека быстрее, чем собирать их с нескольких руководителей подразделений. Как правило, на больших предприятиях данную функцию оставляют на начальником административного отдела либо администратором;

- разработать систему поощрений и наказаний за надлежащее исполнение/неисполнение сотрудниками организации обязанностей по правильному оформлению первичных учётных документов (в особенности это относится к работникам складских служб, ответственных за точность данных в накладных).

- установить сроки проведения контрольных мероприятий по выявлению недочётов в первичных документов (обязательным в таком случае является создание регистрационных журналов, данные которых будут сравниваться с данными зарегистрированных в них документах);

- во избежание ситуаций, когда одинаковые формы документов имеют большие зрительные различия (что, безусловно, затрудняет их чтение), использовать на предприятии только унифицированные формы документации;

- в уже разработанные инструкции сотрудников, в которых указаны их должностные обязанности (например, должностные инструкции), дополнительно внести сведения о порядке, сроках сбора и регистрации первичных данных;

- периодически осуществлять внутренний контроль за соблюдением требований законодательства в части оформления первичной учётной документации.

- определить ответственного за обучение работников правилам ведения первичной документации, к которому сотрудники организации смогут обращаться в случае возникновения вопросов о правильности работы с документами.

- разработать программу предотвращения попадания на предприятие первичной документации с ошибками и нарушениями из сторонних организаций. В её основе должны лежать принципы, по которым менеджеры организации будут требовать от других фирм (поставщиков, покупателей, банков, государственных органов) предоставлять документацию только по установленным формам.

Заключение

Подводя итог своей курсовой работы, хотелось бы вернуться к её основным моментам. Первичная учётная документация является одним из важнейших элементов метода бухгалтерского учёта, суть которого сводится к сплошному и непрерывному отражению хозяйственных операций с целью получения данных, необходимых для ведения текущего бухгалтерского учёта и контроля за деятельностью предприятия. Свой документооборот существует для каждого первичного документа. Значение учётных документов на предприятии очень велико.

Без первичной документации невозможно ведение первичного учёта. А его неверное ведение, в свою очередь, приводит к появлению искажённой картины финансового состояния предприятия, ведь выявить и использовать финансовые резервы организации можно только с помощью тщательного учёта.

Классифицировать первичные учётные документы можно по множеству признаков. Существует понятие «формы документа». Под формой документа понимается состав и расположение его реквизитов. Первичные документы принимаются к учёту в том случае, если они составлены по определённой форме, либо содержащейся в альбомах унифицированных форм, либо разработанной организацией самостоятельно. Ведение первичных учётных документов осуществляется в строгом соответствии с определёнными нормативными документами, которые можно представить как 4-х уровневую систему. К ним относят Федеральный закон «О бухгалтерском учёте», а также различные Положения и Постановления Правительства РФ.

Для оптимальной систематизации первичного учёта на предприятиях разрабатываются специальные рекомендации, позволяющие усовершенствовать систему учёта в целом.

Глоссарий